Постановление Администрации Тамбовской области от 04.10.2004 № 827
Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ04.10.2004 г. Тамбов N 827 Утратилo силу - Постановление Администрации Тамбовской области от 21.03.2008 г. N 353 Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области В целях совершенствования работы по документационному обеспечениюдеятельности администрации области и исполнительных органовгосударственной власти области, установления единых правил работы сдокументами и порядка ведения делопроизводства ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в администрацииобласти и исполнительных органах государственной власти областисогласно приложению. 2. Заместителям главы администрации области, руководителямструктурных подразделений администрации области, исполнительныхорганов государственной власти области обеспечить строгое выполнениеИнструкции по работе с документами в администрации области. 3. Руководителям структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области, главамадминистраций городов и районов области привести в соответствие снастоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу сдокументами. 4. Признать утратившим силу постановление администрации областиот 15.03.2002 N 174 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству вадминистрации области и органах исполнительной власти области". 5. Возложить организационно-методическое руководство и контрольза выполнением правил работы с документами, закрепленными в Инструкциипо работе с документами в администрации области и исполнительныхорганах государственной власти области, на заместителя главыадминистрации области В.А.Черкасова и управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области (Авдеев). Глава администрации области О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 04.10.2004 N 827 ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по работе с документами в администрации области иисполнительных органах государственной власти области (далее именуется- Инструкция) разработана в целях совершенствования документационногообеспечения управления и повышения его эффективности путем унификациисостава и форм управленческих документов, технологий работы с ними иобеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает единые правила работы со служебнымидокументами и с обращениями граждан. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральнымизаконами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, законодательными и правовыми актами области,основными положениями Государственной системы документационногообеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов" и другими государственными стандартами на унифицированныесистемы документации. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работыс документами независимо от вида носителя, включая их подготовку,регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощьюавтоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдениеустановленных настоящей Инструкцией правил возлагается наруководителей структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области. Организация и непосредственное ведение делопроизводствавозлагается на помощников главы администрации области и заместителейглавы администрации области; в структурных подразделенияхадминистрации области, исполнительных органах государственной властиобласти - на закрепленных за данным участком работы специалистов. 1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства наоснове единых правил и применения современной вычислительной,копировально-множительной, машинописной и организационной техники,методическое руководство специалистами, ответственными за работу сдокументами, контроль за соблюдением положений настоящей Инструкцииосуществляется управлением делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области. 1.6. При работе с документами в администрации области иисполнительных органах государственной власти области не разрешаетсявносить в них исправления, делать пометки и работать с ними внеслужебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. Перед уходом в отпуск сотрудники структурных подразделенийадминистрации области и исполнительных органов государственной властиобласти обязаны передать через лицо, ответственное за работу сдокументами, находящиеся у них на исполнении (контроле) документыдругому сотруднику по указанию руководителя соответствующегоструктурного подразделения. 1.8. При увольнении или переходе на работу в другое структурноеподразделение администрации области, исполнительный органгосударственной власти области сотрудник должен сдать все числящиесяза ним документы. 1.9. В случае утраты документа работник обязан немедленнодоложить руководителю структурного подразделения администрации областиили исполнительного органа государственной власти области и сообщитьначальнику отдела делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 1.10. Переписка между структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке ине требуют документального оформления, не допускается. 1.11. Лица, работающие с документами в администрации области,исполнительных органах государственной власти области, за неисполнениелибо за ненадлежащее исполнение правил, предусмотренных Инструкцией,несут персональную ответственность. 1.12. Работа с секретными документами осуществляется всоответствии со специальной Инструкцией и с учетом требованийнастоящей Инструкции. 1.13. Электронная копия настоящей Инструкции размещается наинтранет-сервере администрации области и поддерживается в актуальномсостоянии отделом делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области.Распространение электронной версии осуществляется отделоминформатизации администрации области. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2.1. Деятельность администрации области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. 2.2. В соответствии с действующим законодательством главаадминистрации области издает нормативные правовые документы: постановления администрации области; распоряжения администрации области. По поручению главы администрации области заместитель главыадминистрации области, курирующий вопросы управления, подписываетраспоряжения по кадровым вопросам, касающимся работников, замещающихмладшие государственные должности, и по техническим служащим. Администрация области издает официальные документы, подписанныеглавой администрации области, его заместителями, руководителямиструктурных подразделений администрации области: акты, договоры,докладные записки, инструкции, отчеты, протоколы, правила, письма,соглашения, справки, телеграммы, телефонограммы, другие видыдокументов в соответствии с Общероссийским классификаторомуправленческой документации (ОКУД). 2.3. Руководители структурных подразделений администрации областииздают приказы по вопросам вызова работников, в случае необходимости ввыходные и праздничные дни и предоставления им отгулов. 2.4. Руководители исполнительных органов власти издают приказы,другие официальные документы в соответствии с регламентирующими ихдеятельность актами. 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовыйредактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyrразмером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14) через1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт). 3.2. Каждый вид документа должен иметь определенный комплексреквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения,определенный формат бланков, цвет бумаги и краски. 3.3. При оформлении официальных документов устанавливаютсяследующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - неменее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются посередине верхнего поля страницыарабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3.5. Документы в администрации области и исполнительных органахгосударственной власти области оформляются, как правило, на бланкахустановленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Могут такжеиспользоваться форматы А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148). Выбор форматабланка зависит от вида и объема документа. При переписке между подразделениями администрации области бланкне используется. 3.6. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов: 3.6.1. Герб Тамбовской области Герб Тамбовской области помещают на бланках документов всоответствии с Законом Тамбовской области от 27 марта 2003 г. N 108-З"О гербе Тамбовской области". 3.6.2. Наименование организации Наименование организации, подготовившей документ, должносоответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе)Тамбовской области, в Положении о соответствующем структурномподразделении, исполнительном органе государственной власти области. 3.6.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на налоговый учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановкина налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами. 3.6.4. Справочные данные об организации Справочные данные об организации проставляются на бланках писем ивключают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения поусмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электроннойпочты, счетов в банке и др.) 3.6.5. Наименование вида документа Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем,документах и должно соответствовать видам документов, предусмотреннымОКУД (класс 0200000). 3.6.6. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания или утверждения, дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия. Если авторами документа являются несколько организаций, тодатой документа является наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) вследующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца имесяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год- четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 15 марта 2004 г. следуетоформлять 15.03.2004 (в конце точка не ставится, сокращение слова год- г. - не допускается). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например,05 апреля 2004 г. 3.6.7. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из условного обозначенияструктурного подразделения администрации области (приложение N 2), гдебыл подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и егопорядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. 3.6.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себярегистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ. 3.6.9. Место составления или издания документа Местом составления или издания документа указывают, как правило,г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименованиесоответствующего населенного пункта. 3.6.10. Адресат Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа.Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица,которому адресован документ, указывают в дательном падеже.Наименование организации, ее структурного подразделения указывают вименительном падеже.Например: Управление инвестиций области Производственно-технический отдел Если документ отправляют в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно, например: Администрации районов и городов области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома "Меридиан" Н.А.Семиной При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,затем почтовый адрес, например: Общество с ограниченной ответственностью "Гранит - М" ул. Б.Садовая, 29, г. Уварово, Тамбовская обл., 393540 При адресовании письма физическому лицу указывают инициалыполучателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например: И.П.Калинину ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатомуказывается автор инициативного документа, на который дается ответ,вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующемколичеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа).Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (нена бланке), визируется в установленном порядке и остается в делеотправителя. 3.6.11. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально изданным документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления культуры области Личная подпись А.Н.Кузнецов 17.04.2004 При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, распоряжением,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕНЫ постановлением администрации области от 16.01.2002 N 150 Примерный перечень утверждаемых документов прилагается(приложение N 3). 3.6.12. Резолюция Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило,на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документоми является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться насамом документе между адресатом и текстом или на свободном поледокумента. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.Например: И.В.Титковой Прошу подготовить проект распоряжения по данному вопросу к 06.09.2004 Личная подпись Расшифровка подписи 27.04.2004 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное впоручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. 3.6.13. Заголовок к тексту Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержаниедокумента и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "Овыделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например:"Должностная инструкция ведущего специалиста...". Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинмежстрочный интервал ("точно", 12 пт). Точка в конце заголовка неставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовокдопускается не указывать. 3.6.14. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой"К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ" в верхнем правом поле документа. 3.6.15. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст документа должен быть изложен грамотно всоответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, вофициально-деловом стиле. Содержание и структура текста документа определяетсяфункциональным назначением документа. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствоватьтерминологии, установленной законодательными и другими нормативнымиактами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применениекоторых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения вскобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребленияиностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятыхсокращений, установленных действующими правилами орфографии,стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатурынаименований федеральных органов государственной власти и субъектовРоссийской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовыхактах. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организацийдолжно соответствовать сокращениям, установленным учредительнымидокументами (положениями, уставами) этих организаций. В текстахправовых актов наименование организаций-исполнителей следует приводитьполностью. Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как втексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писемдолжностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядкеалфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первойчасти указывают причины, основания и цели составления документа, вовторой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например,распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма,заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценкуфактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившейдокумент, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок ктексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. В распорядительных документах (постановление, распоряжение,приказ) изложение текста должно идти от первого лица единственногочисла ("ПОСТАНОВЛЯЮ", предлагаю", "прошу", "ПРИКАЗЫВАЮ" и т.п.). В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагается от третьего лица единственного числа ("постановляет","решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.). Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"). В документах, устанавливающих права и обязанности структурныхподразделений администрации области, исполнительных органовгосударственной власти области (положения, инструкции), а такжесодержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты,заключения), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа ("комитет осуществляетфункции...", "в состав управления входят...", "комиссияустановила...", "собрание считает..."). В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...","направляем на рассмотрение..."); от первого лица единственного числа ("прошу подготовить...,"прошу предоставить..."); от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...","администрация области направляет..."). Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов отзаголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля (5 печатных знаков). Текст документов печатается через 1,5 интервала ("одинарный"), атекст документов, подготовленных к изданию типографским способом,печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4. Оформление рукописного текста документов должно соответствоватьустановленным требованиям к оформлению документов. Такие документыдолжны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, недопускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делатьмногочисленные вставки, сноски, исправления. 3.6.16. Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляютследующим образом:Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименованияперечисляются с указанием количества листов в каждом приложении ичисла их экземпляров, например:Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них неуказывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: Инструкция по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области и приложения к ней, всего на 52 л., в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием видадокумента, его даты и номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 21.01.2002 N 185 3.6.17. Подпись Проекты документов представляются на подпись должностным лицамисходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными,согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документы готовились. Документы информационно-справочного или аналитического характерамогут быть подписаны непосредственным составителем документа, еслирешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. При массовой рассылке копий документов подписывается только одинэкземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатамрассылаются размноженные и заверенные его копии. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами их подписирасполагают одну под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. В документе, составленном комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением обязанностей. 3.6.18. Гриф согласования документа Внешнее согласование документа оформляется соответствующимгрифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личную подпись, расшифровкуподписи и дату согласования; или название документа, подтверждающегосогласование, его дату и индекс. Например:СОГЛАСОВАНОМинистр экономическогоразвития и торговлиРоссийской Федерации(личная подпись) (инициалы, фамилия)30.04.2004СОГЛАСОВАНОПисьмо Росархиваот 30.01.2004 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица,подписавшего документ, от края левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листесогласования, если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. 3.6.19. Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подписьи должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,фамилию) и дату подписания. Например:Начальник управленияздравоохранения области А.Б.Лутцев21.01.2004 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующимобразом:Замечания прилагаются.Начальник управленияздравоохранения области А.Б.Лутцев21.01.2004 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации(постановления, распоряжения и т.п.), визы проставляются в нижнейчасти оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемогодокумента (письмо, справка, отчет и т.п.). Допускается оформление виз документа на отдельном листесогласования. Согласование проекта правового акта администрации областиоформляют в соответствии с пунктом 4.15 настоящей Инструкции. 3.6.20. Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающихзаверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. 3.6.21. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно";должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи(инициалы, фамилию); дату заверения. Например:Верно.Начальник отдела организационнойи кадровой работыадминистрации области Личная подпись Расшифровка подписи21.08.2004 Администрация области, как правило, может выдавать копии толькоиздаваемых ею документов. 3.6.22. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевойили оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилиюисполнителя документа и номер его телефона, например:Г.Г.Максимова72 12 65 На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя. 3.6.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включаетв себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела,в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована руководителем администрации области илируководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.6.24. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер пономенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступлениядокумента (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углупервого листа документа. 3.6.25. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницыдокумента и содержащая сведения о пользователе, наименование файла намашинном носителе, время и дату внесения последнего изменения, время идату печати. Проставление отметки производится перед печатью сиспользованием команды "Вставка - поле" и далее выбираются указанныеполя. 4. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 4.1. Правовые акты администрации области нормативного характера,т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или многократноедействие, а также решения о назначении и освобождении от должностизаместителей главы, руководителей и работников структурныхподразделений администрации области, замещающих государственныедолжности государственной службы области (кроме младших) вадминистрации области, руководителей исполнительных органовгосударственной власти области, о награждении Почетной грамотойадминистрации области, о возложении полномочий на должностных лицадминистрации области, о выделении денежных средств из резервногофонда администрации области оформляются постановлениями (приложения N4-7). Решения администрации области по оперативным и организационнымвопросам, а также по вопросам работы администрации области принимаютсяв форме распоряжений (приложение N 8). Распоряжения не должнысодержать предписаний, носящих нормативный характер. Заместитель главы администрации области, курирующий вопросыуправления, в пределах своих полномочий подписывает распоряженияадминистрации области о назначении в администрации области на младшиегосударственные должности категории "В" и на должности, не являющиесягосударственными должностями государственной службы области. 4.2. Проекты актов (постановлений и распоряжений) администрацииобласти вправе вносить заместители главы администрации области,руководители структурных подразделений администрации области,руководители исполнительных органов государственной власти области. Ответственность за качество проектов, их согласование несутдолжностные лица, вносящие проект. 4.3. Нормативные правовые акты администрации области издаются насоответствующем бланке установленной формы. Совместные официальные документы оформляются на чистом листебумаги с указанием, от имени каких органов принимается (издается)документ. 4.4. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, воисполнение) правовых актов Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актовадминистрации области, то вводная часть должна содержать ссылку насоответствующий правовой акт с указанием вида документа, даты, номераи его наименования. При проведении согласования проекта такого правового акта к немунеобходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка.Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проектуприлагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющегоотношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка. 4.5. Подготовка проектов постановлений (распоряжений),разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов вышестоящихорганов государственной власти, осуществляется по письменному указаниюглавы администрации области в указанные им сроки, но не позднее 20дней при подготовке проекта постановления и 10 дней - распоряжения. 4.6. Текст постановления, распоряжения или приказа содержит, какправило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержаниеправового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует. Тексты правовых актов администрации области в распорядительнойчасти должны содержать пункты, предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков ихисполнения; точное наименование организаций-исполнителей задания; порядок обеспечения выполнения заданий материально-техническойбазой и финансированием; поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельныхпунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии втексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа,контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этихдокументов либо на лицо, указанное в резолюции руководителяадминистрации области по конкретному правовому акту; указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта вслучае его выполнения или принятия нового правового акта, если такоеуказание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовыхактов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий илипринимается в дополнение (изменение) действующего акта. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которыепредлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, вобязательном порядке прилагаются к данному проекту акта. Если проект постановления, распоряжения содержит пункт овыделении денежных средств, то к нему должна прилагаться сметарасходов. При подготовке нормативных правовых актов администрации области втекстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицыизмерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на однойстроке "3", а на следующей - "января 2004 г.", или соответственно "72"- "км", "XXI" - "век". При переносе из одной строки в другую нельзя отделять инициалыимени и отчества от фамилии. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи,рекомендуется писать в тексте цифрами и словами, например, 5 тыс.рублей, 2 млн. рублей. 4.7. В проектах постановлений и распоряжений администрацииобласти, приказах руководителей исполнительных органов государственнойвласти употребляются полные официальные наименования органов иорганизаций. 4.8. Предписания, адресуемые подведомственным органам,формулируются в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчиненииадминистрации области, но расположенных на подведомственнойтерритории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". Вотдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, еслиправовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросамкомпетенции главы администрации области, по которым он вправе даватьобщеобязательные указания. Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемогодействия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить,внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использоватьформулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.п. в правовыхактах не рекомендуется. 4.9. Содержание издаваемых правовых актов главы администрацииобласти, руководителей исполнительных органов государственной властиобласти не должно противоречить ранее принятым актам или дублироватьих, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт. 4.10. Пункт об изменении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрацииобласти от ___ N ___ "О ..." (в ред. распоряжения от ___N__) изложитьв следующей редакции: "3. ...(текст новой редакции пункта)". 4.11. Пункт о дополнении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения администрацииобласти от___ N __ "О ..." (в редакции распоряжения от____N__) послеслов "..." дополнить словами "...". 4.12. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившимсилу и издается новый правовой акт, в который включаются всенеобходимые положения из ранее действовавшего. 4.13. Пункт о признании утратившими силу или об отменедействующих правовых актов следует начинать со слов: "Признатьутратившим (утратившими) силу...", "Отменить распоряжениеадминистрации области от____ N___". 4.14. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указаниемдаты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологическойпоследовательности. Перечень, содержащий более четырех отменяемых правовых актов,может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт опризнании утратившими силу или об отмене правовых актов формулируетсяследующим образом: "Признать утратившими силу (отменить) постановления(распоряжения) администрации области согласно приложению". 4.15. Проекты постановлений (распоряжений) должны пройтисогласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документаоформляется визой, которая включает наименование должности, личнуюподпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа. Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня(срочность определяется главой администрации области и егозаместителями). При наличии в проекте норм права, срок согласованияможет превышать один день, но не более сроков, установленных дляобычной процедуры согласования проектов. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений)администрации области - не более 2 рабочих дней, правовой экспертизы -5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов, объемомболее 10 страниц, срок может быть продлен до 7 рабочих дней. Правовой экспертизе подлежат только проекты нормативных правовыхактов. Решение по отнесению актов к нормативным принимает правовоеуправление администрации области. Для более оперативной проработкисложных нормативных правовых документов в правовое управлениеадминистрации области по электронной почте направляются их электронныеверсии. В заключении на проект нормативного акта указываются пункты,нарушающие действующее законодательство (вид, дата, номерсоответствующего акта), предложения по их устранению или изменениюформулировок. Заключение визируется лицом, выполнившим экспертизу, начальникомотдела правового управления администрации области и возвращаетсяразработчику документа. На основании заключения разработчик документадорабатывает текст, визирует проект в управлении делопроизводства иматериально технического обеспечения администрации области и передаетего для дальнейшего согласования в правовое управление администрацииобласти. Если в процессе согласования в материалах подготовки проектаимеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, тодолжностными лицами должны быть приняты меры к устранению такихпротиворечий до представления проекта на юридическую экспертизу вправовое управление администрации области. Если замечания непринимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв)на замечания и прилагает его к этому проекту. Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовкеофициальных документов предоставляется заместителю главы администрацииобласти по компетенции. Документ в обязательном порядке должен быть завизированисполнителем; юристом исполнительного органа государственной властиобласти (при наличии должности в штатном расписании); руководителемструктурного подразделения администрации области или исполнительногооргана государственной власти области, который представил проект;заместителем начальника управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области,начальником отдела делопроизводства; начальником правового управленияадминистрации области. Со всеми визами проект документа направляетсяна согласование первому заместителю или заместителю главыадминистрации области по компетенции. Визы проставляются на оборотнойстороне последнего листа проекта в нижней его части от края левогополя. Визы заинтересованных руководителей администрации области,структурных подразделений администрации области, исполнительныхорганов государственной власти области, иных государственных органов иорганизаций проставляются на прилагаемой к проекту постановления(распоряжения) справке в установленном месте (приложение N 9). Дополнительно проекты документов в обязательном порядкесогласовываются следующими должностными лицами: руководителями структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области, которым вдокументе предусматривают задания или поручения; начальником управления организационной и кадровой работыадминистрации области - по вопросам организации государственной имуниципальной службы, работы с кадрами, схемы, структуры и штатовадминистрации области и исполнительных органов государственной властиобласти, административно-территориального деления и взаимодействия сорганами местного самоуправления, при наличии в проекте наименованийнаселенных пунктов, а также при наличии в тексте проекта указания оконтроле исполнения документа; начальником управления экономической политики администрацииобласти - по социально-экономическим вопросам, программам развитияотраслей экономики; начальником финансового управления области - по финансовымвопросам, по выделению средств из резервного фонда администрацииобласти; начальником мобилизационного отдела администрации области - повопросам мобилизационной подготовки; председателем комитета по управлению имуществом области - повопросам, связанным с распоряжением объектами, находящимися вобластной собственности, и регулирующим земельные правоотношения; руководителем территориального органа федерального органаисполнительной власти, органа местного самоуправления, учреждения,предприятия, организации, интересы которых затрагивает данный правовойакт. Список лиц, визирующих документы, может дополнительноопределяться руководителем правового управления администрации области. В случае необходимости, а также по требованию должностного лица,с которым производится согласование, к проекту постановления(распоряжения) может прилагаться пояснительная записка с изложениемдоводов о необходимости и целесообразности принятия представленногопроекта. Пояснительная записка обязательно представляется с проектомпостановления, носящего нормативный характер. В ней должны содержатьсядоводы о необходимости и целесообразности принятия представленногопроекта постановления; цели принятия; сведения о действующих правовыхактах администрации области по данному вопросу и информация о срокахприведения их в соответствие с принимаемым постановлением;финансово-экономическое обоснование и ожидаемыесоциально-экономические последствия принятия постановления. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возраженияили замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются,как правило, отдельно и прилагаются к проекту. Если в процессе доработки в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами и руководителями заинтересованных организаций. Отметка об устранении замечаний в проекте производится тем лицом,которое сделало эти замечания. Право окончательной редакции текста проектов постановлений ираспоряжений администрации области предоставлено главе администрацииобласти. 4.16. Приложения к документу визируются руководителемструктурного подразделения администрации области или исполнительногооргана государственной власти области, которым вносится проект, наоборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части приусловии наличия в тексте документа формулировки "утвердить". Приотсутствии такой формулировки приложение подписывает заместитель главыадминистрации области по компетенции. 4.17. В случаях, когда проект постановления (распоряжения)предусматривает обращения с ходатайством в другие органыгосударственной власти, к нему прилагается проект письма по данномувопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением(распоряжением) администрации области направляется соответствующемуадресату. 4.18. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справкаустановленного образца (приложение N 9), составленная исполнителем сиспользованием программы автоматизированной системы регистрациидокументов и завизированная руководителем структурного подразделенияили исполнительного органа государственной власти области. Электроннаяверсия прилагаемой справки передается в протокольный сектор отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области сразу послеее подготовки. При подготовке проектов нормативных правовых актов вэлектронную версию справки вносится дополнительная информация,характеризующая связи оформляемого проекта нормативного правового актас другими документами: перечень отменяемых правовых актов; перечень изменяемых правовых актов; перечень правовых актов, на которые имеются ссылки в документе. Этот перечень не распечатывается, он ведется только в электронномвиде, в нем указывается: характер связи; вид документа; дата и номер. При внесении изменений в оформляемую к проекту документа справку,эти изменения вносятся в ее электронную версию, которая передается впротокольный сектор отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения повторно. После заполнения справки, при работе со связанными текстамидокументов автоматически подключается правовая система и при открытиидокумента можно получить всю информацию, имеющуюся в правовой базе понему. 4.19. Постановления и распоряжения администрации областирегистрируются в протокольном секторе отдела делопроизводствауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области с применением автоматизированной системырегистрации. Нумерация постановлений и распоряжений администрацииобласти ведется с начала и до конца года раздельно. Перед подписаниемглавой администрации области правового акта, носящего нормативныйхарактер, а также подлежащего контролю, исполнитель должен направить впротокольный сектор отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти электронную версию этого постановления посредством электроннойпочты либо на дискете. 4.20. Все подписанные постановления и распоряжения оформляются ирассылаются отделом делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области не позднее3-х дневного срока. При необходимости документы в администрациигородов и районов области могут быть направлены электронной почтой. Федеральным органам государственной власти, областной Думе,главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппаратаполномочного представителя Президента Российской Федерации вЦентральном федеральном округе, территориальным органам федеральныхорганов исполнительной власти постановления и распоряжения рассылаютсяв срок не позднее 7 календарных дней после их подписания. Нормативные правовые акты на бумажной основе с пометкой правовогоуправления администрации области "Документ подлежит передаче вУправление Минюста России по Тамбовской области" в 7-дневный срок содня их принятия направляются отделом делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти в управление Министерства юстиции Российской Федерации поТамбовской области. Электронные копии нормативных правовых актов, размещенные вмашиночитаемом виде в эталонной компьютерной базе нормативных правовыхактов Тамбовской области, отделом информатизации администрации областинаправляются в управление Министерства юстиции Российской Федерации поТамбовской области и другие организации, с которыми заключенысоглашения об информационном обмене правовой информацией, иразмещаются на сервере администрации области в сети ИНТЕРНЕТ. Изданные руководителями исполнительных органов государственнойвласти области нормативные правовые акты подлежат регистрации вправовом управлении администрации области и направлению их вустановленном порядке в управление Министерства юстиции РоссийскойФедерации по Тамбовской области в 7-дневный срок со штампом"Зарегистрировано в правовом управлении администрации области". 4.21. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений иприложений к ним удостоверяются печатью протокольного сектора отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области (висключительных случаях - гербовой печатью). 4.22. Постановления и распоряжения администрации областисистематизируются работниками протокольного сектора, с ежемесячнымсоставлением реестров. 4.23. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: Герб Тамбовской области Наименование органа, издавшего документ, - администрацияТамбовской области Наименование вида акта - постановление, распоряжение. Дата - оформляется цифровым способом (см. п. 3.6.7) и печатаетсяот границы левого поля документа. Место составления документа - г. Тамбов (оформляется центрованнымспособом). Регистрационный номер документа - состоит из знака N ипорядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква"р", например, N 153-р. К порядковому номеру распоряжения по кадровымвопросам, подписанного заместителем главы администрации области, черездефис добавляются буквы "рк", например, N 12-рк. Заголовок - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнегокрая листа, пишется от границы левого поля документа с прописнойбуквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий издвух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал ипродлевается до границы правого поля документа. Текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля(пять печатных знаков). Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительнуючасть). В проектах постановлений, распоряжений употребляются полныеофициальные наименования органов и организаций. Преамбула в проектах постановлений администрации областизавершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ". Все буквы в этом слове печатаютсяслитно и в продолжение строки. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероватьсяарабскими цифрами. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятоепостановление (распоряжение), должны соответствовать структуреосновного нормативного акта. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте наних обязательно делается ссылка. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами исостоит из наименования должности лица, подписавшего документ,инициалов имени, отчества и фамилии, например:Глава администрацииобласти О.И.Бетин Слова "Глава администрации" и "области" печатаются в две строкичерез один межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилияглавы администрации области печатаются у правой границы текстовогополя. Исполнитель - от левой границы текстового поля указываютсяинициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона. Например:К.М.Стариков72 64 05 Идентификатор электронной копии документа - проставляется в левомнижнем углу последней страницы документа согласно пункту 3.6.26. 4.24. Приложения к проектам постановлений, распоряженийоформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 5-8). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовпостановлений, распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или(приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углупишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт (1,5интервала) дается ссылка на постановление (распоряжение). Всесоставные части реквизита центрируются относительно самой длиннойстроки и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации области от 05.01.2004 N 3 При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласноприложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т.д.)на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативныйакт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 25.01.2002 N 146 Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этимгрифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28.01.2004 N 148 Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующимистроками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точкав конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии нескольких приложений на втором и последующихлистах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжениеприложения N 1" или "Продолжение приложения N 2". При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез один межстрочный интервал в конце каждой страницы или послеприложения в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. Вслучае необходимости к тексту приложения могут дополнительноприлагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать: ПРИЛОЖЕНИЕ к программе "Развитие профессионального образования в Тамбовской области" При наличии нескольких листов в таком приложении на втором ипоследующих листах в правом верхнем углу проставляется "Продолжениеприложения к программе "Развитие профессионального образования вТамбовской области". 4.25. Все постановления и распоряжения администрации области,содержащие пункт о контроле, направляются отделом делопроизводствауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области в управление организационной и кадровой работыадминистрации области на бумажных носителях. 5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 5.1. Разработка проектов законов области или иных нормативныхправовых актов областной Думы (далее именуются - законопроекты)осуществляется структурными подразделениями администрации области,исполнительными органами государственной власти области,территориальными органами федеральных органов исполнительной власти всоответствии с утверждаемыми главой администрации области планамизаконопроектной деятельности. Также право внесения законопроектовпринадлежит Тамбовскому областному фонду обязательного медицинскогострахования (далее - ФОМС) по вопросам утверждения бюджета ФОМС насоответствующий год и утверждения отчета о его исполнении. Законопроекты, затрагивающие трудовые и социально-экономическиеправа и интересы трудящихся, разрабатываются с учетом мненияТамбовского областного объединения профсоюзов. Ход выполнения планов законопроектной деятельности контролируетсяправовым управлением администрации области. 5.2. Проекты планов законопроектной деятельности администрацииобласти разрабатываются правовым управлением администрации области наоснове обобщенных предложений структурных подразделений администрацииобласти, исполнительных органов государственной власти области итерриториальных органов федеральных органов исполнительной власти напериод очередной пленарной сессии областной Думы: январь-июль исентябрь-декабрь каждого года. Структурные подразделения администрации области, исполнительныеорганы государственной власти области и территориальные органыфедеральных органов исполнительной власти обеспечивают проработку,научное обоснование и своевременное представление (до 25 мая и до 10ноября) в правовое управление администрации области предложений оразработке законопроектов. Предложения о разработке законопроектов, представляемые вправовое управление администрации области для включения в проектыпланов законопроектной деятельности администрации области, должнысодержать: наименование законопроекта; обоснование необходимости егоразработки и его концепцию; наименование структурного подразделенияадминистрации области (исполнительного органа государственной властиобласти, территориального органа федерального органа исполнительнойвласти) - головного исполнителя по законопроекту и переченьсоисполнителей; ориентировочный срок внесения законопроекта вобластную Думу. 5.3. Законопроект должен быть внесен в областную Думу, какправило, за 30 дней до начала работы очередного заседания областнойДумы, но не позднее срока формирования повестки дня. Законопроект, подготовленный к внесению в областную Думу, долженбыть завизирован полномочным представителем главы администрацииобласти в областной Думе, начальником правового управленияадминистрации области, руководителем структурного подразделенияадминистрации области (исполнительного органа государственной властиобласти, территориального органа федерального органа исполнительнойвласти), подготовившим (вносящим) законопроект, а также руководителямизаинтересованных органов и организаций. Разработанный законопроект о введении или отмене налогов,освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области,другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счетобластного бюджета, до согласования в правовом управленииадминистрации области в обязательном порядке направляется длярассмотрения и подготовки согласованного проекта заключения вфинансовое управление области и управление экономической политикиадминистрации области. Срок подготовки проекта заключения не долженпревышать 15 календарных дней. Заключение должно содержать следующие сведения: об оценкеположений проекта закона с учетом финансово-экономическогообоснования, представленного субъектом права законодательнойинициативы; о возможности финансирования предполагаемых расходов,связанных с предполагаемой реализацией законопроекта; о позиции главыадминистрации области в отношении принятия, отклонения, частичногопринятия основных положений, отсрочки принятия, даты вступления в силузаконопроекта. 5.4. Для внесения законопроекта в областную Думу структурноеподразделение администрации области (исполнительный органгосударственной власти области, территориальный орган федеральногооргана исполнительной власти), подготовившее (вносящее) законопроект,оформляет пакет документов, в который включаются: согласованный текст законопроекта (приложение N 10) (законопроектдолжен быть завизирован руководителем структурного подразделенияадминистрации области, исполнительного органа государственной властиобласти, территориального органа федерального органа исполнительнойвласти - головного исполнителя по законопроекту, а такжеруководителями других заинтересованных структурных подразделенийадминистрации области, исполнительных органов государственной властиобласти, территориальных органов федеральных органов исполнительнойвласти и организаций), с указанием субъекта права законодательнойинициативы, внесшего законопроект; финансово-экономическое обоснование (в случае внесениязаконопроекта, реализация которого потребует материальных затрат); заключение главы администрации области по законопроектам овведении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменениифинансовых обязательств области, другим законопроектам,предусматривающим расходы, покрываемые за счет средств областногобюджета; пояснительная записка к законопроекту (приложение N 11),подписанная руководителем структурного подразделения администрацииобласти (исполнительного органа государственной власти области,территориального органа федерального органа исполнительной власти),подготовившим (вносящим) законопроект, которая должна содержатьконцепцию предлагаемого законопроекта, его структуру, перечень актовобластного законодательства области, подлежащих признанию утратившимисилу, приостановлению, изменению, дополнению или изданию в связи спринятием данного закона; проект постановления областной Думы о законопроекте со справкой(приложение N 12); справка о состоянии законодательства в данной сфере правовогорегулирования; проект распоряжения администрации области о внесениизаконопроекта в областную Думу и назначении официального представителяглавы администрации области при рассмотрении законопроекта в областнойДуме; письмо главы администрации области в областную Думу; текст законопроекта и проекта постановления областной Думы вэлектронной форме. 5.5. Законопроект, подготавливаемый для внесения в областную Думув порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом Times NewRoman размером N 14 в текстовом редакторе Microsoft Word настандартных листах бумаги формата А4. На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правойграницы текстового поля печатаются слова "Проект вносится главойадминистрации области". Оформление должно соответствовать требованиям поюридико-техническому оформлению законопроектов, утвержденнымсоответствующими правовыми актами области. Ответственность за качество и оформление законопроекта исопроводительных материалов, их согласование с заинтересованнымиорганами и организациями несут руководители структурных подразделенийадминистрации области (исполнительных органов государственной властиобласти, территориальных органов федеральных органов исполнительнойвласти), подготовившие (вносящие) законопроект. 5.6. Структурное подразделение администрации области(исполнительный орган государственной власти области, территориальныйорган федерального органа исполнительной власти), подготовившее(вносящее) законопроект, представляет оформленный пакет документов вдвух экземплярах, текст законопроекта и проекта постановленияобластной Думы в электронной форме в правовое управление администрацииобласти для проведения правовой экспертизы. Правовое управлениеадминистрации области в течение 10 дней осуществляет подготовкуправового заключения на представленный законопроект. После подготовки правовым управлением администрации областизаключения согласованный законопроект передается главе администрацииобласти для принятия решения о внесении его в областную Думу. Второй экземпляр оформленного пакета документов остается вправовом управлении администрации области. 5.7. Законопроект, принятый областной Думой в первом чтении ипоступивший в администрацию области, направляется с поручением главыадминистрации области или его заместителя в заинтересованныеструктурные подразделения администрации области и органыисполнительной власти области для его рассмотрения и подготовкипроектов поправок к законопроекту. Срок выполнения порученияопределяется исходя из необходимых сроков представления поправок вобластную Думу. Проекты поправок к законопроекту прорабатываются и оформляютсясоответствующим подразделением администрации области (исполнительныморганом государственной власти области, территориальным органомфедерального органа исполнительной власти). Они визируютсяруководителем соответствующего подразделения или органа исполнительнойвласти области, заместителем главы администрации области всоответствии с распределением обязанностей и подписываются главойадминистрации области. Поправки к законопроекту направляются в областную Думу в срок,определенный постановлением областной Думы, но не позднее 30 дней содня поступления законопроекта в администрацию области. 5.8. Проекты федеральных законов по предметам совместного веденияРоссийской Федерации и субъектов Российской Федерации направляются вустановленном порядке в соответствующие структурные подразделенияадминистрации области, исполнительные органы государственной властиобласти и территориальные органы федеральных органов исполнительнойвласти для подготовки предложений в установленные сроки. Проекты отзывов на указанные законопроекты готовятся правовымуправлением администрации области на основе представленных обобщенныхпредложений. 6. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. ПРОТОКОЛ 6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенныхво время совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания коллегии администрации области, сборматериалов и подготовка протокола возлагается на управлениеделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти и управление организационной и кадровой работы администрацииобласти. Решения коллегии имеют рекомендательный характер, оформляются втечение 14 рабочих дней протоколами заседаний коллегии (приложение N13), которые подписываются председателем коллегии и секретарем. Если проект акта, представленный для рассмотрения на заседанииколлегии, требует доработки, он передается управлением организационнойи кадровой работы администрации области соответствующему заместителюглавы администрации области для внесения изменений с учетом замечанийи предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении.Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или вспециально установленный коллегией срок. Координацию вопросов подготовки и проведения заседаний коллегииосуществляет заместитель главы администрации области по компетенции. Совещания протоколируются помощниками главы администрацииобласти, заместителей главы администрации области или сотрудникамиподразделений, готовившими вопросы к обсуждению. Протокол должен бытьподготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания. 6.1.2. В верхнем правом углу первого листа протокола, которыйсодержит информацию ограниченного распространения, проставляетсяпометка "Для служебного пользования". 6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель Секретарь Присутствовали - список присутствовавших на заседании или отсылкак прилагаемому списку присутствовавших. Повестка дня - перечисляются вопросы в порядке их важности,докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствоватьнумерации пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткойили полной. Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, вслучае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколированиипланерных совещаний у руководителей администрации области такжедопускается краткая форма составления протокола. В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ"указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ"фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел"ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принималибез обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагаетсясодержание докладов по вопросам повестки дня или делается в текстесноска "Текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждомувопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов наних. В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указаниемконкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц,ответственных за контроль исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержаниеособого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается втексте протокола после соответствующего решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающиепорядковые номера протоколов организаций, принимавших участие взаседании. 6.1.4. Протокол заседания коллегии администрации области рассылкене подлежит и хранится в отделе делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. Решения коллегии могут служить основанием для изданияправового акта администрации области. Копии протоколов или выписки из них при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственныйисполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копиипротоколов заверяются печатью протокольного сектора отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. Принятые решения могут доводиться до исполнителейсамостоятельными правовыми актами. 6.1.5. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеютследующие реквизиты: Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границыверхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом ивыравнивается по центру; Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравниваетсяпо центру. Место проведения заседания, совещания печатается через 2межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" ивыравнивается по центру. Дата протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатаетсяот края левого поля на уровне предыдущего реквизита. Номер протокола. Проставляется у края правого поля на уровнеместа проведения заседания, совещания. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и егонаименование начинается с предлога "О" ("Об"). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами иоформляется следующим образом: Председатель, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы ифамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией. 6.2. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 6.2.1. Служебные письма администрации области, структурныхподразделений администрации области, исполнительных органовгосударственной власти области готовятся: как ответы о выполнении поручений главы администрации области,его заместителей; как исполнение поручений Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, главы администрации области, егозаместителей по обращениям граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции администрации области, исполнительных органовгосударственной власти области; как сопроводительные письма к проектам законодательных актовобласти, другим документам; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма. 6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциейруководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями администрации области,структурных подразделений администрации области. 6.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках форматаА4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листаарабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одноговопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будутрассматриваться в одном структурном подразделении организации -адресата. Рекомендуется писать письма на одной странице. 6.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация области считает...", "Комитет по связям собщественностью администрации области рассмотрел...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой частиизлагается причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовкиписьма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,предложения, просьбы, решения и т.д. 6.2.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного втексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях оструктурных подразделениях администрации области и должностныхинструкциях сотрудников; в названных документах должен бытьпредусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностныхлиц. 6.3. ТЕЛЕГРАММА 6.3.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста(передается по телеграфу). Телеграммами пользуются преимущественно вмеждугородной переписке. 6.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускаетсялишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. 6.3.3. По срочности доставки телеграммы делятся на категории:правительственные и срочные. Категория телеграммы устанавливаетсялицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы. 6.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствиис общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако ихсоставление имеет свои особенности. Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается черездва интервала заглавными буквами без предлогов, союзов, местоимений,знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и ихотсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимостиих проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка,ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ -кавычки; текст телеграммы подписывается главой администрации области,первыми заместителями, заместителями главы администрации области.Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой,под которой пишутся реквизиты администрации области, номер счета, датасоставления телеграммы, подпись должностного лица администрацииобласти, имеющего право первой подписи на финансовых документах(приложение N 14). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, сознаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимостьего не оплачивается. 6.4. СООБЩЕНИЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ Копии документов передаются по электронной почте в соответствии сосновными правилами работы электронной почты региональной компьютернойсети администрации области, утвержденными постановлением администрацииобласти от 24.03.2003 N 187 "О развитии региональной компьютерной сетиадминистрации области" и размещенными на интранет-сервереадминистрации области. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1.1. Движение документов с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки образует документооборот. 7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые сними в администрации области, исполнительных органах государственнойвласти области, регламентируются Инструкцией по работе с документами,положениями о структурных подразделениях администрации области,исполнительных органах государственной власти области и должностнымиинструкциями работников. 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ 7.2.1. Доставка документов в администрацию областиосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской,электрической связи и нарочным. С помощью почтовой, фельдъегерской связи и нарочным доставляетсяписьменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовыхкарточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы,(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения поэлектронной почте. 7.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 7.3.1. Документы, поступающие в администрацию области на бумажныхносителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение,регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работникамиотдела делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов спометкой "лично" и адресованных общественным организациям),проверяются правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 7.3.2. Документы, адресованные руководству администрации области,а также без указания конкретного лица или структурного подразделенияадминистрации области предварительно рассматриваются в отделеделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, а затемнаправляются руководству администрации области, или в структурноеподразделение администрации области. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения поступивших документов на требующие обязательногорассмотрения руководством и на направляемые непосредственно вструктурные подразделения администрации области, исполнительные органыгосударственной власти области или ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки ихсодержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно структурным подразделениямадминистрации области, исполнительным органам государственной властиобласти или должностным лицам. В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересовадминистрации области исковые заявления (повестки) после ихрегистрации в канцелярии отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти незамедлительно направляются в правовое управлениеадминистрации области. Рассмотренные главой администрации области документы возвращаютсяв отдел делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области для ихучета и передачи на исполнение. После рассмотрения документов заместителями главы администрацииобласти их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку наэлектронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, адокументы передаются на исполнение через канцелярию отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурнымиподразделениями администрации области, получает ответственныйисполнитель, остальным исполнителям помощник руководителяадминистрации области готовит и передает копии документа. 7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку спроставлением даты и времени приема, регистрируются по тем жеправилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрениеруководству. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)получателем и оперативно передается руководителю, которому онаадресована. 7.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.4.1. Документы, отправляемые администрацией области, передаютсяпочтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов администрации области для отправки почтовойсвязью осуществляется работниками канцелярии отдела делопроизводствауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области. Документы для отправки передаются полностью оформленными,зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием нарассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочегодня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется поуказанию лица, подписавшего документ, или руководителя управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. 7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений. 7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделенияхадминистрации области, принимаются сотрудниками канцелярии отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации областизавизированными, подписанными и датированными с отметкой о категории ивиде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правиламипредоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299). 7.5. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 7.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовкии оформления должно соответствовать прохождению отправляемыхдокументов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 7.5.2. Проекты распорядительных документов после их подготовкисогласовываются с заинтересованными подразделениями и должностнымилицами и передаются в отдел делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти, который осуществляет контроль правильности их оформления,затем передаются в правовое управление администрации области дляпроверки соответствия содержания документов действующемузаконодательству. Оформленные документы передаются на подпись руководству всоответствии с правом подписи документов и распределениемобязанностей. 7.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительныхдокументов в обязательном порядке рассылаются в структурныеподразделения администрации области, исполнительные органыгосударственной власти области, в ведении которых находятсярассматриваемые вопросы. 7.6. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 7.6.1. Электронная почта - один из компонентов системыавтоматизации документооборота, средство доставки, отправки информациии передачи между пользователями как внутри администрации области,органов исполнительной власти области, так и между организациями,имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 7.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличииопределенной специфики в процессе исполнения. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, азатем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель. 7.6.3. При передаче и приеме текстов служебных документов поканалам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующимитребованиями: ответственность за содержание передаваемой информации возлагаетсяна исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленнойформы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителямс отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формыбез проставления регистрационного штампа, передаются адресатам подрасписку в день их приема, срочные - немедленно; Контроль за использованием факсимильной техники, установленной вструктурных подразделениях администрации области и исполнительныхорганах государственной власти области, осуществляется ихруководителями. 7.7. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ 7.7.1. Учет количества документов за определенный период времени(год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются отделомделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области ипредставляются руководству. 7.7.2. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 7.7.3. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно вкопировально-множительном бюро, машинописном бюро отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 7.8. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 7.8.1. Руководители администрации области, структурныхподразделений администрации области обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до исполнителей в деньпоступления, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопроса. 7.8.2. При рассмотрении документов руководитель выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаютсянемедленно. 7.8.3. С документами, поступившими исполнителям от главыадминистрации области с поручениями, руководители структурныхподразделений, исполнительных органов государственной власти областиобязаны ознакомить заместителя главы администрации области покомпетенции. 7.8.4. Документы, контроль исполнения которых поручен помощникамглавы администрации области, тиражируются ими в необходимом количествеэкземпляров и передаются в канцелярию отдела делопроизводствауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области для рассылки. 7.8.5. Представления на очередное заседание областной Думы,подписанные главой администрации области, после регистрации вканцелярии отдела делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области передаютсяв правовое управление администрации области в целях оперативногоисполнения. 7.8.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководствомадминистрации области, руководителями структурных подразделенийадминистрации области или исполнительных органов государственнойвласти области, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество копий документа ипередает его в копировально-множительное бюро для тиражирования. Надокумент, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовитуказатель на рассылку. 7.8.7. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются насвободных от текста местах. 7.8.8. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю в установленныеим сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 8.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов - запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое он повторно, какправило, не регистрируется. 8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,отдельно регистрируются документы, поступившие из ПравительстваРоссийской Федерации, внутриобластные документы, протоколы заседанийколлегии, обращения граждан и т.п. 8.1.5. Документы, поступающие из аппарата Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации, Федерального СобранияРоссийской Федерации на рассмотрение главы администрации области, егозаместителей, распорядительные документы, переписка за подписьюруководителей администрации области, протоколы и решения заседанийколлегии регистрируются в отделе делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. Регистрация федеральных законов, нормативных актов ПрезидентаРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, актовФедерального Собрания Российской Федерации, законов области,нормативных актов областной Думы, поступающих в администрацию области,производится правовым управлением администрации области. Обращения граждан по личным вопросам регистрируются в комитете посвязям с общественностью администрации области. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильнойсвязи, регистрируются в структурных подразделениях администрацииобласти. 8.1.6. Документы регистрируются в РКК - традиционных илиэлектронных карточках, журналах. 8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядковогономера, который, исходя из информационных потребностей, можетдополняться цифровым индексом структурного подразделения, индексомдела по номенклатуре дел и др. 8.1.8. Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания поисковых систем устанавливаетсяследующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации может дополнятьсядругими реквизитами: внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РККинициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковыйномер инициативного письма. 8.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ 8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации припринятии решений в администрации области создаются поисковые системыпо документам. 8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки иклассификационные справочники. 8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов вадминистрации области печатается необходимое количество РКК, которыемогут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокумента и др.), контрольно-справочные, кодификационные, пообращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поискаинформации. 8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путемразработки классификационных справочников: классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могутиспользоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностейввода и поиска документов и информации. 8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретногодокумента или подборки материалов осуществляется по атрибутам(названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) илипо контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомомдокументе). 8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации одеятельности администрации области, не отнесенной к государственнойтайне или служебной информации ограниченного распространения,работникам администрации области, исполнительных органовгосударственной власти области, иным государственным органам,организациям, физическим лицам. 8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информацииограниченного распространения определяется заместителем главыадминистрации области, курирующим вопросы управления, в пределах егокомпетенции и непосредственно собственником информации, в соответствиис законодательством. 9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ 9.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку наконтроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей в целях своевременного и качественногоисполнения поручений, зафиксированных в документах. 9.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,требующие исполнения. Контроль исполнения письменных указаний главыадминистрации области производится в автоматизированной системеконтроля исполнения документов (АСКИД). Реквизиты документов, учетработы с которыми ведется с помощью программ интегрированной базыданных, передаются в АСКИД автоматически после ввода отметки онеобходимости их контроля. При постановке документа на контроль на верхнем поле в правомверхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначаютбуквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают главаадминистрации области, его заместители, управление организационной икадровой работы, управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, комитет посвязям с общественностью администрации области, помощникируководителей администрации области, которые осуществляют учетконтролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. 9.1.4. Контроль исполнения документов строится на базерегистрационных данных в соответствии с Положением о контроле иРегламентом администрации области. 9.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступивших из федеральных органов государственной власти,областной Думы, исполнительных органов государственной власти области,организаций и граждан - с даты их поступления, внутренних - с датыподписания (утверждения). Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя изсрока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку"срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосударственнойДумы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дняполучения; по запросам депутатов областной Думы - не позднее, чем через 15дней со дня их получения или в иной срок, установленный областнойДумой; по поручениям руководства администрации области, даннымструктурным подразделениям администрации области, исполнительныморганам государственной власти области по подготовке проектовпостановлений - до 20 дней, распоряжений - до 10 дней; по обращениям граждан, поступившим в администрацию области,исполнительные органы государственной власти области и требующимдополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня ихрегистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Срок рассмотрения протестов прокурора Тамбовской области не можетпревышать 10 дней, представлений - 30 дней. Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаютсяначальником правового управления администрации области, исходя изсроков, указанных в судебных повестках. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя ификсируется в РКК. 9.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документаответственный исполнитель представляет на имя руководителяадминистрации области, давшего поручение, мотивированную просьбу о егопродлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель своевременно информирует соответствующуюконтролирующую службу для внесения изменений в РКК (новый срок, датаизменения, подпись). 9.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурнымиподразделениями подлинник документа направляется ответственномуисполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 9.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случаеболезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный законтроль исполнения документов, обязан передать другому работнику посогласованию с непосредственным руководителем и службой,обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 9.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечениясроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующемпорядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданияпоследующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней доистечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются вРКК. 9.1.10. Прекращение контроля документа при его исполненииосуществляется лицом, которому руководитель поручил контроль.Прекращение контроля документа оформляется отметкой об исполнениидокумента и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении илиссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ;дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,в котором исполнен документ. 9.1.11. Документ считается исполненным и его контрольпрекращается после фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения и сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или, если в представленных понему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений иматериалы не возвращены на доработку. 9.1.12. Снятие документа с контроля производится при отсутствиинеобходимости исполнения документа или резолюции по немуруководителем, принявшим решение о постановке на контроль. 9.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ОТ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы ПрезидентаРоссийской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно". 9.2.2. Контроль за исполнением документов Президента РоссийскойФедерации, Федерального Собрания Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации, в том числе и срочных до трех дней,осуществляется непосредственно главой администрации области, либо, поего поручению, одним из заместителей. Исполнители и сроки исполнения поручений отмечаются в резолюциируководителей. 9.2.3. Управление делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области, помощники руководителейадминистрации области, лица, ответственные за ведение делопроизводствав исполнительных органах государственной власти области, делаютсоответствующие отметки в РКК: вносят фамилию исполнителя, содержаниерезолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнениидокументов. 9.2.4. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано несколькимдолжностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым,является ответственным исполнителем поручения и организует работусоисполнителей. Ответственный исполнитель определяет срокипредставления соисполнителями предложений, порядок согласования иподготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляютсвои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. 9.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКК, сведения поисполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело". 10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ 10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаныобеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с моментазаведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожениядолжны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленныхзакрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешкаминаружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. Накорешке каждого дела указывается его индекс в соответствии сноменклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должнасоответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел. 10.2. Изготовление печатей и штампов, факсимиле, необходимых дляобеспечения деятельности администрации области, производится поуказанию заместителя главы администрации области, курирующего вопросыуправления. Заявки на их изготовление направляются в управлениеделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти для размещения заказов. 10.3. Все изготовленные печати, штампы и факсимиле учитываются вуправлении делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области и выдаются под расписку сотрудникам структурныхподразделений администрации области, отвечающим за их использование исохранность. 10.4. Печатью с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации заверяется подлинность подписи должностного лицана документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печать с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации проставляется на договорах, контрактах, соглашениях,свидетельствах, актах, лицензиях, доверенностях, гарантийных письмах,Почетных грамотах, благодарственных письмах, наградных документах,подтверждениях о получении государственных наград, приемных актахгосударственных наград, отчетах о награждении, протоколах вручениягосударственных наград, актах инвентаризации, сводных отчетах овручении орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков идокументов к ним, при оформлении финансовых документов. На удостоверениях и пропусках в здание администрации областипроставляется печать с воспроизведением герба Тамбовской области. 10.5. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики): "Управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения", "Протокольный сектор", "Длядокументов" ставятся на копиях документов для удостоверения ихсоответствия подлинникам; "Канцелярия", "Для пакетов" - на пакетах иреестрах при получении и отправлении корреспонденции черезфельдъегерскую и специальную связь, при оформлении телеграмм икомандировочных удостоверений; "Управление организационной и кадровойработы" - на документах по личному составу. 10.6. Для проставления оттиска о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются мастичные штампы. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главыадминистрации области, его первого заместителя или заместителя главыадминистрации области, курирующего вопросы управления разрешается принеобходимости использовать на копиях подписанных в установленномпорядке документов. В целях оперативного решения вопросов допускаетсяпроставлять факсимиле на поручениях главы администрации области поличным обращениям граждан, поступившим по "горячей линии", а такжеразъяснительного и консультационного характера. Использованиефаксимиле при оформлении подлинников документов запрещается. 10.7. Оттиск печати должен проставляться на наименованиидолжности лица, подписавшего документ, или в специально отведенномместе. 10.8. Ответственность за хранение и правильное использованиепечатей возлагается: круглых гербовых печатей - на начальника отдела бухгалтерскогоучета и отчетности администрации области и заместителя начальникауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области, начальника отдела делопроизводства; простых круглых печатей и штампов - на должностных лиц, которымони выданы. 10.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставятся визвестность заместитель главы администрации области, курирующийвопросы управления, и начальник управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, егозаместитель, начальник отдела делопроизводства. 10.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области дляуничтожения в установленном порядке. 10.11. Контроль использования печатей и штампов возлагается наруководителей подразделений. 10.12. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, приоставлении должности обязан сдать их в управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ* 11.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, на распространение которойограничения диктуются служебной необходимостью. 11.2. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в администрации областив порядке, установленном для несекретных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 11.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копийили проектов), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, работникам сторонних организаций, а такжераспространение такой информации допускаются только с разрешениязаместителя главы администрации области, курирующего вопросыуправления, начальника управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области или егозаместителя, начальника отдела делопроизводства. 11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем структурногоподразделения администрации области или должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма к такомудокументу. 11.5. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляются управлениемделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. При этом к входящему (исходящему) номеру документадобавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам осуществляется подрасписку. 11.6. Печатание в администрации области проектов документов,содержащих служебную информацию ограниченного распространения,осуществляется, как правило, в управлении делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебногопользования" осуществляется управлением делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, при этомна бланке заказа делается соответствующая пометка. 11.8. Отправка документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется управлениемделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. При необходимости направления таких документов несколькимадресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором околокаждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылкиподписывается исполнителем и руководителем структурного подразделенияадминистрации области, готовившим документ. 11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебногопользования". 11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах(журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожениисо ссылкой на соответствующий акт. 11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимисяна архивном хранении в администрации области, осуществляется ссогласия заместителя главы администрации области, курирующего вопросыуправления, начальника управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области или егозаместителя, начальника отдела делопроизводства, руководителейструктурных подразделений администрации области, подготовившихдокументы (сформировавших дела). При этом указанные документы могутбыть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срокне более 10 дней. 11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрацииобласти с пометкой "Для служебного пользования" структурнымподразделениям администрации области, органам исполнительной властиобласти или сторонним организациям осуществляется по указаниюруководства управления делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области или по заявкам руководителейструктурных подразделений администрации области, их готовивших. 11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки. 11.14. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены кдисциплинарной или иной предусмотренной законодательством РоссийскойФедерации и области ответственности.------------------------* Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращенияс документами на бумажной основе и иными материальными носителямислужебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-,видео- и аудио- документами, машинными носителями информации и др.). 12. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 12.1. В администрации области печатаются только материалыслужебного характера. Печатание под диктовку не допускается. 12.2. В приемных заместителей главы администрации области, вструктурных подразделениях администрации области, как правило,печатаются проекты поручений, служебные письма за подписьюсоответствующего руководителя, заявки и документы внутреннегохарактера. Подготовка служебных документов осуществляется какответственными за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях администрации области, так и непосредственноответственными исполнителями с использованием компьютерной техники исоблюдением установленных правил печатания. В машинописном бюро отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти печатаются проекты постановлений и распоряжений администрацииобласти и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегииадминистрации области, проекты писем Президенту Российской Федерации иПравительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам заподписью главы администрации области или его первого заместителя,доклады руководству администрации области, а также другие материалы попоручению руководителей управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления изначимости материалов с визой руководителей структурных подразделенийадминистрации области. Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатаниявнеочередных документов определяется заместителем начальникауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области, начальником отдела делопроизводства. Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, какправило, на следующий день. 12.4. Все документы перед сдачей в машинописное бюро отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области исполнительобязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно бытьобращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов, географических названий, наименованийорганизаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются толькообщепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом иликрасными чернилами, а также трудно читаемые факсимильные копии,уменьшенные и нечеткие копии, к печатанию не принимаются. Заказ на печатание в машинописном бюро отдела делопроизводствауправления делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области оформляется на специальном бланке (приложение N15). Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники,передаются в машинописное бюро отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти вместе с дискетой с записью текста или по электронной почте. 12.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются вмашинах для измельчения бумаг. 12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившемузаказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю безразрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена. 12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрацииобласти производится централизованно в управлении делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, а также накопировальных аппаратах, установленных в других структурныхподразделениях администрации области. На размножение в копировально-множительное бюро отделаделопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области сдаютсятолько служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти в типографии. 12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительныхаппаратах, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы,напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3. 12.9. Размножение документов производится по заявке, подписаннойначальником управления делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области или его заместителем, начальникомотдела делопроизводства. Заявки выполняются в порядке очередности ихпоступления. Учет копируемых в копировально-множительном бюродокументов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальныхмашин. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономноерасходование бумаги и расходных материалов. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу на государственное хранение всоответствии с требованиями, установленными государственнымистандартами на документы, нормативными методическими документами поархивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел(приложение N 16) и формирование дел. 13.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области,исполнительных органах государственной власти области с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определениясроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться Уставом области, положениями о структурныхподразделениях администрации области, исполнительных органахгосударственной власти области, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков иххранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаютсядокументы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды,состав и содержание. 13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры делструктурных подразделений и сводная номенклатура дел. 13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается суправлением делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области, подписывается руководителем структурногоподразделения администрации области и представляется в управлениеделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. Вновь созданное структурное подразделение администрации областиобязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения ипредставить ее в управление делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлениемделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти на основе номенклатуры дел структурных подразделений. 13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации областиподписывается заместителем начальника управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области,начальником отдела делопроизводства, согласовывается с экспертнойкомиссией администрации области, экспертной проверочной комиссией(далее именуется - ЭПК) архивного отдела области, и утверждаетсязаместителем главы администрации области, курирующим вопросыуправления. Согласовывается номенклатура дел с архивным отделомобласти не реже одного раза в 5 лет, если не было структурныхизменений. 13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурныеподразделения администрации области получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. Второй -используется в канцелярии управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области в качестверабочего. Третий - применяется в архиве администрации области.Четвертый - в государственном архиве области. 13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовываетсязаново в случае коренных изменений функций и структуры администрацииобласти. 13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрацииобласти являются названия структурных подразделений. 13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы администрации области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номеразаголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 -обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (постановления, протоколы, приказы и т.д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержаниедокументов дела; дата (период, к которому относятся документы дела). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы,списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: "Переписка с администрациями городов и районов области осовершенствовании работы с документами". В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: "Переписка с архивным отделом области по вопросамнаучно-методической работы". При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: "Переписка с главами администраций городов и районов области осоциальной защите населения". Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. Например: "Переписка с Поволжской академией государственной службы приПрезиденте Российской Федерации (г. Саратов) о повышении квалификацииработников органов государственной власти области". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы(отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел или согласованный с архивной службой области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных заформирование дел и др. 13.1.14. Если в течение года возникают новые документированныеучастки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделеноменклатуры оставляются резервные номера. 13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 13.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 13.2.2. Дела формируются в администрации области, в структурныхподразделениях администрации области, исполнительных органахгосударственной власти области. 13.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаватьсяисполнителем в канцелярию отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен бытьподшит документ, определяет руководитель структурного подразделенияадминистрации области или исполнитель в соответствии с номенклатуройдел. 13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяуправлением делопроизводства и материально-технического обеспеченияадминистрации области. 13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общихоснованиях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются накаждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 13.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформлениедела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. 13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов вделе; составление листа-заверителя дела (приложение N 18); составлениев необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N19); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела. 13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются реквизиты: наименование организации;наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела;дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: наименование организации указывается полностью, вименительном падеже; наименование структурного подразделения -записывается название структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится изноменклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного отдела области; датадела - указывается год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являютсякрайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листовв данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянногои временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которыхрасположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенныхв нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятсяпо месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов идел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных дляэтой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешкаминаружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,а затем сдаются в архив администрации области. 13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения заместителя начальника управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области, начальникаотдела делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений дляработы осуществляется под расписку. На выданное дело заводитсякарта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индексдела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения заместителя главы администрации области,курирующего вопросы управления, по актам приема передачи документов. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения заместителя главыадминистрации области, курирующего вопросы управления, с оставлением вделе заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 14. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы администрации области являются государственнойсобственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,установленном Федеральной архивной службой России, подлежатобязательной передаче на государственное хранение в государственныйархив области, как государственная часть Архивного фонда РоссийскойФедерации. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включаетработу управления делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области и лиц, ответственных в структурныхподразделениях администрации области за ведение делопроизводства, попроведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлениюдел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожениюдокументов и дел. 14.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации областипроизводится: при составлении номенклатуры дел, в процессеформирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к передаче в государственный архив области. 14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в администрации области создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (далее именуются - ЭК). 14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация работыопределяются положением, которое утверждается заместителем главыадминистрации области, курирующим вопросы управления. Положение об ЭКдо его утверждения подлежит согласованию архивным отделом области. 14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами,ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК. 14.1.5. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временнымисроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение куничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел.В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиесяк вопросу документы с временными сроками хранения. 14.1.7. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) храненияи по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; надела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 14.1.10. В администрации области описи на дела постоянногохранения составляются с привлечением работников государственногоархива области. По этим описям документы сдаются на государственноехранение в государственный архив области. 14.1.11. Описи дел составляются по установленной форме ипредставляются на согласование ЭПК архивного отдела области через двагода после завершения дел в делопроизводстве. 14.1.12. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том(часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,особенностях их физического состояния и т.п. 14.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи(литерные номера и пропущенные номера). 14.1.14. Опись дел администрации области подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем управления делопроизводства и материально-техническогообеспечения администрации области и утверждается заместителем главыадминистрации области, курирующим вопросы управления. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭКадминистрации области и ЭПК архивного отдела области. 14.1.15. Опись дел составляется в трех экземплярах, два изкоторых передаются вместе с делами в государственный архив области, атретий остается в качестве контрольного экземпляра в администрацииобласти. 14 1.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожениюи составление акта о выделении их к уничтожению производится послесоставления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрацииобласти одновременно. Согласованные ЭК администрации области и ЭПКархивного отдела области акты утверждаются заместителем главыадминистрации области, курирующим вопросы управления; после этогоадминистрация области имеет право уничтожить дела, включенные в данныеакты в соответствии с установленным порядком. 14.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ 14.2.1. В архив администрации области передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области послеистечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурномподразделении администрации области. 14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив администрации области, как правило, не подлежат. Онихранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков храненияподлежат уничтожению в установленном порядке. 14.2.4. Передача дел в архив администрации области осуществляетсяпо графику, составленному соответствующими специалистами,согласованному с руководителями структурных подразделений иутвержденному руководителем управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области. 14.2.5. Прием каждого дела производится специалистом 1 категории(архивариусом) отдела делопроизводства управления делопроизводства иматериально-технического обеспечения администрации области вприсутствии работника структурного подразделения администрацииобласти. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактическипринятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста 1категории (архивариуса) отдела делопроизводства управленияделопроизводства и материально-технического обеспечения администрацииобласти. Вместе с делами в архив администрации области передаютсярегистрационные картотеки на документы или программные средства и базыданных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемыхдокументов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается вопись. 14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения администрации области лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятийформирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает ихв архив администрации области или государственный архив области,независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описямдел и номенклатуре дел.Тацитова72 10 43 ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Инструкции по работе с документами (п. 3.2) СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документов; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Инструкции по работе с документами (п. 3.6.7) УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 1 - руководство администрации области; 2 - управление делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области; 3 - комитет по связям с общественностью администрации области; 4 - управление организационной и кадровой работы администрации области; 5 - правовое управление администрации области; 6 - отдел информатизации администрации области; 7 - отдел социологического мониторинга администрации области; 8 - контрольно-ревизионный отдел администрации области; 9 - отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации области; 10 - управление экономической политики администрации области; 11 - комитет по науке и инновационной политике администрации области. ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к Инструкции по работе с документами (п. 3.6.11) П Е Р Е Ч Е Н Ь документов, подлежащих утверждению Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий,приема-сдачи, список материальных ценностей и др.). Инструкции (должностные, по делопроизводству и т.п.). Номенклатура дел. Нормативы (расхода сырья, материалов и т.п.). Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т.п.). Перечни. Планы (производственные, заседаний коллегии и т.п.). Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т.д.). Правила (внутреннего трудового распорядка, пропуска в зданиеадминистрации области, по технике безопасности и т.д.). Программы (проведения мероприятий, командировок и т.д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание администрации области, зданий,помещений, на капитальный ремонт и т.п.). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы. Штатные расписания. ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 к Инструкции по работе с документами (п. 4.1) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ г.Тамбов NО награждении Почетной гра-мотой администрации областиГ.А.Дорогиной Рассмотрев ходатайство администрации Никифоровского района опоощрении Г.А.Дорогиной в связи с ее юбилеем, ПОСТАНОВЛЯЮ: Наградить Почетной грамотой администрации области Дорогину ГалинуАлексеевну - директора Никифоровской централизованной библиотечнойсистемы - за большой вклад в организацию работы по библиотечномуобслуживанию населения, многолетний добросовестный труд и в связи с55-летием со дня рождения.Глава администрацииобласти О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 5 к Инструкции по работе с документами (п. 4.1, 4.24) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ23.04.2004 г.Тамбов N 357О реестре символов Тамбовскойобласти В соответствии с Законом Тамбовской области от 14.09.2001 N 209-З"Об официальных символах Тамбовской области" (в редакции ЗаконаТамбовской области от 28.11.2001 N 230-З) ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение о реестре символов Тамбовской областисогласно приложению. 2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Тамбовскаяжизнь". 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации области В.А.Черкасова.Глава администрацииобласти О.И.Бетин УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 23.04.2004 N 357 ПОЛОЖЕНИЕ о реестре символов Тамбовской области 1. Реестр символов Тамбовской области (далее - Реестр) создаетсяв соответствии со статьей 6 Закона Тамбовской области от 14.09.2001 N209-З "Об официальных символах Тамбовской области (в редакции ЗаконаТамбовской области от 28.11.2001 N 230-З). 2. Ведение Реестра осуществляет уполномоченный орган поосуществлению деятельности в сфере использования символов Тамбовскойобласти - управление организационной и кадровой работы администрацииобласти.и т.д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 6 к Инструкции по работе с документами (п. 4.1, 4.24) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ21.04.2004 г.Тамбов N 324О Плане мероприятий, посвященных10-й годовщине Международногогода семьи Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от28 февраля 2004 г. N 289-р о 10-й годовщине Международного года семьи,в соответствии с концепцией семейной политики в Тамбовской области и вцелях улучшения положения семей, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить План мероприятий, посвященных 10-й годовщинеМеждународного года семьи, согласно приложению N 1. 2. Утвердить список организационного комитета по подготовке ипроведению в 2004 году мероприятий, посвященных 10-й годовщинеМеждународного года семьи, согласно приложению N 2.и т.д.Глава администрацииобласти О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 21.04.2004 N 324 ПЛАН---------------------------------------------------------------------- N |Наименование |Время |Исполнители |мероприятий |проведения | | |мероприятий|---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3 | 4---------------------------------------------------------------------- 1. Подготовка доклада "О апрель- Управление социальной положении семей в Тамбовской май защиты населения области области" Тамбовский областной комитет государственной статистики (по согласованию) Управление здравоохранения области Управление культуры области и т.д.---------------------------------------------------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 21.04.2004 N 324 СПИСОК организационного комитета по подготовке и проведению в 2004 году мероприятий, посвященных 10-й годовщине Международного года семьиКосенков заместитель главы администрации области,Максим Юрьевич председатель организационного комитетаРоманина начальник управления социальной защитыЛариса Александровна населения области, заместитель председателя организационного комитета Члены организационного комитета:Астафьева начальник управления образования областиНаталья ЕгоровнаДробышева председатель федерального государственногоТамара Вениаминовна унитарного предприятия "Тамбовская государственная теле- и радиовещательная компания" (по согласованию)и т.д. ПРИЛОЖЕНИЕ N 7 к Инструкции по работе с документами (п. 4.1, 4.24) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ23.03.2004 г.Тамбов N 195Об ограничении рыболовства наводоемах Тамбовской области впериод весеннего нереста рыб2004 года В целях усиления охраны рыбных запасов в водоемах Тамбовскойобласти и в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 24.04.1995 N52-ФЗ "О животном мире" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Запретить спортивно-любительский лов щуки с 01 апреля до 01мая, сазана (карпа) - с 10 июня до 20 июля, линя - с 20 июня до 20июля, язя - с 01 апреля до 10 мая, жереха - с 10 апреля до 10 мая,всех остальных видов рыб - с 01 мая до 10 июня 2004 г. на участкахводоемов по списку согласно приложению.и т.д.Глава администрацииобласти О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению администрации области от 23.03.2004 N 195 СПИСОК участков водоемов, на которых запрещается спортивно- любительский лов рыбы в период весеннего нереста 2004 года---------------------------------------------------------------------- Наименование рек | Участки рек | Районы---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3----------------------------------------------------------------------Цна Пойменные озера: Чернянское, Тамбовский" Орехово, Голдымская старица" Затоны: Орехово, Линево," Ивенские разливы Моршанский" Заливные луга у сел: Отъяссы, Сосновский Мамонтово, Керш-Борки, Мутасьево, Серповое (Ковш), Рысли (Рыслинский затон), Моршанский Чернитово (озеро Симерка, Носины), Носинские разливыи т.д.----------------------------------------------------------------------Первый зам.главы администрацииобласти, начальник управлениясельского хозяйства области А.Я.Дубовик ПРИЛОЖЕНИЕ N 8 к Инструкции по работе с документами (п. 4.1, 4.24) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ07.07.2004 г.Тамбов N 225-рОб утверждении списка рабочей группы по разработке предложенийо порядке предоставления и финансирования льгот отдельнымкатегориям граждан на территории области В связи с предполагаемыми изменениями в федеральномзаконодательстве в вопросах предоставления льгот отдельным категориямграждан и в целях выработки предложений по мерам социальной защитынаселения области: 1. Утвердить список рабочей группы по разработке предложений опорядке предоставления и финансирования льгот отдельным категориямграждан на территории области согласно приложению. 2. Рабочей группе в срок до 10 августа 2004 г. внести дляпредварительного рассмотрения предложения о порядке предоставления ифинансирования льгот отдельным категориям граждан на территорииТамбовской области, расчеты потребности финансовых средств,необходимых для предоставления указанных льгот, а также переченьнормативных правовых актов области, требующих внесения изменений. 3. Заместителю главы администрации области М.Ю.Косенковуутвердить календарный план-график подготовки предложений.Глава администрацииобласти О.И.Бетин УТВЕРЖДЕН распоряжением администрации области от 07.07.2004 N 225-р СПИСОК рабочей группы по разработке предложений о порядке предоставления ифинансирования льгот отдельным категориям граждан на территории областиКосенков М.Ю. - заместитель главы администрации области, руководительТретьякова Л.П. - начальник финансового управления области, заместитель руководителяРоманина Л.А. - начальник управления социальной защиты населения области, заместитель руководителяПопова Т.И. - начальник отдела по работе с ветеранами и инвалидами управления социальной защиты населения области, секретарьЧлены рабочей группы:Антоненко Л.Н. - советник главы администрации областиГордеева Е.И. - председатель комитета по труду областиЖирнов А.Г. - председатель комитета по социальной политике Тамбовской областной Думы (по согласованию)Лутцев А.Б. - начальник управления здравоохранения областиОводов В.П. - председатель комитета по бюджету, налогам и финансам Тамбовской областной Думы (по согласованию)Перепечин Н.М. - заместитель главы администрации области, начальник управления топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйстваПопова И.С. - начальник правового управления администрации областиТолмачев В.Н. - председатель Тамбовского областного комитета государственной статистики (по согласованию)Федорова Л.И. - начальник управления экономической политики администрации областиЧарыков В.В. - начальник управления транспорта и автомобильных дорог области ПРИЛОЖЕНИЕ N 9 к Инструкции по работе с документами (п. 4.15, 4.18) Справка к проекту (наименование вида документа из программы)О правовой информации Тамбовской области---------------------------------------------------------------------- (заголовок правового документа)Код и раздел 120.000.000классификатора Информация и информатизацияАвтор проекта Отдел информатизации администрации области12.07.2004 А.Г.Мокрозуб Зам. начальника отдела информатизации Прохождение и согласование проекта документа-----------------------------------------------------------------------------Фамилия, имя, |Дата |Дата |Дата |Дата |Примечаниеотчество, должность, |полу- |возврата |передачи |оконча- |подпись (для |чения |акта |акта на |тельного |согласующих) |акта на |после |доработку |согласо- | |согла- |согласо- | |вания | |сование |вания | |(визиро- | |(визиро- |(визиро- | |вания) | |вание) |вания) | | |-----------------------------------------------------------------------------Н.Е.Астафьева - |16.08.2004|18.08.2004| |18.08.2004|начальник управления | | | | |образования области | | | | |(подпись) | | | | |-----------------------------------------------------------------------------И.С.Попова - начальник|09.08.2004| |16.08.2004|18.08.2004|правового управления | | | | |администрации области | | | | |----------------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------- Контроль за выполнением документа осуществляют----------------------------------------------------------------------Фамилия, имя, отчество|Должность |Пункты----------------------------------------------------------------------В.А.Черкасов |зам. главы администрации области|постановление----------------------------------------------------------------------С.Н.Бастрыкин |начальник отдела информатизации |п. 5---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- Документ разослать---------------------------------------------------------------------- Получатель | Кол-во |экземпляров----------------------------------------------------------------------В.А.Черкасов | 1----------------------------------------------------------------------Управление делопроизводства и материально-технического | 1обеспечения администрации области |----------------------------------------------------------------------Отдел информатизации | 1---------------------------------------------------------------------- |---------------------------------------------------------------------- |---------------------------------------------------------------------- |---------------------------------------------------------------------- |---------------------------------------------------------------------- |----------------------------------------------------------------------Предложения согласованы с руководителем управления, комитета, отделаДата ________ Подпись _________________ Сохранено 10-08-2004 11:28:58 ПРИЛОЖЕНИЕ N 10 к Инструкции по работе с документами (п. 5.4) Герб Тамбовской области Проект ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ вносится главой администрации области ЗАКОН О налоге на имущество организаций на территории Тамбовской области Статья 1. Общие положения 1. Налог на имущество организаций на территории Тамбовскойобласти (далее в настоящем Законе - налог) устанавливается настоящимЗаконом в соответствии с главой 30 части второй Налогового кодексаРоссийской Федерации и обязателен к уплате на территории Тамбовскойобласти. 2. Настоящий Закон определяет ставку налога в пределах,установленных Налоговым кодексом Российской Федерации, налоговыельготы и основания для их использования налогоплательщиками, порядок исроки уплаты налога, форму отчетности по налогу. Статья 2. Налоговая ставка Установить ставку налога в размере 2,2 процента. Статья 3. Налоговые льготы Освобождаются от налогообложения: 1) организации, производящие сельскохозяйственную продукцию и(или) выращивающие рыбу, при условии, что в общем доходе от реализациитоваров (работ, услуг) таких организаций доля дохода от реализациипроизведенной ими сельскохозяйственной продукции и (или) выращеннойими рыбы составляет не менее 70 процентов; 2) органы законодательной (представительной), исполнительнойвласти области и органы местного самоуправления - в отношенииимущества, используемого для осуществления возложенных на нихполномочий; 3) субъекты инвестиционной деятельности, направляющие собственныеи привлеченные средства в реализацию инвестиционных проектов,включенных в областную целевую инвестиционную программу, в отношенииимущества и (или) объектов, создаваемых инвестиционным проектом. Статья 4. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей поналогу 1. Уплата авансовых платежей по налогу производитсяналогоплательщиками согласно налоговым расчетам не позднее 30 дней сдаты окончания соответствующего отчетного периода. 2. Уплата налога согласно налоговым декларациям по итогамналогового периода производится не позднее 30 марта года, следующегоза истекшим налоговым периодом. Статья 5. Налоговая декларация 1. Налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного иналогового периода представлять в налоговые органы по своемуместонахождению, по местонахождению каждого своего обособленногоподразделения, имеющего отдельный баланс, а также по местонахождениюкаждого объекта недвижимого имущества (в отношении которого установленотдельный порядок исчисления и уплаты налога) налоговые расчеты поавансовым платежам по налогу и налоговую декларацию по налогу. Налогоплательщики представляют налоговые расчеты по авансовымплатежам по налогу не позднее 30 дней с даты окончаниясоответствующего отчетного периода. Налоговые декларации по итогам налогового периода представляютсяналогоплательщиками не позднее 30 марта года, следующего за истекшимналоговым периодом. 2. Формы налоговой декларации по налогу на имущество организацийи налогового расчета по авансовым платежам и порядок их заполненияутверждаются Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Статья 6. Вступление в силу настоящего Закона Настоящий Закон вступает в силу с 1 января 2004 года.Председатель областной Глава администрацииДумы области В.Н.Карев О.И.Бетинг.Тамбов"_____" ноября 2003 годаN ________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 11 к Инструкции по работе с документами (п. 5.4) ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Тамбовской области "О внесении изменений и дополнений в Закон Тамбовской области "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Тамбовской области" Проект закона Тамбовской области "О внесении изменений идополнений в Закон Тамбовской области "О бюджетном устройстве ибюджетном процессе в Тамбовской области" разработан комитетом побюджету, налогам и финансам областной Думы в связи с внесением рядапоправок в Бюджетный кодекс Российской Федерации, а такженеобходимостью уточнения отдельных формулировок текста Закона, исходяиз практики осуществления бюджетного процесса. Изменения, вносимые в статью 74, уточняют порядок представлениябюджетным учреждением сметы доходов и расходов при полученииуведомления о бюджетных ассигнованиях в соответствии со статьей 221Бюджетного кодекса Российской Федерации. Изменения, вносимые в статью 76, уточняют порядок списаниясредств при недостаточности денежных средств на счетебюджетополучателя в соответствии со статьей 255 Бюджетного кодексаРоссийской Федерации. Глава 14 "Ответственность за нарушение бюджетногозаконодательства" дополнена статьями 92-105 о видах нарушенийбюджетного законодательства и мерах принуждения к нарушителямбюджетного законодательства. В принятом Административном кодексе Российской Федерацииустановлена административная ответственность за нецелевоеиспользование бюджетных средств, за несвоевременный возврат бюджетныхсредств, несвоевременное перечисление платы за пользование бюджетнымисредствами. Причем эти виды нарушений применяются только в отношениисредств федерального бюджета и обязанность по применению этих нормАдминистративного кодекса возложена на органы федеральногоказначейства. Статьей 1 Административного кодекса предусмотренопринятие субъектом Российской Федерации законов об административныхправонарушениях. Поэтому возникла необходимость внесения в Законобласти "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Тамбовскойобласти" норм, повышающих ответственность участников бюджетногопроцесса за выполнение требований Бюджетного кодекса и данного закона. Поскольку во вновь введенных статьях 93-95, 100-103 применениеразличных мер ответственности за нарушение бюджетного законодательствадолжно осуществляться в соответствии с Законом области "Обадминистративных правонарушениях в Тамбовской области", который внастоящее время не принят, целесообразно предлагаемые поправки в Законобласти "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Тамбовскойобласти" внести и в проект закона "Об административных правонарушенияхв Тамбовской области".Начальник финансовогоуправления Л.П.Третьякова ПРИЛОЖЕНИЕ N 12 к Инструкции по работе с документами (п. 5.4) Герб Тамбовской области ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА ПОСТАНОВЛЕНИЕ----------------------------------------------------------------------от "____"____________200__г. N_____ г.ТамбовО проекте закона Тамбовской области "О бюджетеТамбовского областного фонда обязательногомедицинского страхования на 2004 год" Рассмотрев представленный главой администрации области проектзакона Тамбовской области "О бюджете Тамбовского областного фондаобязательного медицинского страхования на 2004 год" и заключениекомитета по бюджету, налогам и финансам областной Думы, Тамбовская областная Дума п о с т а н о в л я е т: 1. Принять проект закона Тамбовской области "О бюджетеТамбовского областного фонда обязательного медицинского страхования на2004 год" в первом чтении. 2. Направить проект закона Тамбовской области "О бюджетеТамбовского областного фонда обязательного медицинского страхования на2004 год" субъектам законодательной инициативы в областной Думе длявнесения предложений и замечаний в срок до декабря 2003 года. 3. Комитету по бюджету, налогам и финансам областной Думы(В.П.Оводов) доработать законопроект с учетом поступивших замечаний ипредложений и внести его на рассмотрение областной Думы во второмчтении.Председатель областнойДумы В.Н.Карев СОГЛАСОВАНО _______________________ _______________________ "____"__________200__г. СПРАВКА к проекту постановления областной Думы______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Проект представлен____________________________________________________ наименование комитета областной Думы, подразделения______________________________________________________________________ администрации области, организации, учреждения______________________________________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество руководителя-автора проекта______________________________________________________________________ ПРОЕКТ ПОСТАНОВЛЕНИЯ СОГЛАСОВАН----------------------------------------------------------------------Фамилия, имя, отчество | Должность | Дата и подпись | | согласования---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- ЗАМЕЧАНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ПРОЕКТУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ---------------------------------------------------------------------- Фамилия, имя, | Должность |Дата и содержание отчество | |замечаний и дополнений | |предлагается на | |отдельном листе | |машинописным текстом---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |---------------------------------------------------------------------- | |----------------------------------------------------------------------Контроль за исполнением_______________________________________________ указать номера пунктов или постановления в целом________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________возложен на___________________________________________________________Руководитель,давший указания на контроль (подпись) ПОСТАНОВЛЕНИЕ РАЗОСЛАТЬ---------------------------------------------------------------------- |Количество| |Количество Кому |экз. | Кому |экз.----------------------------------------------------------------------Председателю областной | | |Думы | | |----------------------------------------------------------------------Заместителю председателя | | |областной Думы | | |----------------------------------------------------------------------Председателям комитетов | | |областной Думы | | |----------------------------------------------------------------------Руководителю аппарата | | |областной Думы | | |----------------------------------------------------------------------Заведующим отделами | | |----------------------------------------------------------------------КСК | | |----------------------------------------------------------------------Администрации области | | |----------------------------------------------------------------------Прокурору Тамбовской | | |области | | |----------------------------------------------------------------------Парламентской библиотеке | | |РФ (только принятые | | |окончательно) | | |----------------------------------------------------------------------Главное государственно- | | |правовое управление | | |Президента РФ (только | | |принятые окончательно) | | |----------------------------------------------------------------------Главному федеральному | | |инспектору по Тамбовской | | |области | | |----------------------------------------------------------------------Представительные органы | | |местного самоуправления | | |----------------------------------------------------------------------РИАЦ ЦПС ФАПСИ в | | |Тамбовской области | | |(только принятые | | |окончательно) | | |----------------------------------------------------------------------Методическому кабинету | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |----------------------------------------------------------------------Предложения согласованы с руководителем отдела, комитета областнойДумы_____________________ Подпись__________________ датаПроект постановления (распоряжения) принят______________________ Подпись__________________ дата ПРИЛОЖЕНИЕ N 13 к Инструкции по работе с документами (п. 6.1.1.) Герб Тамбовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ заседания коллегии16.01.2004 г.Тамбов N 1 Председатель - О.И.Бетин Секретарь - Б.Н.Эсаулов Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном порядке без указания должности Далее перечисляются в алфавитном порядке члены коллегии с правом совещательного голоса Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности, свыше 15 человек вносится запись "списки прилагаются" Повестка дня: 1. О... (основной вопрос) Докладчик К.В.Колончин - заместитель главы администрации области 2. О... (второй по важности вопрос повестки) Докладчик Л.П.Третьякова - начальник финансового управленияобласти 1. СЛУШАЛИ: К.В.Колончин - текст доклада прилагается либо дается изложениесодержания выступления. ВОПРОС: (формулировка вопроса) ОТВЕТ: (формулировка ответа) и т.д. ВЫСТУПИЛИ: Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица Ф.И.О. - запись выступления и т.д. 1. РЕШИЛИ: 1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагается внеопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить ит.д.) 1.2. Текст второго пункта по первому вопросу. 2. СЛУШАЛИ: Л.П.Третьякова - текст второго вопроса повестки дня строится поаналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.Председатель (подпись) И.О.ФамилияСекретарь (подпись) И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ N 14 к Инструкции по работе с документами (п. 6.3.4)УЛИЦА БАТУРИНА 6 ИВАНОВО 53000ГУБЕРНАТОРУ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИТИХОНОВУ УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ИЛЬИЧ ВСКЛ ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯВСКЛ ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НАБЛАГО РОССИИ С УВАЖЕНИЕМГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ БЕТИН______________________________________________________________________ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, администрация Тамбовскойобласти, 392017Расчетный счет 19904.01.2004Зам.главы администрацииобласти В.А.Черкасов ПРИЛОЖЕНИЕ N 15 к Инструкции по работе с документами (п. 12.4) ЗАКАЗ в машинописное (копировально-множительное) бюроИндекс отдела_________________________________________________________Фамилия и инициалы исполнителя _______________________________________На______страницахЭкз.__________________________________________________________________Количество листов_____________________________________________________Дата исполнения_______________________________________________________Зав.бюро__________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ N 16 к Инструкции по работе с документами (п. 13) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ правового управления администрации области на 2004 год----------------------------------------------------------------------Индекс | Заголовок |Количество |Срок |Примечаниедела | дела |дел |хранения | | | |и номер | | | |статьи по | | | |Перечню |---------------------------------------------------------------------- 5-01 Законы Российской 1 Постоянно На госхранение Федерации Ст. 1 не принимаются. Хранятся в организации и т.д.Начальник правового управления администрации области И.С.ПоповаОДОБРЕНОПротокол заседания экспертной комиссииадминистрации областиот 05.11.2003 N 7 ПРИЛОЖЕНИЕ N 17 к Инструкции по работе с документами (п. 13.2.8) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения---------------------------------------------------------------------¬+--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------+¦ (Наименование структурного подразделения) ¦+--------------------------------------------------------------------+¦ ДЕЛО N______ ТОМ N ________ ¦+--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------+¦ (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА) ¦+--------------------------------------------------------------------++--------------------------------------------------------------------+¦ (ДАТА) ¦+--------------------------------------------------------------------+¦ На _____ лист. _____ ¦+--------------------------------------------------------------------+¦ Хранить_______________ ¦+------------------T-------------------------------------------------+¦Ф.И._____________ ¦ ¦+------------------+-------------------------------------------------+¦Оп. N____________ ¦ ¦+------------------+-------------------------------------------------+¦Д. N_____________ ¦ ¦L------------------+-------------------------------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 18 к Инструкции по работе с документами (п. 13.2) Форма листа - заверителя делаВ деле подшито и пронумеровано_______________________________ лист(ов) (цифрами и прописью)в том числе литерные листы __________ пропущенные номера _____________+ листов внутренней описи ____________________________________________----------------------------------------------------------------------Особенности физического | N листовсостояния и формирования дела |---------------------------------------------------------------------- 1 | 2----------------------------------------------------------------------(должность, подпись, расшифровка подписи, дата) ПРИЛОЖЕНИЕ N 19 к Инструкции по делопроизводству (п. 13.2.8) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N----------------------------------------------------------------------NN | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечаниепп | документа | документа | документа | листов | | | | | дела |---------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6---------------------------------------------------------------------- | | | | |----------------------------------------------------------------------Итого___________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи_______________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего опись _______________________(расшифровка) (подпись)Дата