Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 № 353
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ21.03.2008 г. Тамбов N 353 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 09.06.2009 г. N 680; от 18.03.2010 г. N 298; от 24.08.2010 г. N 1008) В целях установления в администрации области единых правилдокументирования и организации работы с документами, совершенствованияинформационного обеспечения управления на основе использования вделопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологийПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрацииобласти согласно приложению. 2. Рекомендовать руководителям исполнительных органовгосударственной власти области привести в соответствие с настоящимпостановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами. 3. Признать утратившим силу постановление администрации областиот 04.10.2004 N 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документамив администрации области и исполнительных органах государственнойвласти области". 4. Возложить организационно-методическое руководство и контрольза выполнением настоящего постановления на заместителя главыадминистрации области В.А.Черкасова и управляющего деламиадминистрации области В.А.Князева. Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 21.03.2008 N 353 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ (В редакции Постановлений Администрации Тамбовской области от 09.06.2009 г. N 680; от 18.03.2010 г. N 298; от 24.08.2010 г. N 1008) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области(далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования иорганизации работы с документами в администрации области, определяетпорядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотренияобращений граждан. 1.2. Делопроизводство в администрации области организуется сиспользованием информационной системы электронного документооборота. 1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательнымиактами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, нормативно-методическимидокументами Федеральной архивной службы России, нормативными правовымиактами области. 1.4. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей Инструкцией, обязательны для всех государственныхгражданских служащих администрации области. Все гражданские служащиеадминистрации области ответственны за выполнение требованийИнструкции, сохранность служебных документов и неразглашениесодержащейся в них информации. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применение современных программно-технических средств вработе с документами, организационно-методическое руководство иконтроль за соблюдением установленного порядка работы с документами вструктурных подразделениях администрации области осуществляютсяуправлением делами администрации области. 1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий вструктурных подразделениях администрации области производитсяразработчиками автоматизированных систем во взаимодействии суправлением информатизации администрации области. 1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводствав структурных подразделениях администрации области, за соблюдениеустановленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несутруководители структурных подразделений администрации области. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается награжданских служащих, обязанности, права и ответственность которыхопределяются их должностными регламентами. 1.8. Ответственный за делопроизводство в структурномподразделении администрации области обеспечивает его организацию иведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех гражданскихслужащих подразделения с нормативными и методическими документами поделопроизводству. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещениемили увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиесяу них на исполнении (контроле) документы и дела по указаниюруководителя соответствующего структурного подразделения другомугражданскому служащему. 1.10. В случае утраты документа гражданский служащий докладываетоб этом руководителю структурного подразделения администрации областии сообщает управляющему делами администрации области. 1.11. Переписка между структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке,запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главыадминистрации области и заместителей главы администрации области. 1.12. При работе с документами в администрации области неразрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключениемслучаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документамивне служебных помещений запрещается. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.13. Работа с секретными документами осуществляется всоответствии со специальной Инструкцией и с учетом требованийнастоящей Инструкции. 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовыйредактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Romanразмером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14). 2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный форматбланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение N 1),стабильный порядок их расположения. 2.3. При оформлении официальных документов устанавливаютсяследующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - неменее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются посередине верхнего поля страницыарабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 2.5. Документы в администрации области оформляются, как правило,на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные вустановленном порядке. В администрации области применяются следующие бланки: общий бланк (приложение N 2); бланк письма главы администрации области (приложение N 3); бланки письма администрации области (цветной и черно-белый,приложения N 4, 5); бланк постановления главы администрации области (приложение N 6); бланк постановления администрации области (приложение N 7); бланк распоряжения главы администрации области (приложение N 8); бланк распоряжения администрации области (приложение N 9); бланк структурного подразделения администрации области(приложения N 10, 11). Размещение герба Тамбовской области на бланкахструктурных подразделений администрации области не допускается. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210х297 мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148 мм). Выборформата бланка зависит от вида и объема документа. При переписке между подразделениями администрации области бланкне используется. Бланк письма главы администрации области и цветные бланки письмаадминистрации области подлежат учету, изготавливаются типографскимспособом с проставлением порядковых номеров. 2.6. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов: 2.6.1. Герб Тамбовской области Герб Тамбовской области помещают на бланках документов всоответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г. N 108-З"О гербе Тамбовской области". 2.6.2. Наименование организации Наименование организации (структурного подразделения), в которойподготовлен документ, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах. 2.6.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами. 2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на налоговый учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановкина налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами. 2.6.5. Справочные данные об организации Справочные данные об организации - авторе документа проставляютсяна бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона,факса, адрес электронной почты. 2.6.6. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем,документах и должно соответствовать видам документов, предусмотреннымОКУД (класс 0200000). 2.6.7. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания или утверждения, дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия. Если авторами документа являются несколько организаций, тодатой документа является наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) вследующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца имесяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год- четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2007 г. следуетоформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится, сокращение слова год- г. - не допускается). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например,05 апреля 2007 г. 2.6.8. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из условного обозначенияструктурного подразделения администрации области (приложение N 12),где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и егопорядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. 2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себярегистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ. 2.6.10. Место составления или издания документа Местом составления или издания документа указывают, как правило,г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименованиесоответствующего населенного пункта. 2.6.11. Адресат Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа.Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименованиеорганизации, ее структурного подразделения указывают в именительномпадеже. Например: Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации Управление делами Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже, например: Председателю комитета по управлению имуществом области Г.И.Чулкову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно, например: Исполнительные органы государственной власти области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке. Например: Главному врачу государственного учреждения здравоохранения "Тамбовская областная детская больница" А.И.Петрову При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,затем почтовый адрес, например: Закрытое акционерное общество "Инвестиционная строительная компания "Тамбовинвестстрой" ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов, 392002 При адресовании письма физическому лицу указывают инициалыполучателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например: И.П.Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатомуказывается автор инициативного документа, на который дается ответ,вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующемколичеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа).Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (нена бланке), визируется в установленном порядке и остается в делеотправителя. 2.6.12. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально изданным документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления инвестиций области Личная подпись Н.П.Максимов 17.04.2007 При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются на одном уровне. Примерный перечень утверждаемых документов прилагается(приложение N 13). 2.6.13. Резолюция Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило,на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документоми является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться насамом документе между адресатом и текстом или на свободном поледокумента. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.Например: И.В.Титковой Прошу подготовить проект распоряжения к 07.05.2007 (личная подпись) 27.04.2007 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное впоручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. 2.6.14. Заголовок к тексту Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать навопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Обизменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностной регламентконсультанта...". Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается черезмежстрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце заголовка неставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К текстам документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок допускается не указывать. 2.6.15. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой"К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ". 2.6.16. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации, изложен грамотно в соответствии с действующими правиламиорфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. Содержание и структура текста документа определяютсяфункциональным назначением документа. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствоватьтерминологии, установленной законодательными и другими нормативнымиактами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применениекоторых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения вскобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребленияиностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятыхсокращений, установленных действующими правилами орфографии,стандартами. Также допускается использование сокращений наименованийфедеральных органов государственной власти и субъектов РоссийскойФедерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организацийдолжно соответствовать сокращениям, установленным учредительнымидокументами (положениями, уставами) этих организаций. В текстахправовых актов наименование организаций-исполнителей должноприводиться полностью. Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как втексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писемдолжностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядкеалфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первойчасти указывают причины, основания и цели составления документа, вовторой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например,распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма,заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценкуфактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившейдокумент, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок ктексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. В постановлениях, распоряжениях главы администрации областиизложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В постановлениях, распоряжениях распорядительных документахадминистрации области и коллегиальных органов текст излагается оттретьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т. п.). В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т. п.). Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности структурныхподразделений администрации области (положения, инструкции), а такжесодержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты,заключения), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа ("комитет осуществляетфункции...", "в состав управления входят ...", "комиссияустановила...", "собрание считает..."). В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...","направляем на рассмотрение..."); от первого лица единственного числа ("прошу подготовить...,"прошу предоставить..."); от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...","администрация области направляет..."). Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов отзаголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля (5 печатных знаков). Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом,печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4. Оформление рукописного текста документов должно соответствоватьустановленным требованиям к оформлению документов. Такие документыдолжны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, недопускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делатьмногочисленные вставки, сноски, исправления. 2.6.17. Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляютследующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименованияперечисляются с указанием количества листов в каждом приложении ичисла их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них неуказывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием видадокумента, его даты и номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 21.01.2007 N 185 2.6.18. Подпись Проекты документов представляются на подпись должностным лицамисходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными,согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документы готовились. Документы информационно-справочного или аналитического характерамогут быть подписаны непосредственным составителем документа, еслирешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. При массовой рассылке копий документов подписывается только одинэкземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатамрассылаются размноженные и заверенные его копии. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами их подписирасполагают одну под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. В документе, составленном комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением обязанностей. Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписаниидокументов всех видов предлог "за" или косую черту. В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагаетсяна его заместителя или другое должностное лицо, издаетсясоответствующий распорядительный документ, в котором определяютсясроки и причины возложения исполнения обязанностей. В период исполнения обязанностей руководителя его заместители илииное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую имдолжность, свои инициалы и фамилию, например: И. о. управляющего деламиадминистрации области Личная подпись М.В.Авдеев 2.6.19. Гриф согласования документа Внешнее согласование документа оформляется соответствующимгрифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личную подпись, расшифровкуподписи и дату согласования; или название документа, подтверждающегосогласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНОМинистр образованияРоссийской Федерации(личная подпись) (инициалы, фамилия) 30.04.2007СОГЛАСОВАНОПисьмо Росархива от 30.01.2007 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица,подписавшего документ, от края левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листесогласования, если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. 2.6.20. Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подписьи должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,фамилию) и дату подписания. Например: Начальник управления здравоохранения области Н.Д.Горденков21.03.2007 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующимобразом:Замечания прилагаются.Начальник управленияздравоохранения области Н.Д.Горденков21.03.2007 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации(постановление, распоряжение и т. п.), визы проставляются в нижнейчасти оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемогодокумента (письмо, справка, отчет и т. п.). Оформление виз документа возможно и на отдельном листесогласования. Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных ииных особо важных документов. Согласование проекта правового акта администрации областиоформляют в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции. 2.6.21. Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающихзаверение подлинной подписи. Документы в администрации области заверяются печатью всоответствии с распоряжением администрации области от 07.02.2007 N50-р. 2.6.22. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно";должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи(инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения. Например:Верно.Консультант управления государственной службы и организационной работы администрации области Личная подпись Расшифровка подписиДата 2.6.23. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевойили оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества,фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:Л.М.Максимова72 12 65 На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя. 2.6.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включаетв себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела,в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована руководителем администрации области илируководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.6.25. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер пономенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступлениядокумента (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углупервого листа документа. 2.6.26. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка,проставляемая в левом нижнем углу страницы документа и содержащаясведения о пользователе, наименование файла на машинном носителе.Проставление отметки производится перед печатью с использованиемкоманд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и времяпечати". 3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 3.1. Глава администрации области издает постановления ираспоряжения администрации области; в случаях, установленныхфедеральными законами, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области,законами области, издает постановления и распоряжения главыадминистрации области. Постановлениями администрации области оформляются предписания,устанавливающие правовые нормы (правила поведения) обязательные длянеопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение(приложения N 14-17). Решения, рассчитанные на однократное применение, содержащиеиндивидуальные предписания и адресованные одному лицу принимаются вформе распоряжений и оформляются согласно приложению N 18. Заместители главы администрации области в пределах полномочий,делегированных им главой администрации области, подписываютраспоряжения по вопросам организации государственной гражданскойслужбы в отношении государственных гражданских служащих, замещающихдолжности государственной гражданской службы в администрации областиглавной группы категории "руководители", ведущей группы категории"помощники (советники)", главной, ведущей, старшей, младшей группкатегорий "специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан,поступающих на государственную гражданскую службу, для замещениядолжностей государственной гражданской службы в администрации областивышеуказанных категорий и групп, а так же по кадровым вопросам вотношении руководителей областных организаций. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской областиот 09.10.2009 г. N 1209) Управляющий делами администрации области подписывает распоряженияадминистрации области в пределах полномочий, делегированных ему главойадминистрации области, в отношении работников, занимающих должностислужащих, не отнесенные к должностям государственной гражданскойслужбы области. (В редакции Постановлений Администрации Тамбовскойобласти от 18.03.2010 г. N 298) 3.2. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) главыадминистрации области, администрации области вправе вноситьзаместители главы администрации области, руководители структурныхподразделений администрации области, руководители исполнительныхорганов государственной власти области. Ответственность за качество проектов, их согласование несутдолжностные лица, вносящие проект. 3.3. Правовые акты главы администрации области, администрацииобласти издаются на соответствующих бланках установленной формы(приложения N 6-9). 3.4. Учет правовых актов главы администрации области,администрации области и их проектов ведется в информационной системе"Учет постановлений и распоряжений главы администрации области,администрации области" (далее - Информационная система). Инструкция по работе с Информационной системой разрабатывается исопровождается управлением информатизации администрации области иразмещается на внутреннем Интранет-сайте администрации области. Ответственность за ведение учета проектов правовых актов главыадминистрации области, администрации области и контроль за ихдвижением возлагается на структурные подразделения администрацииобласти и исполнительные органы государственной власти области,вносящие проект. Ответственность за ведение учета правовых актов главыадминистрации области, администрации области возлагается на управлениеделами администрации области. 3.5. К проектам правовых актов главы администрации области,администрации области при необходимости должна прилагаться справка осостоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом. Справка готовится с использованием Информационной системы. Копииправовых актов главы администрации области, администрации области набумажных носителях, указываемые в справке к проекту, не прилагаются.Для работы с официальными текстами правовых актов используетсяинформационно-правовая система "Законодательство России", размещеннаяна внутреннем Интранет-сайте администрации области. 3.6. Подготовка проектов постановлений (распоряжений),разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящихорганов государственной власти, осуществляется в сроки не позднее 20дней со дня их поступления при подготовке проекта постановления и 10дней - распоряжения. 3.7. Заголовок правового акта главы администрации области,администрации области печатается от границы левого поля документа спрописной буквы флаговым способом на расстоянии не менее 9 см отверхнего края листа и отвечает на вопрос "О чем подготовлен правовойакт?". Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается черезмежстрочный интервал "точно 12 пт" и продлевается до границы правогополя документа. Точка в конце заголовка не ставится. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 3.8. Tекст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами,печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстовогополя и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается нарасстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительнуючасть). Если содержание постановления (распоряжения) не нуждается впояснении, то преамбула отсутствует. В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты,события, послужившие основанием для издания правового акта. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, воисполнение) правовых актов Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актовглавы администрации области, администрации области, то в преамбулепишется во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта)издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочийон издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и егонаименование. В том случае, если в указанные правовые акты быливнесены изменения, то после наименования в скобках указывается датапоследнего изменения, например: "В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от18.03.1997 N 101-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовскойобласти" (в редакции от 20.07.2006) ...". Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решениесоответствующей комиссии или другого рабочего органа, то онаоформляется следующим образом: "В соответствии с решением комиссии по назначению и выплатесоциальной помощи гражданам области (протокол от 21.12.2006 N 16)администрация области постановляет: ...". Преамбула в проектах постановлений главы администрации областизавершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в проектах постановленийадминистрации области - "администрация области постановляет". Распорядительная часть должна содержать пункты,предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения; точное наименование исполнителей задания; порядок обеспечения выполнения заданий материально-техническойбазой и финансированием; поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельныхпунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии втексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа,контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этихдокументов либо на лицо, указанное в резолюции руководителяадминистрации области по конкретному правовому акту. Фамилиигражданских служащих, на которых возлагается контроль документа вцелом и его отдельных пунктов, указываются также в справке к проекту,формируемой с помощью Информационной системы; указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта вслучае его выполнения или принятия нового правового акта, если такоеуказание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовыхактов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий илипринимается в дополнение (изменение) действующего акта (сведения овнесении изменений вносятся также в электронную форму справки кдокументу, хранящейся в Информационной системе). Каждый пункт правового акта должен начинаться с предписываемогодействия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить,внести, предложить, указать, считать и т. д.). Использоватьформулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовыхактах не допускается. Документы (программы, положения, планы, нормы и т. п.), которыепредлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта главыадминистрации области, администрации области, в обязательном порядкеприлагаются к данному проекту акта. Если проект постановления (распоряжения) главы администрацииобласти, администрации области содержит пункт о выделении денежныхсредств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов. При необходимости официального опубликования правового акта главыадминистрации области, администрации области в нем предусматриваетсяотдельный пункт о его официальном опубликовании в газете "Тамбовскаяжизнь" и дате вступления в силу (на следующий день после дняофициального опубликования, через десять дней после дня официальногоопубликования, с конкретной даты). (Дополнен - ПостановлениеАдминистрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) При подготовке нормативных правовых актов главы администрацииобласти, администрации области в текстах документов нельзя отделятьарабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов,например, неправильно писать на одной строке "03", а на следующей -"января 2007 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век". При переносе с одной строки на другую нельзя отделять инициалыимени и отчества от фамилии. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи,пишутся в тексте цифрами и словами, например, 5 (пять) тыс. рублей, 2(два) млн. рублей. Если в тексте нормативного правового акта главы администрацииобласти, администрации области необходимо изменить цифры, то делаетсязапись: "В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38". Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются вкатегоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчиненииадминистрации области, но расположенных на подведомственнойтерритории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". Вотдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, еслиправовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросамкомпетенции главы администрации области, по которым он вправе даватьобщеобязательные указания. Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление(распоряжение), должны соответствовать структуре основногонормативного акта. 3.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрацииобласти, администрации области не должно противоречить ранее принятымактам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется)ранее изданный акт. 3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруютсяарабскими цифрами. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте наних обязательно делается ссылка; Последний пункт распорядительной части может содержать сведения оструктурном подразделении или должностном лице, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением правового акта. Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующегоправового акта главы администрации области, администрации областистроится по схеме: "Внести изменения в постановление администрации области от______________ N ___ "(наименование постановления)": пункт 3 изложить в следующей редакции: "3. ...(текст новой редакции пункта)"; абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции: " ..... (текст новой редакции абзаца". Пункт о внесении изменений в приложение к постановлению главыадминистрации области, администрации области строится по следующейсхеме: "Внести в приложение к постановлению администрации области от___________N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения: пункт 4 изложить в следующей редакции: "4. ...( текст новой редакции пункта)"; в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить". Пункт о дополнении отдельного положения действующего правовогоакта главы администрации области, администрации области строится посхеме: "Пункт 4 постановления главы администрации области (администрацииобласти) от________ N __ "(наименование постановления)" после слов"_______." дополнить словами "_______________". 3.11. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий правовой акт главы администрации области, администрацииобласти подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовойакт, в который включаются все необходимые положения из ранеедействовавшего. 3.12. Пункт о признании утратившими силу или об отменедействующих правовых актов главы администрации области, администрацииобласти или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов:"Признать утратившим (утратившими) силу ...". 3.13. Приложения к проектам постановлений, распоряженийоформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 15-17). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовпостановлений, распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или(приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углупишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку напостановление (распоряжение) и размещается через межстрочный интервал18 пт (1,5 интервала). Все составные части реквизита центрируютсяотносительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочныйинтервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 05.01.2007 N 3 При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласноприложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т. д.)на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативныйакт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 25.01.2007 N 146 Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этимгрифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28.01.2007 N 148 Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Межстрочныйинтервал между первой строкой заголовка и последующими строками можетбыть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3-4межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация графтаблицы повторяется на каждой странице. В таблицу не допускаетсявключать самостоятельную графу "Номер по порядку". Если необходимопронумеровать пункты или показатели, то порядковый номер размещаетсянепосредственно перед текстом пункта или наименованием показателя. Приотсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 18.03.2010 г. N 298) Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии нескольких приложений на втором и последующихлистах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжениеприложения N 1" или "Продолжение приложения N 2". При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез один межстрочный интервал в конце каждой страницы или послеприложения в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительноприлагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать: ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" При наличии нескольких листов в таком приложении на втором ипоследующих листах в правом верхнем углу проставляется: Продолжение приложения к Положению об областном конкурсе "Лучшая общественная приемная главы администрации области" Приложения к документу визируются руководителем структурногоподразделения администрации области или исполнительного органагосударственной власти области, которым вносится проект, на оборотнойстороне последнего листа приложения в нижней его части при условииналичия в тексте документа формулировки "утвердить согласноприложению". При отсутствии в тексте документа формулировки обутверждении приложения, приложение подписывает заместитель главыадминистрации области по компетенции. Приложения к документам,вносимым органами исполнительной власти области, чью деятельностьнепосредственно координирует и контролирует глава администрацииобласти, визируются их руководителями на оборотной стороне последнеголиста приложения в нижней его части. (Дополнен - ПостановлениеАдминистрации Тамбовской области от 22.01.2009 г. N 53) В том случае, если принимается постановление о выделенииассигнований, то в тексте документа в обязательном порядке должна бытьформулировка "утвердить смету согласно приложению" и она подписываетсязаместителем главы администрации области по компетенции илиуправляющим делами администрации области в соответствии с переданнымиполномочиями. (В редакции Постановления Администрации Тамбовскойобласти от 09.10.2009 г. N 1209) 3.14. Перечень утрачиваемых силу правовых актов главыадминистрации области, администрации области приводится с указаниемдаты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологическойпоследовательности. Перечень, содержащий более четырех утрачиваемых силу правовыхактов администрации области, может быть приложен к основному правовомуакту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актовглавы администрации области, администрации области формулируетсяследующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения)администрации области по перечню согласно приложению". 3.15. На оборотной стороне последнего листа правового акта главыадминистрации области, администрации области указываются инициалыимени, отчества, фамилия исполнителя, номер его телефона. Например: В.А.Старшинов 71 64 05 3.16. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа средствамииспользуемого для набора текста текстового редактора и содержит дату ивремя печати документа. Проставление отметки производится передпечатью с использованием команд "Вид. Колонтитулы. Вставить автотекст.Дата создания". При передаче в управление делами администрации областиоформленного проекта документа и его электронной копии указанные в нихидентификаторы должны совпадать. 3.17. К проекту постановления (распоряжения) главы администрацииобласти, администрации области прилагается справка установленногообразца (приложение N 19), составленная исполнителем с использованиемИнформационной системы, завизированная руководителем структурногоподразделения администрации области или исполнительного органагосударственной власти области. Электронная версия прилагаемой справкипередается разработчиком правового акта в отдел делопроизводствауправления делами администрации области вместе с полностью оформленнымпроектом правового акта. При внесении изменений в оформляемую к проекту документа справку,эти изменения вносятся разработчиком правового акта в ее электроннуюверсию. После заполнения справки, для работы с текстами связанныхдокументов, реквизиты которых указаны в справке, автоматическиподключается правовая система, позволяющая получить всю информацию,имеющуюся по нему в правовой базе. 3.18. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрацииобласти, администрации области должны пройти согласование и правовуюэкспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, котораявключает наименование должности, личную подпись визирующего срасшифровкой, дату визирования документа. Для более оперативной проработки сложных нормативных правовыхдокументов могут направляться на предварительное согласование ихэлектронные копии. Передача электронных копий правовых актов главыадминистрации области, администрации области на согласованиепроизводится по электронной почте или в Информационной системе.Доработка документа производится путем обмена измененными электроннымиверсиями. Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня(срочность определяется главой администрации области и заместителямиглавы администрации области). Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) главыадминистрации области, администрации области - не более 2 рабочихдней. При визировании документов, затрагивающих финансовые интересыобласти, срок визирования начальником финансового управления области -до 7 рабочих дней. Срок правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней. Для правовойэкспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - до 7 рабочихдней. (Исключен - Постановление Администрации Тамбовской областиот 18.03.2010 г. N 298) Заключение визируется лицом, проведшим экспертизу, подписываетсяначальником правового управления администрации области и возвращаетсяразработчику документа. На основании заключения разработчик документадорабатывает текст и передает его для дальнейшего согласования вправовое управление администрации области. Если в процессе согласования в материалах подготовки проектадокумента имеются заключения, содержащие противоречивые замечания ипозиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранениютаких противоречий. Если замечания не принимаются, составитель проектадокумента готовит мотивированное письмо с изложением своей позиции иприлагает его к этому проекту. Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовкеофициальных документов осуществляется заместителем главы администрацииобласти, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос,путем создания комиссии с приглашением заинтересованных сторон инезависимых экспертов. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возраженияили замечания по проекту постановления или распоряжения излагаютсяотдельно и прилагаются к проекту. Документ в обязательном порядке должен быть завизированисполнителем; юристом исполнительного органа государственной властиобласти (при наличии должности в штатном расписании); руководителемструктурного подразделения администрации области или исполнительногооргана государственной власти области, который представил проект;заместителем начальника управления делами администрации области,начальником отдела делопроизводства, начальником правового управленияадминистрации области. Со всеми визами проект документа направляетсяна согласование первому заместителю или заместителю главыадминистрации области по компетенции. Визы проставляются на оборотнойстороне последнего листа проекта документа в нижней его части от краялевого поля. Визы заместителей главы администрации области, начальниковструктурных подразделений администрации области, руководителейисполнительных органов государственной власти области, иныхгосударственных органов и организаций проставляются на прилагаемой кпроекту постановления (распоряжения) главы администрации области,администрации области справке в установленном месте (приложение N 19). Дополнительно проекты правовых актов в обязательном порядкевизируются следующими должностными лицами: руководителями структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области, которым вдокументе предусматривают задания или поручения; начальником управления государственной службы и организационнойработы администрации области - по вопросам организации государственнойслужбы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатов администрацииобласти и исполнительных органов государственной власти области повопросам административной реформы; начальником управления экономической политики администрацииобласти - по социально-экономическим вопросам, программам развитияотраслей экономики; начальником финансового управления области - по финансовымвопросам, по выделению средств из резервного фонда администрацииобласти; начальником управления по взаимодействию с органами местногосамоуправления администрации области - по вопросам взаимодействия сорганами местного самоуправления, при наличии в проекте наименованийнаселенных пунктов; председателем комитета по управлению имуществом области - повопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися вобластной собственности, и регулирующим земельные правоотношения; руководителем территориального органа федерального органаисполнительной власти, органа местного самоуправления, учреждения,предприятия, организации, интересы которых затрагивает данный правовойакт. Список лиц, визирующих документы, может дополнительноопределяться начальником правового управления администрации области. Порядок прохождения, сроки согласования проектов документовотражаются в Информационной системе. Если в процессе доработки в проект документа вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами и руководителями заинтересованных организаций. При согласовании проектов правовых актов главы администрацииобласти, администрации области допускается использование электроннойподписи. Порядок использования электронной подписи при согласованиидокументов устанавливается отдельным постановлением администрацииобласти. 3.19. Перед подписанием главой администрации области правовогоакта, носящего нормативный характер, а также подлежащего контролю,исполнитель должен передать в отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области электронную копию окончательно оформленногоправового акта полностью соответствующего его оригиналу на бумажномносителе по электронной почте или в Информационной системе. 3.20. Правовые акты главы администрации области, администрацииобласти подписывает глава администрации области, а в его отсутствие -первый заместитель главы администрации области. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами исостоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личнойподписи, инициалов имени, отчества и фамилии. Слова "Главаадминистрации" и "области" печатаются в две строки через межстрочныйинтервал "точно 12 пт". Инициалы имени, отчества и фамилия главыадминистрации области печатаются у правой границы текстового поля.Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.21. Постановления и распоряжения главы администрации области,администрации области регистрируются отделом делопроизводствауправления делами администрации области в Информационной системе. Нумерация постановлений и распоряжений главы администрацииобласти, администрации области ведется раздельно по видам документов ипо годам. Регистрационный номер документа - состоит из знака N ипорядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква"р", например, N 153-р. К порядковому номеру распоряжений по вопросаморганизации государственной гражданской службы в отношениигосударственных гражданских служащих, замещающих должностигосударственной гражданской службы в администрации области главнойгруппы категории "руководители", ведущей группы категории "помощники(советники)", главной, ведущей, старшей, младшей групп категорий"специалисты", "обеспечивающие специалисты", и граждан, поступающих нагосударственную гражданскую службу, для замещения должностейгосударственной гражданской службы в администрации областивышеуказанных категорий и групп, подписанных заместителем главыадминистрации по компетенции, через дефис добавляются буквы "ргс",например, N 122-ргс. К порядковому номеру распоряжений по кадровымвопросам в отношении работников администрации области, чьи должностине являются должностями государственной гражданской службы области, атак же руководителей областных организаций, в отношении которыхзаместитель главы администрации области наделен полномочиямиработодателя, после подписания добавляются буквы "рк", например, N12-рк, к распоряжениям по вопросам направления в командировки черездефис добавляется буква "к", например, N 2-к. (В редакцииПостановлений Администрации Тамбовской области от 09.06.2009 г. N 680) 3.22. Все подписанные постановления и распоряжения главыадминистрации области, администрации области оформляются и рассылаютсяотделом делопроизводства управления делами администрации области непозднее трехдневного срока. Основной формой доведения постановлений, распоряженийадминистрации области до заинтересованных структурных подразделенийадминистрации области, органов исполнительной власти, администрациймуниципальных образований является электронный документооборот. Управление делами администрации области изготавливает графическиеобразы правовых актов главы администрации области и администрацииобласти и обнародует их на Интернет-портале органов государственнойвласти области. Государственный гражданский служащий отдела делопроизводствауправления делами администрации области в соответствии с должностнымрегламентом направляет на официальные адреса электронной почтызаинтересованных сторон извещения об опубликовании нормативныхправовых актов в соответствии со списком рассылки. Рассылка электронных образов постановлений, распоряженийадминистрации области производится с использованием официальныхадресов электронной почты, опубликованных в Перечне рассылок навнутреннем Портале органов государственной власти и органов местногосамоуправления. Электронный документ может иметь копию на бумажном носителе в томслучае, если он содержит персональные данные граждан, если еговыполнение предусматривает представление копий в учреждения иорганизации, не включенные в сетевую структуру администрации области,либо в случаях, если использование электронного документооборотапротиворечит нормам действующего законодательства РоссийскойФедерации. Федеральным органам государственной власти, прокуратуре области,управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовскойобласти, главному федеральному инспектору в Тамбовской областиаппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации вЦентральном федеральном округе, территориальным органам федеральныхорганов исполнительной власти, областной Думе постановления ираспоряжения рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после ихподписания на бумажных носителях. Электронные копии нормативных правовых актов, размещенные вмашиночитаемом виде в компьютерной базе нормативных правовых актовТамбовской области, управлением информатизации администрации областинаправляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации поТамбовской области и другие организации, с которыми заключенысоглашения об информационном обмене правовой информацией, иразмещаются на сервере администрации области в сети Интернет. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 18.03.2010 г. N 298) 3.23. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений иприложений к ним удостоверяются печатью отдела делопроизводствауправления делами администрации области (в исключительных случаях -гербовой печатью). 3.24. Постановления и распоряжения главы администрации области,администрации области систематизируются работниками отделаделопроизводства управления делами администрации области, сежемесячным составлением реестров. (Исключен - Постановление Администрации Тамбовской областиот 18.03.2010 г. N 298) 4. Особенности работы с проектами законов области (постановлений областной Думы) и законами области в администрации области (Вредакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 4.1. Подготовка проектов законов области (постановлений областнойДумы) (далее именуются - законопроекты), вносимых в областную Думуглавой администрации области в порядке законодательной инициативы,осуществляется структурными подразделениями администрации области,исполнительными органами государственной власти области, инымиорганизациями с соблюдением сроков, установленных утверждаемым главойадминистрации области планом законопроектных работ администрацииобласти, в порядке, определенном постановлениями администрации областиот 28.08.2006 N 963 "Об обеспечении взаимодействия администрацииобласти и органов исполнительной власти области с областной Думой всфере законопроектной деятельности" и от 28.08.2006 N 1004 "Обутверждении Порядка работы с законопроектами и законами области сиспользованием информационных технологий". (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.2. Законопроекты, включенные в Примерную программузаконотворческой деятельности областной Думы, законопроекты,затрагивающие права и свободы человека и гражданина, вносятся вобластную Думу не позднее 30 календарных дней до дня ее заседания. Законопроекты, внесенные в областную Думу во внеплановом порядке,рассматриваются на очередном заседании областной Думы при условии ихвнесения не позднее 15 календарных дней до дня заседания. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 4.3. Законопроект и сопроводительные документы к нему оформляютсяв соответствии с требованиями, установленными Законом области "Оправовых актах Тамбовской области", Методическими рекомендациями поюридико-техническому оформлению законопроектов, настоящей Инструкцией,Положением о законопроектной деятельности администрации области иорганов исполнительной власти области. (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 24.08.2010 г. N 1008) 4.4. Письмо главы администрации области о внесении законопроектав областную Думу подготавливается в соответствии с требованиямиподраздела 5.2 настоящей Инструкции и визируется полномочнымпредставителем главы администрации области в областной Думе,начальником правового управления администрации области, руководителемструктурного подразделения администрации области, исполнительногооргана государственной власти области, подготовившего законопроект. 4.5. Справка к проекту распоряжения администрации области овнесении законопроекта в областную Думу и назначении официальногопредставителя главы администрации области, справка к проектупостановления областной Думы о принятии проекта закона области впервом чтении, перечень законов и иных нормативных правовых актов,отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятиеданного акта, подготавливаются с использованием программинтегрированной базы данных администрации области. Законопроект визируется на лицевой стороне последнего листаруководителем подготовившего его структурного подразделенияадминистрации области, органа исполнительной власти области. На первойстранице текста законопроекта от правой границы текстового поляпечатаются слова "Проект внесен главой администрации области". Проект распоряжения администрации области о внесениизаконопроекта в областную Думу и назначении официального представителяглавы администрации области, справка к нему визируются в порядке,установленном настоящей Инструкцией для подготовки проектов правовыхактов администрации области. Справка к проекту постановления областной Думы о принятии проектазакона области в первом чтении визируется заместителем главыадминистрации области по компетенции, руководителями заинтересованныхструктурных подразделений администрации области, исполнительныхорганов государственной власти области, иных организаций. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 4.6. В администрации области копии законов области заверяютсяотделом делопроизводства управления делами администрации области.(Дополнен - Постановление Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 4.7. Подлинники законов области, переданные в администрациюобласти, хранятся в управлении делами администрации области. (Дополнен- Постановление Администрации Тамбовской областиот 24.08.2010 г. N 1008) 5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 5.1. ПРОТОКОЛ 5.1.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы заседаний коллегии администрации области оформляютсясогласно приложению N 21 к настоящей Инструкции в течение 14 рабочихдней. Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии инумеруются путем проставления порядкового номера протокола и черезкосую черту порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса. Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседанииколлегии, требует доработки, он передается управлением государственнойслужбы и организационной работы администрации области соответствующемузаместителю главы администрации области для внесения изменений сучетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии приего обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней послезаседания или в специально установленный коллегией срок. Совещания протоколируются помощниками главы администрацииобласти, заместителей главы администрации области или гражданскимислужащими структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области, готовившихвопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чемчерез 3 дня со дня проведения совещания. 5.1.2. В администрации области протоколы могут издаваться вполной или краткой форме, при которой опускается ход обсужденийвопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 5.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель Секретарь Присутствовали - (список лиц, присутствовавших на заседании(совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, еслиих количество превышает 15 человек). Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики покаждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскимицифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об"). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствоватьнумерации пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткойили полной. Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, вслучае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколированиипланерных совещаний у руководителей администрации области такжедопускается краткая форма составления протокола. В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ"указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ"фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решениепринимали без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагаетсясодержание докладов по вопросам повестки дня или делается в текстесноска "Текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждомувопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов наних. В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указаниемконкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц,ответственных за контроль исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержаниеособого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается втексте протокола после соответствующего решения. 5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Датой протокола является дата заседания. 5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола ирассматриваемого вопроса в повестке дня. Решения коллегии могутслужить основанием для издания правового акта администрации области. Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) принеобходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностнымлицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет иподписывает ответственный исполнитель структурного подразделенияадминистрации области, органа исполнительной власти области,готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатьюотдела делопроизводства управления делами администрации области. Принятые решения могут доводиться до исполнителейсамостоятельными правовыми актами. 5.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеютследующие реквизиты: Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границверхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 ивыравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами; Вид заседания, совещания - печатается через 1 междустрочныйинтервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания - указывается где (у какогоруководителя) проводится совещание и печатается через два межстрочныхинтервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравниваетсяпо центру. Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается открая левого поля на уровне предыдущего реквизита. Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровнеместа проведения заседания, совещания. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами иоформляется следующим образом: Председатель личная подпись инициалы и фамилия Секретарь личная подпись инициалы и фамилия Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробелов между инициалами имени, отчества ифамилией. 5.2. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 5.2.1. Служебные письма администрации области, структурныхподразделений администрации области готовятся: как ответы о выполнении поручений главы администрации области,заместителей главы администрации области; как исполнение поручений главы администрации области,заместителей главы по обращениям граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции администрации области, органов исполнительной властиобласти; как сопроводительные письма к проектам законодательных актовобласти, другим документам; как ответы на запросы различных организаций, предприятий ичастных лиц; как инициативные письма. 5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциейруководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями администрации области,структурных подразделений администрации области. 5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках форматаА4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листаарабскими цифрами. 5.2.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки.Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма. 5.2.5. Текст служебного письма, как правило, должен касатьсяодного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будутрассматриваться в одном структурном подразделении организации -адресата. 5.2.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация области считает...", "Управление по связям собщественностью администрации области рассмотрело...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой частиизлагается причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовкиписьма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,предложения, просьбы, решения и т. д. 5.2.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положенияхо структурных подразделениях администрации области и должностныхрегламентах гражданских служащих. 5.2.8. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номертелефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма внижнем углу от края левого поля листа. 5.2.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного втексте. Датой письма является дата его подписания. 5.2.10. Виза проставляется на последнем листе второго экземпляраписьма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица,визирующего документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Письма,подготовленные руководителями структурных подразделений администрацииобласти, органов исполнительной власти области для подписания главойадминистрации области, визируются исполнителем и курирующимподразделение заместителем главы администрации области. 5.3. ТЕЛЕГРАММА 5.3.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугороднойпереписке. 5.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускаетсялишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. 5.3.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся накатегории: "вне категории", "внеочередная", "Президент РоссийскойФедерации", "высшая правительственная", "правительственная","срочная", "обыкновенная". Категория телеграммы устанавливается лицом,подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы. 5.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствиис общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако ихсоставление имеет свои особенности. Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается черездва интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений,знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и ихотсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимостиих проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка,ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ -кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области,заместителями главы администрации области. Текст вместе с подписьюруководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутсяреквизиты администрации области, номер счета, дата составлениятелеграммы, подпись должностного лица администрации области, имеющегоправо первой подписи на финансовых документах (приложение N 22).Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, втексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается. 5.4. АКТ 5.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постояннодействующими, так и назначаемыми распорядительными документами. 5.4.2. Акт оформляется на общем бланке (приложение N 23). Дата иместо составления, проставляемые на бланке акта, должнысоответствовать дате и месту актируемого события. 5.5.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийсяс предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольногосуществительного: "О приеме-передаче материальных ценностей", "Осписании испорченных бланков писем". 5.5.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующаячасть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указываетсяоснование для составления акта (распорядительный документ, договор ит. п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаныприсутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом"Основание", которое печатается через 2-3 межстрочных интервала послезаголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие иуказывается наименование распорядительного документа в именительномпадеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово"Составлен" и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членовкомиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели,задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты,результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы и даютсярекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиватьсяи констатацией фактов. Количество экземпляров акта определяется наличиемзаинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами,регламентирующими его составление. В этом случае после текста передподписями указывают количество составляемых экземпляров акта и ихместонахождение. Например, Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз. направлен в управление делами администрации области; 2-й экз. - в дело. Эта часть текста также необязательна. 5.5.5. При наличии приложений на них делается ссылка. 5.5.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должностиперед фамилиями не проставляются. 5.5.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, онподписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнениеоформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт осписании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожениюдокументов и дел администрации области и т. д. Утверждение оформляетсягрифом в установленном порядке. 5.6. СПРАВКА 5.6.1. Справки делятся на две группы - с информацией о фактах исобытиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданами учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. 5.6.2. Справки информационного характера отражают индивидуальныеситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленныесроки. Справки, направляемые за пределы администрации области,оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются начистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизитыэтих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, накоторую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "Оподведении итогов конкурса в 2007 году". Справка должна объективноотражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательногосбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могутбыть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица,ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные. 5.6.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработнойплате и т. п., как правило, типовые и при их написании могутприменяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланковсправок прилагаются к нормативным актам. Текст справки начинается с указания в именительном падежефамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В концесправки дается название учреждения, куда представляется. В текстесправки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные словатипа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справкеставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяетсяподписью и печатью. 5.7. ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ 5.7.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, таки по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текстчетко делится на две части: первая - констатирующая (описательная),где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая- где излагаются предложения, просьбы. 5.7.2. Тексту докладной записки обязательно предшествуетзаголовок. 5.7.3. Докладные записки, подаваемые руководителю структурногоподразделения или руководителю администрации области, оформляются напростом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннююдокладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции,оформляется на общем бланке администрации области и подписываетсяглавой администрации области или заместителями главы администрацииобласти. 5.7.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить надве группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающиеосновной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельныхположений основного документа. Они оформляются на общем бланкеадминистрации области. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводукаких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведенияотдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным,содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладныезаписки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываютсясоставителем. 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 6.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствиис Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации", административным регламентомисполнения государственной функции "рассмотрение обращений граждан вадминистрации Тамбовской области", утвержденного постановлениемадминистрации области от 19.04.2007 N 419, и с учетом требованийнастоящей Инструкции, предусматривающих порядок поступления обращенийграждан в администрацию области, их регистрацию и рассмотрение. 6.1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде писем,телеграмм по почте, фельдъегерской связью, в электронном виде,посредством факсимильной связи, доставляются нарочным, а также вустной форме на личном приеме граждан в администрации области, навыездных приемах, при проведении главой администрации области,заместителями главы администрации области эфиров на радио ителевидении. 6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно отдругих видов делопроизводства и возлагается на гражданских служащихотдела делопроизводства управления делами администрации области,отдела по работе с обращениями граждан управления по связям собщественностью администрации области, помощников (советников) главыадминистрации области и заместителей главы администрации области,государственных гражданских служащих структурных подразделенийадминистрации области, в обязанности которых входит данное направлениеработы. 6.2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие вадминистрацию области по почте и фельдъегерской связью, принимаютсягражданскими служащими отдела делопроизводства управления деламиадминистрации области. 6.2.2. В отделе делопроизводства управления делами администрацииобласти: проверяется правильность доставки поступившей корреспонденции.Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаютсяпочтовому отделению; заказная корреспонденция принимается под расписку; вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений; конверт подкалывается к письму; поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка,пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения кписьму) подкалываются к письму (в случае обнаружения, что отсутствуютприложения или сам текст письма, составляется справка, котораяприлагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). На письма, полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т.д.) и деньгами, гражданскими служащими отделов делопроизводства,бухгалтерского учета и отчетности управления делами администрацииобласти и отдела по работе с обращениями граждан управления по связямс общественностью администрации области составляется акт о наличииценных бумаг и денег в двух экземплярах. Один экземпляр акта остаетсяв отделе делопроизводства управления делами администрации области,который подшивается к реестру. Второй экземпляр передается вместе списьмом в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям собщественностью администрации области и подшивается к обращению. Письменные обращения, поступившие в администрацию области после15.00 часов, регистрируются гражданскими служащими отделаделопроизводства управления делами администрации области следующимднем. Конверты с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляетсярегистрационный штамп, и они передаются по назначению. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первоголиста письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение суказанием даты их поступления. На письменные обращения граждан отделом делопроизводствауправления делами администрации области составляется реестр, всоответствии с которым они передаются в отдел по работе с обращениямиграждан управления по связям с общественностью администрации областидля их регистрации и дальнейшей работы с ними. Гражданские служащие отдела делопроизводства управления деламиадминистрации области ведут ежеквартальный учет поступившейкорреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно включают эти данныев сводки по документообороту администрации области. 6.2.3. Обращения граждан, поступившие в приемные главыадминистрации области, заместителей главы администрации областипосредством факсимильной связи, передаются помощниками руководителейадминистрации области в отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области. После проставления регистрационного штампа суказанием даты они также включаются в реестр для передачи в отдел поработе с обращениями граждан управления по связям с общественностьюадминистрации области для регистрации и дальнейшей работы согласноадминистративному регламенту исполнения государственной функции"рассмотрение обращений граждан в администрации Тамбовской области"утвержденному постановлением администрации области от 19.04.2007 N419. Факсимильные обращения рассматриваются как письменные обращенияграждан. 6.2.4. Обращения граждан, поступившие по электронной почте вэлектронную приемную главы администрации области, в структурныеподразделения администрации области регистрируются и рассматриваютсякак письменные обращения граждан на бумажных носителях. 6.2.5. Регистрационный номер письменного обращения гражданинасостоит из начальной буквы фамилии заявителя, цифрового кода приемнойруководителя по номенклатуре дел администрации области и порядковогономера обращения (например, А-01-205). 6.3. ПЕРЕДАЧА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ НА РАССМОТРЕНИЕ, РАССЫЛКА ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ И УВЕДОМЛЕНИЙ ЗАЯВИТЕЛЯМ О ПЕРЕАДРЕСОВКЕ ОБРАЩЕНИЙ СОГЛАСНО КОМПЕТЕНЦИИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ 6.3.1. Зарегистрированные в отделе по работе с обращениямиграждан управления по связям с общественностью администрации областиписьменные обращения граждан передаются через отдел делопроизводствауправления делами администрации области в приемные главы администрацииобласти, заместителей главы администрации области на рассмотрение. 6.3.2. Поручения главы администрации области, заместителей главыадминистрации области, руководителей администрации области порассмотрению обращений граждан, оформленные в виде резолюций илисопроводительных писем, направляются помощниками (советниками) главыадминистрации области, заместителей главы администрации области черезотдел делопроизводства управления делами администрации областиисполнителям, ответственным за рассмотрение обращения по существувопросов. Заявителям (обратившимся гражданам) направляются уведомления обисполнителях, которым поручено рассмотрение их обращений (опереадресовании их обращений для рассмотрения по существу). 6.3.3. При рассылке поручений главы администрации области,заместителей главы администрации области, связанных с рассмотрениемобращений граждан, а также уведомлений заявителям гражданские служащиеотдела делопроизводства управления делами администрации областипроверяют соответствие номера, указанного на поручении исопроводительном письме, регистрационному номеру обращения граждан,делают согласно резолюции отметку о подлежащих возврату документах,постановке рассмотрения обращения на контроль, направляют обращенияисполнителям, уведомления заявителям почтовым отправлением с внесениемданных в реестр отправленной корреспонденции. Письменные уведомлениязаявителям посылаются на бланках администрации области установленногообразца. Не допускается отправлять поручения исполнителям и уведомлениязаявителям по не зарегистрированным обращениям граждан. 6.3.4. Подготовленные по результатам рассмотрения обращенийответы по запросам корреспондентов (Администрация ПрезидентаРоссийской Федерации, Аппарат Правительства, другие федеральные органыи должностные лица), поставивших обращения на контроль, даются толькоза подписью главы администрации области, заместителей главыадминистрации области. 6.4. РАБОТА С ДРУГИМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.4.1. Регистрация устных обращений, поступивших в ходе личногоприема граждан, в том числе выездного приема главы администрацииобласти, заместителей главы администрации области производится вотделе по работе с обращениями граждан управления по связям собщественностью администрации области. Регистрационный номер обращенияна личном приеме состоит из аббревиатуры слов "личный прием" ипорядкового номера записи на прием (например, ЛП-112). 6.4.2. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводившихприем граждан, помощники (советники) главы администрации области,заместителей главы администрации области готовят проекты порученийисполнителям, подписывают у соответствующих руководителей и направляютпоручения исполнителям через отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области. 6.4.3. Устные обращения граждан к главе администрации области,заместителям главы администрации области, поступившие при проведенииими "прямых эфиров" на радио и телевидении и требующие дополнительногорассмотрения, ставятся на контроль. Помощники (советники) главыадминистрации области, заместителей главы администрации области,другие гражданские служащие администрации области, ответственные заорганизацию и проведение "прямого эфира", направляют поступившиеустные обращения (вопросы) вместе с подготовленными по их рассмотрениюпоручениями в отдел по работе с обращениями граждан управления посвязям с общественностью администрации области для регистрации.Регистрационный номер обращения в "прямом эфире" состоит изаббревиатуры слов "прямой эфир" и порядкового номера поступившеговопроса (например, ПЭ-125) и рассматриваются в установленном порядке. 6.4.4. При рассылке поручений и ответов по устным обращениямграждан (личный прием, "прямой эфир") соблюдаются те же требования,которые установлены для работы с письменными обращениями граждан. 6.4.5. Обращения граждан, поступающие в общественные приемныеглавы администрации области в районах и городах области, а также ихпредставительства, регистрируются по месту обращения и рассматриваютсясогласно действующему законодательству. 6.5. ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 6.5.1. Хранение рассмотренных обращений граждан и материалов кним обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан управленияпо связям с общественностью администрации области в текущем архивеуправления в течение двух лет, после чего они передаются в архивотдела делопроизводства управления делами администрации области. 6.5.2. По истечении сроков хранения в архиве отделаделопроизводства управления делами администрации области обращенияграждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключениемэкспертной комиссии администрации области, согласованным сэкспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного делаобласти, либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются нагосударственное хранение. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1.1. Движение документов в администрации области с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправки образуетдокументооборот. 7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые сними в администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией,положениями о структурных подразделениях администрации области идолжностными регламентами. 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ 7.2.1. Доставка документов в администрацию областиосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской,электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменнаякорреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек,бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения поэлектронной почте. 7.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение документов, поступающих в администрацию области,производятся в централизованном порядке отделом делопроизводствауправления делами администрации области. Письменные обращения граждан направляются после занесения их всоответствующий реестр в управление по связям с общественностьюадминистрации области для обработки и регистрации. Копии федеральных законов, Указов Президента РоссийскойФедерации, постановлений и распоряжений Правительства РоссийскойФедерации, выписки из проектов федеральных законов заносятся в реестрпоступившей корреспонденции и передаются в правовое управлениеадминистрации области для регистрации и подготовки проектов резолюций. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) спометкой "Вручить лично" вскрываются. Конверт с пометкой "Вручитьлично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Гражданскими служащими отдела делопроизводства управления деламиадминистрации области проверяются правильность доставки, целостностьупаковки. При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение насодержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей,порядок действий гражданских служащих, обеспечивающих работу скорреспонденцией, осуществляется в соответствии с Правилами работы спочтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществили предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 24). При повреждении конверта, при отсутствии документов илиприложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляростается в отделе делопроизводства управления делами администрацииобласти, а второй - направляется отправителю документа. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция,адресованная структурным подразделениям администрации области,передается представителям этих подразделений отделом делопроизводствауправления делами администрации области (информация, протокол). На поступивших документах проставляется регистрационный штамп. Регистрация поступивших документов, за исключением копийфедеральных законов, Указов Президента Российской Федерации,постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,письменных обращений граждан, производится в отделе делопроизводствауправления делами администрации области с вводом информации о них винформационную систему "Делопроизводство". При регистрации поступившего документа в информационной системе"Делопроизводство" в электронную карточку вводятся необходимые данныео документе. Информация о зарегистрированных документах передается вэлектронные базы данных соответствующих структурных подразделенийадминистрации области. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделомделопроизводства управления делами администрации области всоответствии с распределением обязанностей между главой администрацииобласти и заместителями главы администрации области, а также с учетомвопросов, отнесенных к сферам деятельности структурных подразделенийадминистрации области. 7.3.2. Документы, адресованные главе администрации области,заместителям главы администрации области, а также без указанияконкретного лица или структурного подразделения администрации областипредварительно рассматриваются в отделе делопроизводства управленияделами администрации области. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения поступивших документов на требующие обязательногорассмотрения главой администрации области, заместителями главыадминистрации области и на направляемые непосредственно в структурныеподразделения администрации области или ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки ихсодержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно структурным подразделениямадминистрации области или государственным гражданским служащимадминистрации области. В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересовадминистрации области исковые заявления (повестки) после ихрегистрации в отделе делопроизводства управления делами администрацииобласти незамедлительно направляются в правовое управлениеадминистрации области. Рассмотренные главой администрации области документы возвращаютсяв отдел делопроизводства управления делами администрации области дляих учета и передачи на исполнение. Все документы, рассмотренные главойадминистрации области и заместителями главы администрации области,направляются для исполнения в подразделения только через отделделопроизводства управления делами администрации области. После рассмотрения документов заместителями главы администрацииобласти их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку наэлектронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, адокументы передаются на исполнение через отдел делопроизводствауправления делами администрации области. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурнымиподразделениями администрации области, получает ответственныйисполнитель, остальным исполнителям помощник руководителяадминистрации области готовит и передает копии документа. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденциянезамедлительно возвращается в отдел делопроизводства управленияделами администрации области. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения вдругое производится через отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области. Документы, поступившие из других организаций непосредственно вподразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательномпорядке направлены на регистрацию в отдел делопроизводства управленияделами администрации области. 7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку спроставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативнопередаются на рассмотрение главе администрации области илизаместителям главы администрации области. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)получателем и передается руководителю, которому она адресована. 7.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаютсяпочтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов администрации области для отправки почтовойсвязью осуществляется работниками отдела делопроизводства управленияделами администрации области. Документы структурных подразделений администрации области дляотправки передаются в отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области полностью оформленными, зарегистрированными, суказанием почтового адреса или с реестром на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться, как правило, в день их подписания, но не позднееследующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется поуказанию лица, подписавшего документ, или заместителя начальникауправления делами администрации области, начальника отделаделопроизводства. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и взависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерскойили почтовой связью. Документы, адресованные гражданам, отправляются только черезпочтовые отделения связи. 7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений. 7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделенияхадминистрации области, принимаются гражданскими служащими отделаделопроизводства управления делами администрации областизавизированными, подписанными, с отметкой о категории и видеотправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правиламипредоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299). 7.5. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 7.5.1. Электронная почта - один из компонентов системыавтоматизации документооборота, средство доставки, отправки информациии ее передачи между пользователями как внутри администрации области,органов исполнительной власти области, так и между организациями,имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 7.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличииопределенной специфики в процессе исполнения. 7.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программуотправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату ивремя отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощьютекстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам всоответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, азатем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель. Электронные копии документов, поступающие на официальный адресэлектронной почты администрации области, подлежат распечатке и учету.Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документовна бумажных носителях порядке. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальныйпочтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается кодпользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется черезэти почтовые ящики. 7.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов поканалам факсимильной связи гражданский служащий администрации областиобязан руководствоваться следующими требованиями: ответственность за содержание передаваемой информации возлагаетсяна исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; поступившие факсограммы передаются в отдел делопроизводствауправления делами администрации области для их регистрации. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной вструктурных подразделениях администрации области, осуществляется ихруководителями. 7.6. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ 7.6.1. Учет количества документов за определенный период времени(год, квартал) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются отделомделопроизводства управления делами администрации области ипредставляются главе администрации области и заместителям главыадминистрации области. 7.6.2. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 7.6.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделеделопроизводства управления делами администрации области. 7.7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 7.7.1. Руководители администрации области, структурныхподразделений администрации области обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до исполнителей в деньпоступления, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопроса. 7.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаютсянемедленно. 7.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) главойадминистрации области, заместителями главы администрации областируководителями структурных подразделений администрации области,подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр нарассылку. 7.7.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 7.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители обеспечивают своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю в установленныеим сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведенияи т. д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 8.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов - запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое он повторно, какправило, не регистрируется. 8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,отдельно регистрируются документы, поступившие из ПравительстваРоссийской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседанийколлегии администрации области, обращения граждан и т. п. 8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации, Федерального СобранияРоссийской Федерации на рассмотрение главы администрации области,заместителей главы администрации области, распорядительные документыадминистрации области, законы области, переписка за подписьюруководителей администрации области, протоколы и решения заседанийколлегии администрации области регистрируются в отделеделопроизводства управления делами администрации области. Регистрация федеральных законов, нормативных актов ПрезидентаРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, актовФедерального Собрания Российской Федерации, нормативных актовобластной Думы, поступающих в администрацию области, производитсяправовым управлением администрации области. Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в управлениипо связям с общественностью администрации области. 8.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронныхкарточках, журналах. 8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядковогономера, который, исходя из информационных потребностей, можетдополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексомдела по номенклатуре дел и др. 8.1.8. Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания поисковых систем устанавливаетсяследующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации может дополнятьсядругими реквизитами: внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др. 8.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РККинициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковыйномер инициативного письма. 8.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации припринятии решений в администрации области создаются поисковые системыпо документам. 8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки иклассификационные справочники. 8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов вадминистрации области печатается необходимое количестворегистрационно-контрольных карточек (далее - РКК), которые могутсоставлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видамдокументов, авторам документа и др.), контрольно-справочные,кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие взависимости от задач поиска информации. 8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путемразработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могутиспользоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностейввода и поиска документов и информации. 8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретногодокумента или подборки материалов осуществляется по атрибутам(название, вид документа, дата принятия, номер документа и т. п.) илипо контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомомдокументе). 8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации одеятельности администрации области, не отнесенной к государственнойтайне или служебной информации ограниченного распространения,работникам администрации области, органов исполнительной властиобласти, иных государственных органов, физическим лицам. 8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информацииограниченного распространения определяется заместителем главыадминистрации области по компетенции и непосредственно собственникоминформации, в соответствии с законодательством. 9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановкуна контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей в целях своевременного и качественногоисполнения поручений, зафиксированных в документах. 9.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующиеисполнения. При постановке документа на контроль на верхнем поле в правомверхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначаютбуквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают главаадминистрации области, его заместители, управление государственнойслужбы и организационной работы, отдел делопроизводства управленияделами администрации области, управление по связям с общественностьюадминистрации области, помощники руководителей администрации области,которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход исостояние их исполнения. 9.1.4. Контроль исполнения документов строится на базерегистрационных данных в соответствии с Инструкцией о контроле. 9.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступивших из федеральных органов государственной власти,областной Думы, органов исполнительной власти области, организаций играждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания(утверждения) документа. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку"срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосударственнойДумы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дняполучения; по запросам депутатов областной Думы - не позднее, чем через 15дней со дня их получения или в иной срок, установленный областнойДумой; по поручениям руководства администрации области, даннымструктурным подразделениям администрации области, органамисполнительной власти области по подготовке проектов постановлений -до 20 дней, распоряжений - до 10 дней; по обращениям граждан, поступившим в администрацию области, - втечение 30 дней со дня регистрации обращения; в исключительныхслучаях, при необходимости запроса дополнительной информации,требующейся для рассмотрения обращения, глава администрации областилибо уполномоченное им на то лицо вправе продлить срок рассмотренияобращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина,направившего обращение. Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаютсяначальником правового управления администрации области, исходя изсроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальныхдокументах. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя ификсируется в РКК. 9.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документаответственный исполнитель представляет на имя главы администрацииобласти или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбуо его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель своевременно информирует соответствующуюконтролирующую службу для внесения изменений в РКК (новый срок, датаизменения, подпись). 9.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурнымиподразделениями подлинник документа направляется ответственномуисполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 9.1.8. Предварительный контроль сроков исполнения документовосуществляется в следующем порядке: задания последующих лет - не режеодного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не режеодного раза в месяц; задания текущего месяца - за пять дней доистечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются вРКК. 9.1.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель.Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнениидокумента и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении илиссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ;дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,в котором исполнен документ. 9.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения и сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или, если в представленных понему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений иматериалы не возвращены на доработку. 9.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ОТ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы ПрезидентаРоссийской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно". 9.2.2. Контроль за исполнением документов Президента РоссийскойФедерации, Федерального Собрания Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации, в том числе и срочных до трех дней,осуществляется непосредственно главой администрации области либо, поего поручению, одним из заместителей. Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюциируководителей. 9.2.3. Управление делами администрации области, помощники главыадминистрации области, его заместителей делают соответствующие отметкив РКК: вносят фамилию исполнителя, содержание резолюции и всепоследующие отметки о прохождении и исполнении документов. 9.2.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано несколькимдолжностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым,является ответственным исполнителем поручения и организует работусоисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представлениясоисполнителями предложений, порядок согласования и подготовкиитогового проекта документа. Соисполнители представляют своипредложения ответственному исполнителю в установленные имответственным исполнителем сроки. 9.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКК, сведения поисполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело". 10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ 10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаныобеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента ихзаведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должныхраниться в рабочих комнатах или в специально приспособленныхзакрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешкаминаружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. Накорешке каждого дела указывается его индекс в соответствии сноменклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должнасоответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел. 10.2. Изготовление, учет, использование, хранение печатей иштампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельностиадминистрации области, производится в соответствии с Порядком учета,использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов вадминистрации области, утвержденным распоряжением администрацииобласти от 07.02.2007 N 50-р. 11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 11.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, на распространение которойограничения диктуются служебной необходимостью. 11.2. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в администрации областив порядке, установленном для несекретных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 11.3. Передача сотрудниками структурных подразделений документов(их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, работникам сторонних организаций, а такжераспространение такой информации допускаются только с разрешения главыадминистрации области, заместителей главы администрации области,управляющего делами администрации области. 11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем структурногоподразделения администрации области или должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма к такомудокументу. 11.5. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляются управлением деламиадминистрации области. При этом к входящему (исходящему) номерудокумента добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам осуществляется подрасписку. 11.6. Печатание в администрации области проектов документов,содержащих служебную информацию ограниченного распространения,осуществляется, как правило, в управлении делами администрацииобласти. 11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебногопользования" осуществляется отделом делопроизводства управления деламиадминистрации области, при этом на бланке заказа делаетсясоответствующая пометка. 11.8. Отправка документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется отделом делопроизводствауправления делами администрации области. При необходимости направления таких документов несколькимадресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором околокаждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылкиподписывается исполнителем и руководителем структурного подразделенияадминистрации области, готовившим документ. 11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебногопользования". 11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах(журналах, карточках, реестрах и т. п.) делается отметка обуничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимисяна архивном хранении в администрации области, осуществляется ссогласия заместителя главы администрации области по компетенции,управляющего делами администрации области или заместителя начальникауправления делами администрации области, начальника отделаделопроизводства, руководителей структурных подразделенийадминистрации области, готовивших документы (сформировавших дела). Приэтом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку вовременное пользование на срок не более 10 дней. 11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрацииобласти с пометкой "Для служебного пользования" структурнымподразделениям администрации области, исполнительным органамгосударственной власти области или сторонним организациямосуществляется по указанию управляющего делами администрации области,заместителя начальника управления делами администрации области,начальника отдела делопроизводства или по заявкам руководителейструктурных подразделений администрации области, их готовивших. 11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки. 11.14. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены кдисциплинарной или иной предусмотренной законодательством РоссийскойФедерации и области ответственности. 12. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 12.1. В администрации области печатаются только материалыслужебного характера. 12.2. В приемных заместителей главы администрации области, вструктурных подразделениях администрации области, как правило,печатаются проекты поручений, служебные письма за подписьюсоответствующего руководителя, заявки и документы внутреннегохарактера. Подготовка служебных документов осуществляется какответственными за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях администрации области, так и непосредственноответственными исполнителями с использованием компьютерной техники исоблюдением установленных правил печатания. В отделе делопроизводства управления делами администрации областипечатаются проекты постановлений и распоряжений администрации областии приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрацииобласти, проекты писем Президенту Российской Федерации и ПравительствуРоссийской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписьюглавы администрации области или его первого заместителя, докладыруководству администрации области, а также другие материалы попоручению руководителей управления делами администрации области. 12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления изначимости материалов с визой руководителей структурных подразделенийадминистрации области. Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатаниявнеочередных документов определяется заместителем начальникауправления делами администрации области, начальником отделаделопроизводства. Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, какправило, на следующий день. 12.4. Все документы перед сдачей в отдел делопроизводствауправления делами администрации области исполнитель обязан тщательнооткорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое иразборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов,географических названий, наименований организаций, цифр, дат.Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанныенеразборчиво, а также трудно читаемые факсимильные копии к печатаниюне принимаются. Заказ на изготовление печатной продукции в отделеделопроизводства управления делами администрации области оформляетсяна специальном бланке (приложение N 25). Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники,передаются в отдел делопроизводства управления делами администрацииобласти вместе с устройствами со съемными носителями с записью текстаили по электронной почте. 12.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. 12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившемузаказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю безразрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена. 12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрацииобласти производится централизованно в управлении делами администрацииобласти, а также на копировальных аппаратах, установленных в другихструктурных подразделениях администрации области. На размножение в отдел делопроизводства управления деламиадминистрации области сдаются только служебные документы и материалы.Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4)изготавливаются по заявке управления делами администрации области втипографии. 12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительныхаппаратах, должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумагине более формата А3. 12.9. Размножение документов производится по заявке, подписаннойзаместителем начальника управления делами администрации области,начальника отдела делопроизводства. Заявки выполняются в порядкеочередности их поступления. Учет копируемых документов ведется позаявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономноерасходование бумаги и расходных материалов. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 13.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке(приложение N 26). Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определениясроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться Уставом области, положениями о структурныхподразделениях администрации области, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков иххранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаютсядокументы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды,состав и содержание. 13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры делструктурных подразделений и сводная номенклатура дел. 13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрацииобласти составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства,подписывается руководителем структурного подразделения администрацииобласти и представляется в управление делами администрации области. Вновь созданное структурное подразделение администрации областиобязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения ипредставить ее в управление делами администрации области. 13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением деламиадминистрации области на основе номенклатуры дел структурныхподразделений администрации области. 13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации областиподписывается заместителем начальника управления делами администрацииобласти, начальником отдела делопроизводства, согласовывается сэкспертной комиссией администрации области, экспертно-проверочнойкомиссией (далее именуется - ЭПК) управления культуры и архивного делаобласти, и утверждается заместителем главы администрации области покомпетенции. Согласовывается номенклатура дел с управлением культуры иархивного дела области не реже одного раза в 5 лет, если не былоструктурных изменений. 13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурныеподразделения администрации области получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел управления делами администрации области.Второй - используется в отделе делопроизводства управления деламиадминистрации области в качестве рабочего. Третий направляется вгосударственный архив Тамбовской области. 13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовываетсязаново в случае коренных изменений функций и структуры администрацииобласти. 13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрацииобласти являются названия структурных подразделений администрацииобласти. 13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы администрации области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номеразаголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидностидокументов (постановления, протоколы, приказы и т. д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержаниедокументов дела; дата (период, к которому относятся документы дела). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы,списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: "Переписка с администрациями городов и районов области осовершенствовании работы с документами". В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: "Переписка с управлением культуры и архивного дела области повопросам научно-методической работы". При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: "Переписка с администрациями городов и районов области осоциальной защите населения". Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. Например: "Переписка с Поволжской академией государственной службы приПрезиденте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении квалификацииработников органов государственной власти области". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы(отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поПеречню типовых управленческих документов, образовавшихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения, илисогласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, а приего отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел илисогласованный с архивной службой области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных заформирование дел и др. 13.1.14. Если в течение года возникают новые документированныеучастки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделеноменклатуры дел оставляются резервные номера. 13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельнопостоянного и временного хранения. 13.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 13.2.2. Дела формируются в администрации области, в структурныхподразделениях администрации области. 13.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаватьсяисполнителем в отдел делопроизводства управления делами администрацииобласти для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен бытьподшит документ, определяет руководитель структурного подразделенияадминистрации области или исполнитель в соответствии с номенклатуройдел. 13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяуправлением делами администрации области. 13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общихоснованиях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются накаждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д. 13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформлениедела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. 13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение N 27); нумерацию листов вделе; составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела (приложение N 28); составление листа-заверителя дела (приложениеN 29); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела. 13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются реквизиты: наименование организации;наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела;дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: наименование организации указывается полностью, вименительном падеже; наименование структурного подразделения -записывается название структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится изноменклатуры дел, согласованной с ЭПК управления культуры и архивногодела области: дата дела - указывается год(ы) заведения и окончаниядела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительнуюдокументацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей),являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год)регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа- заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листовв данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,рисунки и т. п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянногои временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которыхрасположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенныхв нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятсяпо месту их формирования. Руководители структурных подразделений администрации области исотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечиватьсохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных дляэтой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешкаминаружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,а затем сдаются в архив администрации области. 13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения заместителя начальника управления делами администрацииобласти, начальника отдела делопроизводства. Выдача делгосударственным гражданским служащим администрации области для работыосуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываетсяструктурное подразделение администрации области, индекс дела, дата еговыдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваютсяграфы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование государственнымгражданским служащим администрации области на срок не более одногомесяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращенона место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения заместителя главы администрации области покомпетенции по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения заместителя главыадминистрации области по компетенции с оставлением в деле завереннойкопии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 14. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы администрации области являются государственнойсобственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,установленном Федеральной архивной службой России, подлежатобязательной передаче на государственное хранение в Тамбовскоеобластное государственное учреждение "Государственный архив Тамбовскойобласти", как государственная часть Архивного фонда РоссийскойФедерации. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включаетработу управления делами администрации области и лиц, ответственных вструктурных подразделениях администрации области за ведениеделопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов овыделении к уничтожению документов и дел. 14.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации областипроизводится: при составлении номенклатуры дел, в процессеформирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к передаче в Тамбовское областное государственноеучреждение "Государственный архив Тамбовской области". 14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в администрации области создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (далее именуется - ЭК). 14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация работыопределяются положением, которое утверждается правовым актомадминистрации области. Положение об ЭК до его утверждения подлежитсогласованию с управлением культуры и архивного дела области. 14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами,ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и подметодическим руководством управления культуры и архивного делаобласти. 14.1.5. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временнымисроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях администрацииобласти; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срокихранения которых истекли. 14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел.В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиесяк вопросу документы с временными сроками хранения. 14.1.7. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) храненияи по личному составу, а также акты о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению. 14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; надела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 14.1.10. В администрации области описи на дела постоянногохранения составляются с привлечением работников Тамбовского областногогосударственного учреждения "Государственный архив Тамбовскойобласти". По этим описям документы сдаются на государственное хранениев Тамбовское областное государственное учреждение "Государственныйархив Тамбовской области". 14.1.11. Описи дел составляются по установленной форме ипредставляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее -ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года послезавершения дел в делопроизводстве. 14.1.12. Опись дел администрации области подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается с управляющимделами администрации области и утверждается заместителем главыадминистрации области по компетенции. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭКадминистрации области и ЭПК управления культуры и архивного делаобласти. 14.1.13. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три изкоторых передаются вместе с делами в Тамбовское областноегосударственное учреждение "Государственный архив Тамбовской области",а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра вадминистрации области. 14.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожениюи составление акта о выделении их к уничтожению производится послесоставления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрацииобласти одновременно. Согласованные ЭК администрации области и ЭПКуправления культуры и архивного дела области акты утверждаютсязаместителем главы администрации области по компетенции; после этогоадминистрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данныеакты в соответствии с установленным порядком. 14.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 14.2.1. В архив администрации области передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел (приложение N 28). 14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области послеистечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурномподразделении администрации области. 14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив администрации области, как правило, не подлежат. Онихранятся в структурных подразделениях администрации области и поистечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленномпорядке. 14.2.4. Передача дел в архив администрации области осуществляетсяпо графику, составленному соответствующими специалистами,согласованному с руководителями структурных подразделенийадминистрации области и утвержденному управляющим делами администрацииобласти. 14.2.5. Прием каждого дела производится старшим специалистом 1разряда отдела делопроизводства управления делами администрацииобласти в присутствии гражданского служащего структурногоподразделения администрации области. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка оналичии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами ипрописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел,а также подписи старшего специалиста 1 разряда отдела делопроизводствауправления делами администрации области. Вместе с делами в архив администрации области передаютсярегистрационные картотеки на документы или программные средства и базыданных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемыхдокументов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается вопись. 14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения администрации области лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятийформирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает ихв архив администрации области независимо от сроков хранения. Передачадел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.2) СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документов; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ Тамбовской области __________ N ________ г. Тамбов ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017, тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56, Email: post@tambov.gov.ru http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001_______________ N ________________На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56 Email: post@tambov.gov.ru http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001 _______________ N ________________ На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 5 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел. (4752) 72-24-64, факс (4752) 71-37-56 Email: post@tambov.gov.ru http//www.tambov.gov.ru ОКПО 00022195, ОГРН 1026801158009, ИНН/КПП 6831003555/683101001 _______________ N ________________ На N ________ от _________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 6 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 7 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 8 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 9 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Тамбов N ПРИЛОЖЕНИЕ N 10 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) Администрация Тамбовской области УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ул. Интернациональная, 14, г. Тамбов, 392017, тел. (4752)72-23-55, факс (4752)72-60-15E-mail: post@regadm.tambov.ru http://regadm.tambov.ru ___________________ N __________ На N ___________ от _________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 11 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.5) А д м и н и с т р а ц и я Т а м б о в с к о й о б л а с т и УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ----------------------------------------------------------------------ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, 392017 тел.(4752) 72-23-55,E-mail:post@tambov.gov.ru факс (4752) 72-60-15 htpp://www.tambov.gov.ru _______________ N _____________На N __________ от_____________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 12 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.6.8) УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 1 - руководство администрации области; 2 - управление делами администрации области; 3 - управление по связям с общественностью администрации области; 4 - управление государственной службы и организационной работыадминистрации области; 5 - правовое управление администрации области; 6 - управление по взаимодействию с органами местногосамоуправления администрации области 7 - управление по вопросам безопасности и правопорядкаадминистрации области; 8 - отдел социологического мониторинга администрации области; 9 - управление экономической политики администрации области; 10 - управление информатизации администрации области; 11 - отдел гражданской обороны и предупреждения чрезвычайныхситуаций администрации области ПРИЛОЖЕНИЕ N 13 к Инструкции по делопроизводству (п. 2.6.12) ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих утверждению Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий,приема-сдачи, список материальных ценностей и др.). Инструкции (должностные, по делопроизводству и т. п.). Номенклатура дел. Нормативы (расхода сырья, материалов и т. п.). Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т. п.). Перечни. Планы (производственные, заседаний коллегии и т. п.). Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т. д.). Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в зданиеадминистрации области, по технике безопасности и т. д.). Программы (проведения мероприятий, командировок и т. д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание администрации области, зданий,помещений, на капитальный ремонт и т. п.). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы. Штатные расписания. ПРИЛОЖЕНИЕ N 14 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ29.12.2006 г. Тамбов N 1558 О награждении Почетной грамотой администрации области А.И.Рудакова Рассмотрев ходатайство Тамбовского регионального отделенияобщероссийской организации ветеранов войны и военной службы опоощрении А.И.Рудакова, администрация области постановляет: Наградить Почетной грамотой администрации области РудаковаАлександра Ивановича - председателя правления Тамбовскогорегионального отделения общероссийской общественной организации"Российский союз ветеранов Афганистана" - за активную работу посоциальной защите ветеранов и военно-патриотическому воспитаниюмолодежи. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 15 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ15.11.2006 г. Тамбов N 1282Об утверждении Положения о конкурсном распределении бюджетных мест наподготовку рабочих и специалистов среднего звена в областныхгосударственных образовательных учреждениях начального и среднегопрофессионального образования В целях реализации приоритетов региональной образовательнойполитики, повышения качества и создания конкурентной среды в сферепрофессионального образования администрация области постановляет: 1. Утвердить Положение о конкурсном распределении бюджетных местна подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областныхгосударственных образовательных учреждениях начального и среднегопрофессионального образования согласно приложению. 2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовскаяжизнь". 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации области К.В.Колончина. Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 15.11.2006 N 1282 ПОЛОЖЕНИЕ о конкурсном распределении бюджетных мест на подготовку рабочих и специалистов среднего звена в областных государственных образовательных учреждениях начального и среднего профессионального образования 1. Общие положения 1.1. Конкурсное распределение бюджетных мест на подготовкурабочих и специалистов среднего звена (далее - конкурсноераспределение) устанавливается для областных государственныхобразовательных учреждений начального и среднего профессиональногообразования (далее - учреждений НПО и СПО) на каждый учебный год попрофессиям начального профессионального образования (далее - НПО),профессиональной подготовке и специальностям среднегопрофессионального образования (далее - СПО). 1.2. Перечень профессий НПО, профессиональной подготовки испециальностей СПО, размещаемых на конкурсной основе (далее -Перечень), формируется управлением образования и науки области потерриториальному принципу - по городам, районам области и утверждаетсяприказом. и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 16 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ29.12.2006 г. Тамбов N 1567О проведении открытого конкурса по отбору страховых медицинскихорганизаций для осуществления обязательного медицинского страхованиянеработающего населения Тамбовской области В целях обеспечения обязательного медицинского страхованиянеработающего населения Тамбовской области администрация областипостановляет: 1. Утвердить конкурсную документацию на проведение открытогоконкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказанияуслуг по обязательному медицинскому страхованию неработающегонаселения Тамбовской области согласно приложению N 1. 2. Утвердить список конкурсной комиссии для проведения открытогоконкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказанияуслуг по обязательному медицинскому страхованию неработающегонаселения Тамбовской области согласно приложению N 2. 3. Комитету государственного заказа области (Савельев)подготовить и провести открытый конкурс по отбору страховыхмедицинских организаций для осуществления обязательного медицинскогострахования населения Тамбовской области. 4. Установить, что заявку на проведение конкурса по отборустраховых медицинских организаций для осуществления обязательногомедицинского страхования неработающего населения Тамбовской области иконтракт, заключаемый по его результатам, от лица администрацииобласти подписывает заместитель главы администрации областиК.В.Колончин. 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации области К.В.Колончина. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 29.12.2006 N 1567 Конкурсная документация на проведение открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области 1. Общие сведения 1.1. Конкурсная документация на проведение открытого конкурса поотбору страховых медицинских организаций для оказания услуг пообязательному медицинскому страхованию неработающего населенияТамбовской области разработана в соответствии с федеральными законами:от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров,выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальныхнужд" и от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции". и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 29.12.2006 N 1567 Список конкурсной комиссии для проведения открытого конкурса по отбору страховых медицинских организаций для оказания услуг по обязательному медицинскому страхованию неработающего населения Тамбовской области Председатель комиссии: Колончин - заместитель главы администрации областиКирилл Викторович Члены комиссии:Вислобокова - начальник отдела автоматизации системНадежда Константиновна управления Тамбовского областного фонда обязательного медицинского страхования; Горденков - начальник управления здравоохраненияНиколай Дмитриевич области; Дьячкова - первый заместитель начальника финансовогоНадежда Алексеевна управления области;и т. д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 17 к Инструкции по работе с документами (п. 3.1.) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ31.03.2006 г. Тамбов N 321Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовской области в периодвесеннего нереста рыб 2006 года В целях усиления охраны рыбных запасов в водоемах Тамбовскойобласти, в соответствии со статьей 21 Федерального закона от24.04.1995 N 52-ФЗ "О животном мире" (в редакции Федерального законаот 31.12.2005 N 199-ФЗ) администрация области постановляет: 1. Запретить спортивно-любительский лов щуки с 10 апреля до 01мая, сазана (карпа) - с 10 июня до 20 июля, линя - с 20 июня до 20июля, язя - с 10 апреля до 10 мая, жереха - с 10 апреля до 10 мая,всех остальных рыб - с 01 мая до 10 июня на участках водоемов посписку согласно приложению. На остальных участках водоемов области спортивно-любительский ловрыбы в период весеннего нерестового запрета разрешить толькопоплавочными удочками с общим количеством крючков не более двух штукна рыболова и без применения плавсредств. 2. Запретить движение судов маломерного флота с использованиеммоторов на всех водоемах области с 10 апреля до 10 июня, крометранспорта спецслужб. 3. Запретить выборку грунта и дноуглубительные работы во времянерестового запрета на рыбохозяйственных водоемах области с 10 апрелядо 10 июня. 4. Признать утратившим силу постановление администрации областиот 08.04.2005 N 241 "Об ограничении рыболовства на водоемах Тамбовскойобласти в период весеннего нереста рыб 2005 года". 5. Опубликовать данное постановление в газете "Тамбовская жизнь". 6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить напервого заместителя главы администрации области В.И.Андреева. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению администрации области от 31.03.2006 N 321 СПИСОК участков и водоемов, на которых запрещается спортивно- любительский лов рыбы в период весеннего нереста рыб ---------------------------------------------------------------------- Наименование | Запретные участки | Районы водоема | |----------------------------------------------------------------------река Цна Пойменные озера: Чернянское, Тамбовский Орехово, Голдымская старица Затоны: Орехово, Линево---------------------------------------------------------------------- Первый зам. главы администрации области В.И.Андреев ПРИЛОЖЕНИЕ N 18 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.1) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Тамбов N Об утверждении списка рабочей группы по разработке комплексного проекта модернизации образования Тамбовской области В соответствии с постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 30.12.2006 N 848 "О мерах государственной поддержкисубъектов Российской Федерации, внедряющих комплексные проектымодернизации образования", приказом Министерства образования и наукиРоссийской Федерации от 15.01.2007 N 8 "О реализации постановленияПравительства Российской Федерации от 30.12.2006 N 848": 1. Утвердить список рабочей группы по разработке комплексногопроекта модернизации образования Тамбовской области (далее - рабочаягруппа) в составе:Колончин К.В. заместитель главы администрации области, руководитель рабочей группыАстафьева Н.Е. начальник управления образования и науки области, заместитель руководителяКузнецов С.В. начальник отдела по реализации проектов и программ управления образования и науки области, секретарьБуйло Н.Б. председатель комитета образования администрации г. Тамбова (по согласованию)Голубева П.А. заместитель начальника управления образования и науки областиГордеева Е.И. начальник управления труда и социального развития областиШешерина Г.А. ректор Тамбовского областного института повышения квалификации работников образования 2. Рабочей группе подготовить заявку от Тамбовской области научастие в конкурсном отборе субъектов Российской Федерации, внедряющихкомплексные проекты модернизации образования, в установленные сроки. Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 19 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.17, 3.18) Проект N 55 СПРАВКА к проекту постановления (распоряжения) администрации области О выделении ассигнований управлению делами администрации области----------------------------------------------------------------------Код и раздел | 080.070.030классификатора | Расходы местных бюджетовправового акта |-----------------|----------------------------------------------------Автор проекта | Управление делами администрации области-----------------|----------------------------------------------------11.09.2007 | В.А.Князев | Управляющий делами администрации области---------------------------------------------------------------------- Проект постановления (распоряжения) согласован---------------------------------------------------------------------- Фамилия, имя, | Должность | Дата и | С замечаниями отчество | | подпись | и дополнениями | | | на отдельном | | | листе-----------------|----------------------------------------------------Л.П.Третьякова | Начальник финансового | | | управления области | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |-----------------|------------------------|---------|----------------- | | |---------------------------------------------------------------------- Контроль постановления (распоряжения) осуществляют----------------------------------------------------------------------Фамилия, имя, | Должность | Пункты отчество | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- Постановление (распоряжение) разослать---------------------------------------------------------------------- Получатель | Количество------------------------------------------|---------------------------Финансовое управление Тамбовской области | 1------------------------------------------|---------------------------Управление делами администрации области | 2------------------------------------------|---------------------------Прокуратура Тамбовской области | 1------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |------------------------------------------|--------------------------- |----------------------------------------------------------------------Предложения согласованы с руководителем управления, комитета, отделаДата _____________________ Подпись _______________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 20 к Инструкции по делопроизводству (п. 3.17) Результаты правовой экспертизы проекта постановления главы администрации области, администрации области (заголовок) ----------------------------------------------------------------------------------------- Пункт (абзац) | Наименование правового акта (пункт, | Рекомендации по устранениюпроекта постановления, | абзац), нарушаемый подготовленным | выявленного нарушения в котором нарушается | проектом | законодательство | |----------------------------------------------------------------------------------------- | |----------------------------------------------------------------------------------------- | |----------------------------------------------------------------------------------------- | | | |----------------------------------------------------------------------------------------- | |----------------------------------------------------------------------------------------- | |----------------------------------------------------------------------------------------- Начальник правового управленияадминистрации области Личная подпись И.О.Фамилия Дата Виза исполнителя ПРИЛОЖЕНИЕ N 21 к Инструкции по делопроизводству (п. 5.1.1.) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ П Р О Т О К О Л заседание коллегии 16.01.2007 г. Тамбов N 1 Председатель - О.И.БетинСекретарь - Б.Н.Эсаулов Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном порядке без указания должности Далее перечисляются в алфавитном порядке члены коллегии с правомсовещательного голоса. Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке суказанием должности, свыше 15 человек вносится запись "спискиприлагаются". Повестка дня: 1. О... (основной вопрос) Докладчик К.В.Колончин - заместитель главы администрации области 2. О...(второй по важности вопрос повестки) Докладчик Л.П.Третьякова - начальник финансового управленияобласти.1. СЛУШАЛИ: К.В.Колончин - текст доклада прилагается либо дается изложениесодержания выступления.ВОПРОС: (формулировка вопроса) ОТВЕТ: (формулировка ответа) и т. д.ВЫСТУПИЛИ: Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица Ф.И.О. - запись выступления и т. д. 1.РЕШИЛИ: 1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагаетсянеопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить ит. д.) 1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.2. СЛУШАЛИ: Л.П.Третьякова - текст второго вопроса повестки дня строится поаналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Председатель (подпись) И.О.ФамилияСекретарь (подпись) И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ N 22 к Инструкции по работе с документами (п. 6.3.4) УЛИЦА БАТУРИНА 6 ИВАНОВО 53000ГУБЕРНАТОРУ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИТИХОНОВУ УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ИЛЬИЧ ВСКЛ ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯВСКЛ ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НАБЛАГО РОССИИ С УВАЖЕНИЕМГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ БЕТИН______________________________________________________________________ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, администрация Тамбовскойобласти, 392017Расчетный счет 19904.01.2008Зам. главы администрацииобласти В.А.Черкасов ПРИЛОЖЕНИЕ N 23 к Инструкции по делопроизводству (п. 5.4.2) УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации области В.А.Черкасов 00.05.2007 А К Т _________ г. Тамбов N _____ Об уничтожении бланков писемглавы администрации области Основание: постановление администрации области от 04.10.2007 N 827Составлен комиссией: Председатель: Тацитова - заместитель начальника управления деламиЛидия Ивановна администрации области, начальник отдела делопроизводства, председательЧлены комиссии:Крадинов - помощник главы администрации областиДмитрий ВладимировичКириллова - начальник отдела специальной документальнойСветлана Олеговна связи и защиты информации управления делами администрации областиАстафурова - старший специалист 1 разряда отделаМария Михайловна делопроизводства управления делами администрации области Присутствовали: Абакумова Татьяна Алексеевна - старший специалист1 разряда секретариата главы администрации области. Бланки главы администрации области за номерами: 000000,....уничтожены в связи с допущенными ошибками при их заполнении. Способ уничтожения: измельчение. Место и время уничтожения: администрация области, к. 215, в 15.00 Председатель комиссии: __________________________________ Л.И.Тацитова (должность, фамилия, имя, отчество)Члены комиссии: __________________________________ Д.В.Крадинов (должность, фамилия, имя, отчество) _________________________________ С.О.Кириллова (должность, фамилия, имя, отчество) ________________________________ М.М.Астафурова (должность, фамилия, имя, отчество) ПРИЛОЖЕНИЕ N 24 к Инструкции по делопроизводству (п. 7.3.1) ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПОЧТОВЫМИ ОТПРАВЛЕНИЯМИ, ВЫЗЫВАЮЩИМИ ПОДОЗРЕНИЕ НА СОДЕРЖАНИЕ ВЕЩЕСТВ ИЛИ ПРЕДМЕТОВ, ОПАСНЫХ ДЛЯ ЖИЗНИ И ЗДОРОВЬЯ ЛЮДЕЙ 1. Основные признаки почтовых отправлений, опасных для жизни издоровья людей: 1.1. Химические, взрывоопасные, сильнодействующие, едкие иядовитые вещества, а также биологические агенты могут пересылаться впочтовых отправлениях: в виде сыпучих сухих веществ; в виде различных предметов-носителей; посредством пропитки бумажных вложений с разной структуройбумаги, почтовых марок и служебных наклеек; в виде металлических предметов, проводов, а также вложений поформе и размерам, напоминающим спичку, небольшой цилиндр или диск,которые могут являться элементами взрывного устройства. 1.2. Характерными внешними признаками почтовых отправлений,содержащих постороннее вложение, которое может представлятьпотенциальную опасность для жизни или здоровья людей, являются: неравномерная толщина письма (вес и форма взрывчатого(воспламеняющегося) вещества могут сделать конверт или упаковкунеравномерно заполненными, сместив основной вес (центр тяжести) наодну сторону); наличие необычного запаха, исходящего от отправления; наличие в отправлениях сыпучих веществ; наличие на упаковке отправления жировых наслоений (пятен) илипроколов; использование самодельных упаковок для почтовых отправлений,позволяющих злоумышленнику компактно разместить и надежно спрятатьэлементы взрывного устройства; наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье,свист, шипение, жужжание); почтовая марка, оттиск календарного штемпеля на конверте несоответствует названию государства в обратном адресе; надписи на почтовых отправлениях, если они носят угрожающийхарактер или выполнены печатными буквами от руки, на наклейках или извырезанных букв. 2. Порядок действий при обнаружении подозрительного почтовогоотправления: 2.1. Вся корреспонденция вскрывается после осмотра, над столом,предварительно удалив с его поверхности все лишние предметы. 2.2. Гражданскому служащему отдела делопроизводства управленияделами администрации области в случае обнаружения подозрительногопочтового отправления необходимо: конверт не вскрывать; выключить принудительную вентиляцию помещения, где былообнаружено подозрительное почтовое отправление, закрыть окна, фрамуги,форточки, двери; прекратить доступ в помещение других сотрудников; не покидая помещения, немедленно доложить об обнаруженииподозрительного почтового отправления своему непосредственномуначальнику; изъять подозрительное почтовое отправление, поместить вполиэтиленовый пакет, завязать его подручным материалом, составить акти до прибытия специалистов оставить в закрытом помещении, где оно былообнаружено. В случае вскрытия емкости (мешок, контейнер, пакет,конверт), в котором визуально определяются следы сыпучего вещества,изъятию подлежат все почтовые отправления, пересылавшиеся в даннойемкости, сама емкость, а также предметы, бывшие в непосредственномсоприкосновении с ней (ножницы, ручки); тщательно вымыть руки, желательно теплой водой с мылом (моющимсредством). Работникам, соприкасающимся с подозрительным почтовымотправлением, прием пищи, воды и курение до приезда и соответствующихуказаний специалистов МЧС России запрещается; при появлении любого недомогания или симптомов заболеваниянемедленно обратиться за медицинской помощью; по прибытии специалистов МЧС России передать упакованноеподозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследованияпод расписку, в которой указывается дата, время, должность и фамилиялица, принявшего подозрительное почтовое отправление. 2.3. Начальнику отдела делопроизводства управления деламиадминистрации области после получения доклада от гражданских служащихнеобходимо: принять меры к запрещению доступа работников в помещение, гдеобнаружен (вскрыт) подозрительный конверт; сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в дежурнуючасть органа внутренних дел; составить поименный список лиц, контактировавших с письмом.Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт сдругими работниками; после прибытия специалистов МЧС России обеспечить неукоснительноевыполнение всех предложенных ими противоэпидемиологических ипрофилактических мероприятий. ПРИЛОЖЕНИЕ N 25 к Инструкции по работе с документами (п. 12.4) З А К А З на выполнение машинописных и копировально-множительных работ ______________________ 200_ г.----------------------------------------------------------------------Индекс подразделения | |----------------------------------------------------------------------Фамилия и инициалы заказчика, |номер телефона |----------------------------------------------------------------------Количество листов, сданных в работу | |----------------------------------------------------------------------Тираж | |----------------------------------------------------------------------Всего листов | |----------------------------------------------------------------------Дата исполнения | |---------------------------------------------------------------------- __________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 26 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.1.1) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ правового управления администрации области на 2008 год----------------------------------------------------------------------Индекс | Заголовок | Количество | Срок | Примечание дела | дела | дел | хранения и | | | | номер | | | | статьи по | | | | Перечню |----------------------------------------------------------------------5-10 Документы 1 5 лет, (определения, ЭПК, решения) по ст. 58 вопросам прав человека и гражданинаи т. д.Начальник правового управления администрации области И.С.ПоповаОДОБРЕНОПротокол заседания экспертной комиссииадминистрации областиот 05.08.2007 N 7 ПРИЛОЖЕНИЕ N 27 к Инструкции по работе с документами (п. 13.2.8) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Код госархива _______________ код учреждения ______________ -----------------------------_____________________________________ | Ф. N ____________________ |_____________________________________ | Оп. N ___________________ |_____________________________________ | Д. N ____________________ | (наименование государственного ----------------------------- архива)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N ___________ том N _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела)______________________________________________________________________ (дата)----------------------------- На _______________ лист| Ф. N ____________________ | Хранить _______________| Оп. N ___________________ || Д. N ____________________ |----------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 28 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.2.8, 14.2.1) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ---------------------------------------------------------------------- N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечаниеп/п | документа | документа | документа | листов дела |---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6---------------------------------------------------------------------- Итого документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Наименование должности лица,составившего опись (расшифровка) (подпись) Дата Приложение N 29 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.2.8) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листов (цифрами и прописью)В том числе:литерные номера листов _______________________________________________ пропущенные номера листов ____________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- Особенности физического | Номера состояния и формирования дел | листов---------------------------------------------------------------------- 1 | 2---------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------Наименование должности расшифровкаработника (подпись) подписиДата Формат А4 (210х297 мм)