Постановление Администрации Тамбовской области от 10.07.2000 № 752
О Порядке организации работы с обращениями граждан в администрации области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Тамбовской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ10 июля 2000 г. г. Тамбов N 752 Утратилo силу - Постановление Администрации Тамбовской области от 21.06.2005 г. N 518 О Порядке организации работы с обращениями граждан в администрации области (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 02.11.2000 г. N 1142) В целях упорядочения работы с обращениями граждан в администрацииобласти и в соответствии с Законом области от 19.09.97 N 130-З "Опорядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области"ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Порядок организации работы с обращениями граждан вадминистрации области согласно приложению. 2. Заместителям главы администрации области, руководителямструктурных подразделений, сотрудникам администрации области в своейработе с обращениями граждан руководствоваться настоящим Порядком. 3. Признать утратившим силу постановление администрации областиот 01.10.99 N 855 "О Порядке организации работы с обращениями гражданв аппарате администрации области". 4. Начальнику организационного отдела администрации областиЭсаулову Б.Н. внести изменения в Регламент администрации Тамбовскойобласти, утвержденный постановлением администрации области от 26.01.98N 58. 5. Контроль за исполнением данного постановления возложить назаместителя главы администрации области Титаренко В.А. Глава администрации Тамбовской области О.Бетин------------------------------ УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 10.07.2000 N 752 П О Р Я Д О К организации работы с обращениями граждан в администрации области* (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 02.11.2000 г. N 1142) ------------------------------* далее - Порядок организации работы с обращениями граждан Настоящий Порядок разработан в соответствии с Законом Тамбовскойобласти "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовскойобласти", Регламентом администрации Тамбовской области и определяетправила приема, регистрации, учета, рассмотрения обращений граждан, атакже анализа их причин, характера и контроля за сроками исполнения. 1. Общие положения 1.1. Обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм ипетиций, а также в устной форме. В них авторами высказываютсяпредложения, заявления, жалобы. Предложения - обращения граждан, направленные на улучшениедеятельности органов государственной власти, местного самоуправления,предприятий, учреждений, организаций, независимо от формсобственности. Заявления - обращения граждан по поводу реализации принадлежащихим прав, закрепленных Конституцией Российской Федерации изаконодательством Российской Федерации и Тамбовской области. Жалобы - обращения с требованиями о восстановлении прав изаконных интересов граждан, нарушенных действием (бездействием),решениями юридических или физических лиц (должностными лицами,государственными и муниципальными служащими). Петиции - коллективные, письменные обращения граждан в органыгосударственной власти по осуществлению законодательных,исполнительных или судебных мер по вопросам, затрагивающим интересынаселения. 1.2. Работа с обращениями осуществляется в соответствии сКонституцией Российской Федерации, действующим законодательством.Организация этой работы в аппарате администрации областирегламентируется настоящим порядком, предусматривающим очередность ипоследовательность операций, проводимых должностными лицами испециалистами аппарата при рассмотрении письменных и устных обращенийграждан. 1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно отдругих видов делопроизводства и возлагается на сотрудников канцелярии,отдела по взаимодействию с общественными организациями и населениемкомитета по связям с общественностью*, помощников главы и заместителейглавы администрации области, специалистов приемных руководителейструктурных подразделений администрации области.------------------------------* далее - отдел по взаимодействию с общественными организациями инаселением. 1.4. Личную ответственность за состояние делопроизводства пообращениям граждан несут помощники главы, заместителей главыадминистрации области, руководители структурных подразделений. 2. Прием, учет, регистрация и передача на рассмотрение руководителям администрации области письменных обращений граждан 2.1. Все поступающие в администрацию области письменные обращенияграждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются иучитываются работниками канцелярии общего отдела администрацииобласти. 2.2. В канцелярии общего отдела администрации области: проверяется правильность адресования поступившей корреспонденции.Письменные обращения, доставленные не по назначению, незамедлительновозвращаются почтовому отделению не вскрытыми для направленияадресату; вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов(разорванные документы подклеиваются); конверт подкалывается к письму; поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка,пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения кписьму) также подкалываются к письму (в случае обнаружения, чтоотсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка,которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). 2.3. На письма, полученные с ценными бумагами (облигациями,акциями и т.д.) и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двухэкземплярах. Один экземпляр акта остается в канцелярии общего отдела,который подшивается к реестру. Второй экземпляр передается вместе списьмом в отдел по взаимодействию с общественными организациями инаселением и подшивается к обращению. 2.4. Составляются также акты на письма, в которых послерассмотрения специалистами обнаруживается недостача документов,упоминаемых автором в обращении, а также на заказные письма суведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменноговложения. 2.5. Письма граждан с пометкой "лично" не вскрываются. На нихпроставляется регистрационный штамп и они передаются по назначению. 2.6. Проставляется штамп в правом нижнем углу первого листаписьменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указаниемдаты их поступления. 2.7. Ответы на обращения граждан направляются руководителямадминистрации области для рассмотрения. 2.8. Работники канцелярии общего отдела ведут ежедневный учетпоступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячновключают эти данные в сводки по документообороту для докладаруководству администрации области. Письменные обращения граждан ежедневно включаются в реестр, всоответствии с которым они передаются главному специалисту отдела повзаимодействию с общественными организациями и населением длярегистрации и дальнейшей работы с ними. 2.9. Специалисты отдела по взаимодействию с общественнымиорганизациями и населением администрации области: прочитывают письменные обращения граждан; сверяют указанные в письменном обращении и на конверте фамилию,имя, отчество автора, адрес (уточняя его при необходимости). Конвертыобращений сохраняются в случаях, когда только по ним можно установитьадрес отправителей, или когда дата почтового штемпеля необходима дляподтверждения времени отправления и получения письма; регистрируют обращения граждан в журналах учета с указанием датыих поступления и порядковых номеров; проставляют в регистрационном штампе письменного обращениярегистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилиизаявителя, цифрового кода руководителя и порядкового номера обращения(например, А-01-205); не позднее чем в пятидневный срок письменные обращения граждан,в которых отсутствуют жалобы на органы местного самоуправления и главмуниципальных образований, и содержащие вопросы, которые всоответствии с Законом области "О местном самоуправлении в Тамбовскойобласти" в ред. от 20.11.98 N 37-З находятся в ведении органовместного самоуправления и глав муниципальных образований, отправляютв адрес органов местного самоуправления и глав муниципальныхобразований на стандартных бланках (приложение 6), извещая об этомписьменно авторов (приложение 7). (Дополнен - ПостановлениеАдминистрации Тамбовской области от 02.11.2000 г. N 1142) 2.10. Перед регистрацией обращений проверяется кратностьобращений одного автора, поступивших в текущем году. Если обращениеповторное, то ему присваивается очередной регистрационный индекс суказанием через дробь порядкового номера первого обращения (например,А-01-428/205). 2.11. Повторными считаются обращения, поступившие от одного итого же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачипервого письма истек срок рассмотрения или заявитель не согласен спринятым по его обращению решением. 2.12. Обращения одного автора по одному и тому же вопросу,направленные различным адресатам и поступившие в администрациюобласти, когда месячный срок рассмотрения первичного не истек,учитываются под регистрационным индексом первого обращения сдобавлением порядкового номера через дробь (например, А-01-205/1,А-01-205/2 и т.д.) или в нижнем поле регистрационно-контрольныйкарточки записывается название органа, направившего обращение вадминистрацию области, номер обращения гражданина и дата егопоступления. 2.13. Не считаются повторными обращения одного и того же автора,по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому жевопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующимикомпетентными органами. Последним присваивается регистрационный индекспервого обращения с добавлением порядкового номера через дробь. 2.14. На обращения с присвоенным регистрационным номером в деньпоступления заполняется машинописным способом лицевая сторонарегистрационно-контрольной карточки. Все записи делаются выверено иточно, не допуская двойных толкований (приложения 1-3). Письменные обращения, поступившие в администрацию области после15.00 часов, регистрируются работниками канцелярии следующим днем. Регистрационно-контрольные карточки заполняются в двухэкземплярах: первый поступает в текущую картотеку обращений граждан; второй экземпляр регистрационно-контрольных карточек направляетсявместе с обращениями на рассмотрение конкретным руководителямадминистрации области по их компетентности. Указанный экземпляркарточки хранится в картотеке руководителя и используется прирассмотрении обращения. 2.15. Сведения, содержащиеся в регистрационно-контрольныхкарточках, вводятся в электронную базу данных для контроля и анализаработы с обращениями граждан. 2.16. Помощники главы, заместителей главы, руководителиструктурных подразделений администрации области: ведут вторые экземпляры контрольных карточек обращений,регистрируют резолюции по регистрационному номеру обращения (например,к N А-01-205); сообщают заявителю кому направлено обращение для рассмотрения и вкакие сроки оно должно быть рассмотрено (приложение 5); исполненные устные и письменные обращения, поступившие во времяличного приема, и сопутствующие им материалы переписки комплектуют вобложки и передают специалисту отдела по взаимодействию собщественными организациями и населением, ответственному заорганизацию личного приема; исполненные письменные обращения граждан, поступившие по почте,оформляют и передают специалисту отдела по взаимодействию собщественными организациями и населением, ответственному заорганизацию работы с письменными обращениями граждан. 2.17. В случае разногласия между структурными подразделениями опринадлежности обращения окончательное решение по данному вопросупринимается руководителями администрации области. 2.18. Руководители администрации области, к ведению которых неотносится решение вопросов, поставленных в обращениях, направляют ихне позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этомписьменно авторов, а при личном приеме разъясняют, куда им следуетобратиться. 3. Работа с отдельными видами письменных обращений 3.1. При работе с повторными обращениями специалисты отдела повзаимодействию с общественными организациями и населением по запросуруководителя подбирают имеющуюся в администрации области переписку пообращениям данного заявителя. При необходимости повторные письмаставятся на контроль. 3.2. Обращения, направленные в администрацию областигосударственными органами, требующими сообщить результаты ихрассмотрения, берутся на контроль и на них оформляется специальнаярегистрационно-контрольная карточка с красной полосой по диагонали. 3.3. Обращения с просьбами о личном приеме руководителямиадминистрации области рассматриваются как обычные обращения. Принеобходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приемаграждан в администрации области, а заявления оформляются в дело какисполненные. 3.4. Ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовыекнижки, присланные с обращениями, возвращаются исполнительным органамместного самоуправления по месту жительства заявителей с просьбойвернуть их авторам обращений. 3.5. Обращения, бессмысленные по содержанию, в которыхотсутствуют личные просьбы, а также некорректные по тону, списываютсяначальником отдела по взаимодействию с общественными организациями инаселением в дело, о чем на обращении делается соответствующаяотметка. 3.6. Обращения граждан, в которых не указана или написананеразборчиво фамилия, отсутствуют данные о месте жительства заявителялибо о его работе или учебе, признаются анонимными. В графе регистрационно-контрольной карточки "Автор" делаетсязапись "анонимное", в графе "адрес" указывается территория попочтовому штемпелю. Содержание таких обращений аннотируется также каки других обращений граждан. Анонимные письма передаются руководителямадминистрации для ознакомления. 3.7. Если подпись заявителя прочитать невозможно, но имеютсясведения о месте жительства, работы, учебы, то в графе "Автор"регистрационно-контрольной карточки оформляется запись "Подписьнеразборчива". В этом случае руководитель принимает решение одальнейшей работе с письмом, телеграммой. 3.8. При наличии под петицией не менее трех тысяч подписей онаподлежит обязательному рассмотрению областной Думой или главойадминистрации области по их компетенции. 3.9. При повторных обращениях граждан, в случае если заявитель неудовлетворен ответом, то председателем комитета по связям собщественностью администрации области данное обращение передается длявынесения правовой оценки ответа начальнику правового управленияадминистрации области. 4. Уведомление авторов о направлении обращений на исполнение 4.1. Извещение о направлении обращения на рассмотрениеоформляется на специальном бланке за подписью руководителяадминистрации области (приложение 4). 4.2. Запрещается пересылать жалобы на рассмотрение лицам,действия которых обжалуются. 4.3. Все авторы обращений должны, как правило, уведомляться вписьменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения ихписьма или телеграммы. 4.4. Письменные уведомления посылаются на бланках за подписьюпомощника главы, заместителя главы, руководителя структурногоподразделения администрации области. Возможны и нестандартныеуведомления (приложение 5). 4.5. Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда этовозможно и целесообразно, автор обращения извещается по телефону илипри личном приеме (на оборотной стороне регистрационно-контрольнойкарточки делается соответствующая запись). 4.6. Если автору обращения уведомление не направляется, тообосновывается необходимость этого обстоятельства, а врегистрационно-контрольной карточке об этом делается запись. 4.7. Не уведомляются, как правило, авторы обращений, если: они находятся в местах заключения; по содержанию обращение является некорректным или бессмысленным; отсутствует полный адрес заявителя или он просит ответ направитьпо адресу "До востребования"; есть основание установить, что письмо анонимное; заявители обращаются по одному и тому же вопросу и им ужепосылались неоднократные ответы. 5. Рассмотрение письменных обращений граждан 5.1. Руководители администрации области, получившие направленныеспециалистами отдела по взаимодействию с общественными организациями инаселением в соответствии с распределением обязанностей между главой изаместителями главы администрации области обращения, рассматривают ихи определяют исполнителей, характер действий и сроки рассмотрения. Принеобходимости даются поручения проверить наиболее сложные посодержанию обращения с выездом на место, а также о привлечении кпроверке специалистов различных отраслей. 5.2. Если в резолюции руководителя указано несколькоисполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных вобращении вопросов является исполнитель, указанный в списке первым. 5.3. По результатам рассмотрения обращений готовятся ответызаявителям, а при необходимости и в контролирующие органы.Подготовленные проекты ответов визируются исполнителем с указаниемдаты на втором экземпляре в левом нижнем углу последнего листа ипередаются на подпись руководителю. Исполнитель несет ответственность(одновременно с подписавшими лицами) за содержание, ясность и четкостьответа, достоверность ссылки на нормативные акты. Если обращение рассматривалось работниками нескольких структурныхподразделений, заявителю направляется один ответ. Проект ответаготовится ответственным исполнителем, согласовывается с другимиисполнителями, визируется ими, после чего передается на подписьруководителю. Ответственность за своевременное и правильное исполнениев равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. 5.4. При проверке обращений с выездом на место результатырассмотрения оформляются справкой, которая докладывается руководителюи служит основанием для подготовки ответа. 5.5. Подготовленные ответы должны соответствовать следующимтребованиям: ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всемвопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будетделаться); если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешенаположительно, то указывается, по каким причинам она не может бытьудовлетворена; в ответе должно четко просматриваться, что заявительпроинформирован о его содержании; ответы по результатам рассмотрения обращений граждан,направляемые в контролирующие органы, даются только за подписьюруководителей администрации области, ответы заявителям, как правило, -за подписью исполнителей; в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки,регистрационный номер обращения, присвоенный администрацией области,на какой исходящий номер, дату документа дается ответ, фамилия, имя,отчество и номер телефона исполнителя. 5.6. Перед передачей ответа для отправки адресату проверяетсяналичие в нем подписей, виз на копии ответа, соответствие приложений,указанных в ответе, правильность написания фамилии и инициаловкорреспондента, адреса, индекса почтового отделения и ссылки на дату иномер письма, на которое посылается ответ. 5.7. Ответы, поступившие от исполнителей в администрацию области,а также копии ответов в областные и федеральные государственные органывместе с имеющейся перепиской направляются руководителями в отдел повзаимодействию с общественными организациями и населением, специалистыкоторого на их основании заполняют оборотную сторонурегистрационно-контрольной карточки и вводят соответствующие данные вэлектронную базу данных. 6. Сроки рассмотрения обращений граждан и контроль за их соблюдением 6.1. Обращения граждан рассматриваются в месячный срок, которыйисчисляется со дня регистрации их в канцелярии общего отделаадминистрации области. 6.2. Обращения, рассмотрение которых контролируется, исполняютсяв сроки, установленные контролирующими органами. 6.3. Если контролирующим органом срок не указан, то обращениярассматриваются в срок, не превышающий месяца. 6.4. При необходимости проведения дополнительных проверок,выяснения вновь возникших обстоятельств, руководители вправе продлитьсроки рассмотрения до одного месяца. 6.5. В тех случаях, когда для рассмотрения обращений необходимопроведение специальной проверки, истребование дополнительныхматериалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращениймогут быть в порядке исключения продлены руководителями, но не болеечем на 15 дней с письменным уведомлением об этом лица, подавшегожалобу или заявление. 6.6. Решения о продлении сроков рассмотрения обращенийпринимаются по мотивированной просьбе исполнителей или самимируководителями. При этом обращение становится на дополнительныйконтроль, о чем на оборотной стороне учетной карточки делается отметкаи вносится соответствующая корректировка в электронную базу данных. 6.7. Если вопросы, поставленные в обращении, не получилиразрешения по истечении окончательного срока дополнительного контроля,то руководитель на основании ответа исполнителя списывает обращение исопутствующие материалы в дело или принимает решение продолжитьконтроль за исполнением обращения. При этом, в первом случае заявителю направляется ответ суказанием объективных причин, не позволявших разрешить обращение вустановленные законодательством сроки, а во втором случае исполнителюнаправляются копии обращения и ответа, а автор уведомляется о новомсроке рассмотрения его заявления или жалобы. 6.8. Контроль за своевременным исполнением обращений обеспечиваютдолжностные лица аппарата администрации области в соответствии сраспределением обязанностей или поручениями руководителей. Они обязаныследить за правильным и полным рассмотрением и разрешениемпредложений, заявлений и жалоб граждан. 6.9. Письменные и устные обращения, по которым даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. 6.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены всепоставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры изаявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующимзаконодательством. 6.11. Датой исполнения обращений является дата отправки ответазаявителю, а в соответствующих случаях в контролирующий орган, илидата списания "В дело" ответа, полученного от исполнителя. 7. Организация личного приема граждан 7.1. Личный прием граждан ведут должностные лица администрацииобласти в соответствии с графиком, утвержденным главой администрацииобласти. Прием ведется в установленные дни с 10.00 до 17.00 часов вкомнате, специально отведенной для этой цели. Посетители могут заблаговременно ознакомиться с графиком личногоприема, который вывешивается в здании администрации области надоступном месте, доводится до сведения граждан через средства массовойинформации. 7.2. Запись на прием производится помощниками главы, заместителейглавы администрации области, специалистом отдела по взаимодействию собщественными организациями и населением, ответственным за организациюличного приема, без ограничений с 9.00 до 17.00 часов. Оформлениезаписи осуществляется в журнале с указанием даты, фамилии, имени,отчества, адреса проживания заявителя. Запись производится при личномобщении или по телефону. При этом в день приема данные проверяются подокументам, удостоверяющим личность посетителя. На прием не записываются: лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотическогоопьянения; посетители при повторных обращениях, которым были даныисчерпывающие ответы, соответствующие действующему федеральному иобластному законодательству. 7.3. Руководители структурных подразделений администрацииобласти, расположенные в отдельных зданиях, организуют личный приемграждан самостоятельно. 7.4. Запись граждан на личный прием к руководству администрации,руководителям структурных подразделений аппарата администрации должнапроизводиться, как правило, в зависимости от характера обращенийграждан и вопросов, курируемых должностными лицами, ведущими личныйприем. 7.5. Последовательность приглашения на личный приемосуществляется специалистом отдела по взаимодействию с общественнымиорганизациями и населением, ответственным за организацию приема, сучетом категории льгот обратившегося, удаленности места проживания отобластного центра, даты и времени обращения посетителя. 7.6. При необходимости могут проводиться предварительные беседыпомощников главы администрации, его заместителей, других ответственныхсотрудников аппарата администрации области с гражданами, ожидающимиличного приема. 7.7. Если количество обратившихся превышает 40 человек, тоорганизуется дополнительный прием должностными лицами администрацииобласти, определяемыми руководителем, осуществляющим личный прием всоответствии с характером обращений граждан. 7.8. В случае невозможности осуществления личного приемаруководителем в назначенный день прием ведут его помощники илиназначенные им другие должностные лица администрации области. При этомруководитель может определить дополнительный день приема. 7.9. В случае, если назначенный для приема день являетсяпраздничным, то глава, заместители главы администрации области могутпринять решение о назначении дополнительного дня приема. 7.10. Помощники главы администрации области, его заместителейобязаны присутствовать на личном приеме граждан, который ведут ихруководители. 7.11. Во время личного приема руководителями администрацииобласти не допускается рассмотрение служебных вопросов. 7.12. На каждого гражданина заполняется лицевая сторонарегистрационно-контрольной карточки с отметкой о регистрационномномере, состоящем из начальных букв слов "Личный прием" и порядковогономера записи на прием (например, ЛП-112). 7.13. Во время записи устанавливается кратность устных обращенийграждан на личный прием. При повторных обращениях подбираютсяимеющиеся в администрации области материалы предыдущих обращений. 7.14. Ожидающие личного приема граждане приглашаются на беседуспециалистом отдела по взаимодействию с общественными организациями инаселением, который одновременно передает ведущему приемрегистрационно-контрольную карточку заявителя и при необходимостипереписку по предыдущим обращениям. 7.15. Глава администрации области, его заместители, руководителиструктурных подразделений администрации области могут проводить личныйприем граждан в исполнительных органах местного самоуправлениярайонов, городов, сельсоветов и поссоветов, объединениях, напредприятиях, в учреждениях, организациях. 7.16. Ответственность за организацию и проведение выездныхприемов граждан несут комитет по связям с общественностью, помощникиглавы администрации области и его заместителей. 7.17. Во время личного приема гражданин имеет возможность сделатьустное заявление и при необходимости оставить письменное обращение посуществу поднимаемых им вопросов. 7.18. Руководитель, ведущий личный прием, как правило, вприсутствии посетителя должен принять решение по существу поставленныхвопросов, которое записывается в регистрационно-контрольной карточке. Если обращение не получило разрешения в ходе личного приема, торуководитель оформляет резолюцию, в которой даются соответствующиепоручения исполнителям по рассмотрению обращения. 7.19. После окончания личного приема специалист отдела повзаимодействию с общественными организациями и населением,ответственный за организацию личного приема, проводит обработкуматериалов приема граждан: заявления граждан, изъявивших желание передать свое обращение вписьменном виде, не дожидаясь личного приема, передает вместе срегистрационно-контрольной карточкой руководителю, ведущему прием илиего помощнику; данные регистрационно-контрольных карточек, поступивших с личногоприема, вводит в электронную базу данных с обязательной записьюрезолюций должностных лиц, проводивших прием . (В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 02.11.2000 г. N 1142) 7.20. В соответствии с резолюциями должностных лиц, проводившихприем, помощники готовят и направляют исполнителям поручения суказанием сроков их рассмотрения (приложение 4) и извещают заявителей(приложение 5), при этом сведения о резолюциях сообщают специалистуотдела по взаимодействию с общественными организациями и населением,ответственному за организацию личного приема не позднее 5 дней последня приема. (В редакции Постановления Администрации Тамбовскойобласти от 02.11.2000 г. N 1142) 7.21. Контроль за выполнением поручений, указаний, данных вовремя личного приема граждан главой, заместителями главы администрацииобласти, за своевременностью и качеством исполнения поступившихпредложений, заявлений, жалоб возлагается на помощников главы,заместителей главы администрации области. 7.22. Ответственность за своевременное рассмотрение икачественное исполнение предложений, заявлений и жалоб, поступивших наличном приеме и взятых на контроль, возлагается на должностных лиц,проводивших прием. 7.23. Исполненные устные и письменные обращения граждан,поступившие во время личного приема и сопутствующие им материалыпереписки комплектуются в обложки помощниками главы, заместителейглавы администрации области, специалистами приемных руководителейструктурных подразделений аппарата администрации области и передаютсяспециалисту отдела по взаимодействию с общественными организациями инаселением, ответственному за организацию личного приема граждан. 7.24. На основании представленных материалов специалист,ответственный за организацию приема граждан заполняет оборотнуюсторону регистрационно-контрольных карточек и вводит в электроннуюбазу данных. 8. Оформление документов, формирование дел и хранение письменных и устных обращений граждан 8.1. Обращения граждан, взятые на контроль, после их рассмотрениядолжны быть возвращены в администрацию области со всеми относящимися кним материалами для централизованного оформления дел и карточки. 8.2. На каждом обращении после рассмотрения должна быть надпись"В дело", дата и личная подпись руководителя администрации, принявшегоэто решение. 8.3. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы,связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии сутвержденной номенклатурой дел администрации области. 8.4. Раздельно формируются и хранятся: дела с обращениями, содержащими предложения граждан осущественных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятийили устранении серьезных недостатков и злоупотреблений, - хранятсяпостоянно; дела с предложениями, заявлениями и жалобами личного ивторостепенного характера, материалы личного приема граждан - хранятся5 лет. 8.5. Каждое рассмотренное обращение гражданина при наличиидокументов, кроме регистрационно-контрольной карточки формируетсяотдельно, комплектуется в обложку, оформленную в соответствии с ГОСТом17914-72 (приложение 8). 8.6. В случае рассмотрения повторного обращения или появлениядополнительных документов они подшиваются к делу с первичнымобращением. 8.7. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. 8.8. Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильнооформленные документы подшивать в дела запрещается. 8.9. Сформированные дела помещаются в специальные папки погородам и районам области и располагаются в них в соответствии спорядковыми номерами. 8.10. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращенийхранятся в картотеке обращений граждан, которая комплектуется потерриториальной принадлежности обращений и по фамилиям авторов валфавитном порядке. 8.11. Хранение рассмотренных обращений и материалов к нимобеспечивается отделом по взаимодействию с общественными организациямии населением в текущем архиве в течение двух лет, после чего онипередаются в архив администрации области. 8.12. По истечении сроков хранения в архиве администрации областисоответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии сзаключением экспертной комиссии администрации области либоуничтожаются в установленном порядке либо передаются нагосударственное хранение. 9. Комплексный учет и анализ результатов работы по рассмотрению обращений граждан 9.1. Комплексный учет и анализ рассмотрения обращений гражданосуществляется с помощью электронной информационно-поисковой системы.На основе ежедневного ввода данных регистрационно-контрольных карточекобращений граждан в электронную базу данных и их автоматизированнойобработки готовятся следующие статистические материалы: справки: о рассмотрении обращений; о характере обращений; о распределении обращений: по корреспондентам; по категориям заявителей; по месту жительства заявителей; о сроках рассмотрения обращений руководителями администрацииобласти; о количестве обращений, поставленных на контроль; статистический отчет о рассмотрении обращений (характерпоставленных в обращениях вопросов); комплексные сведения о рассмотрении письменных обращений. Полученные материалы обрабатываются и используются для анализапоступивших обращений граждан по временным интервалам, а также втематическом, социальном и территориальном аспектах. В результатеобработки готовятся аналитические записки, обзоры за квартал,полугодие, год. Приложение 1 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.14) У К А З А Н И Я по заполнению регистрационно-контрольной карточки (РКК) Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки --------------------------------------------------- Регистрационный номер: письменного обращения - начальная буква фамилии заявителя,цифрового кода руководителя и порядкового номера обращения; письменного обращения, поданного на личном приеме, - начальныебуквы слов "Личный прием" и порядкового номера обращения; если обращение коллективное, вместо начальной буквы фамилиизаявителя в индексе указываются первые три начальные буквы словаколлективное - "Кол"; если обращение без подписи или подпись неразборчивая, вместоначальной буквы фамилии заявителя указываются буквы "Б/п" или "П/н"; в случае анонимного обращения в индексе указываются буквы "Ан" -первые буквы слова "Анонимное". Автор - фамилия и инициалы (имя, отчество в случае обращений,поданных на личном приеме), место жительства или работы, учебы,телефон заявителя или заявителей. Фамилия с инициалами пишется в именительном падеже; для писем без подписи делается запись "Без подписи"; для писем с неразборчивой подписью делается запись "Подписьнеразборчива"; для анонимных писем делается запись "Анонимное"; если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо(Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то отмечаются двефамилии: Петров И.П., Сидоров В.И.; если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращениесчитается коллективным. В графе "Автор" делается запись "Коллективное"с указанием первых двух-трех фамилий авторов; Коллективными считаются также письма, подписанные членами однойсемьи. При этом в графе "Автор" указывается: Сидоровы. Еслиуказываются инициалы членов семьи, то отмечается: Петров(а) И.И.(М.М.). Адрес заполняется в соответствии с Почтовыми правилами. Словаобласть, город, край, дом, корпус, квартира писать не рекомендуется.Например, Парковая, 14-2-34, Солнечногорск, Московская, 293000.Необходимо также пользоваться общепринятыми сокращениями приобозначении адресата: "п" - поселок, "с" - село, "ст" - станица,"ст-я" - станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект, "б-р" -бульвар, "мкр" - микрорайон, "кварт" - квартал, "туп" - тупик. Еслиавтор проживает в административном центре края, области, республики,то наименование субъекта Федерации писать не рекомендуется (например,Липецк, Иваново и т.д. если нет географического повтора на территорииРоссии). Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, приопределении территории заявителя следует руководствоваться даннымипочтового штемпеля по месту отправки. Вид обращения - предложение, заявление или жалоба, поступившие попочте или поданные на личном приеме, и количество листов в них. Корреспондент, дата, регистрационный номер сопроводительногописьма - наименование организации, переславшей обращение, дата ирегистрационный номер сопроводительного письма. Дата поступления - дата поступления обращения (по почте или наличном приеме). Краткое содержание обращения - которое должно обосновыватьадресность направления документа на рассмотрение. При необходимости заполняются и последующие графы лицевой сторонырегистрационно-контрольной карточки, а именно: Ответственный исполнитель - наименование организации илиструктурного подразделения, отвечающего за разрешение обращения. Резолюция - указание, поручение руководителя переносится сдокумента или записывается на личном приеме. Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя,автора первой резолюции. Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией илисроком исполнения, установленного законодательством. Запись обизменении сроков производится в следующей графе строки с указаниемнового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение оего изменении. Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки ----------------------------------------------------- Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" -указывается дата вручения обращения непосредственному исполнителю; графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефоннепосредственного исполнителя (графы заполняются при каждомперемещении обращения); графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительномзапросе": адресат, номер, краткое содержание промежуточного ответа илизапроса; графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянииисполнения и т.п. Дата, регистрационный номер документа (ответа) - дата ирегистрационный номер документа, содержащего окончательное решение. Адресат - указывается адресат и наименование документа сокончательным решением, который получен от исполнителя или отправленкорреспонденту. Результат рассмотрения - указывается результат окончательногорешения об исполнении (удовлетворено, отказано, разъяснено). С контроля снял - фамилия и инициалы руководителя или другогодолжностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля. Подпись контролера - подпись должностного лица, ответственного заосуществление контроля по исполнению обращения. Приложение 2 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.14) Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки---------------------------------------------------------------------- Регистрационно-контрольная карточка | Регистрационный номер----------------------------------------------------------------------Автор(ф., и., о., адрес, телефон)__________________________________________Вид обращения______________________________на___________л,Корреспондент, дата, индекссопроводит. письма__________________________________________________________________________________________________________________________Дата поступления______________________________________________________Краткое содержание__________________________________________________________________________________________________________________________Отв. исполнитель______________________________________________________Резолюция___________________________________________________________________________________________________________________________________Автор резолюции_______________________________________________________Срок исполнения_____________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение 3 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.14) Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки Ход исполнения:----------------------------------------------------------------------Дата передачи| Исполнитель |Отметка о промежуточном ответе|Контрольныена исполнение| |или дополнительном запросе |отметки---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |---------------------------------------------------------------------- | | |----------------------------------------------------------------------Дата, регистрационный номер документа(обращения)___________________________________________________________Адресат_______________________________________________________________Результат рассмотрения____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________С контроля снял_______________________________________________________Подпись контролера_________________________ Приложение 4 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 4.1, 7.20) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ392017,г.Тамбов,ул.Интернациональная,14 тел. 72-63-91____________________N__________________ Направляем Вам на рассмотрение письмо _________________________________________________________________________________________________ О результатах просьба сообщить заявителю.Зам. главы администрацииобласти _________________________ Приложение 5 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.16, п. 4.4, 7.20) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ392017,г.Тамбов,ул.Интернациональная,14 тел. 72-63-91____________________N__________________ Сообщаем, что Ваше письмо, поступившее __________________________направлено на рассмотрение__________________________________________________________________________________________________________________ О результатах проверки Вам будет сообщено________________________Помощник зам. главы администрацииобласти ______________________________ Приложение 6 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.9) (Дополнено - Постановление Администрации Тамбовской областиот 02.11.2000 г. N 1142) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Тамбовской области392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14Тел. 728412, 726391_______________N_____________ В соответствии со ст. 6 Закона Тамбовской области от 19.09.1997 N130-З "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тамбовской области"направляется обращение________________________________________________по вопросу_________________________________________________________________________________________________________________________________,который согласно ст. 113 Устава (Основного закона) Тамбовской областии ст. 12 Закона Тамбовской области "О местном самоуправлении вТамбовской области" в ред. от 20.11.98 N 37-З находится в веденииВашего муниципального образования. Просьба разобраться и сообщить заявителю ________.С уважением,председатель комитетапо связям с общественностьюадминистрации области Приложение 2 к постановлению администрации области от 02.11.2000 N 1142 Приложение 7 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 2.9) (Дополнено - Постановление Администрации Тамбовской областиот 02.11.2000 г. N 1142) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯТамбовской области392017, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 14Тел. 728412, 726391_______________N_____________ Сообщаем, что Ваше обращение, поступившее на имя главыадминистрации области О.И.Бетина, рассмотрено. Учитывая, что поднимаемые в обращении вопросы, в соответствии сдействующим законодательством, находятся в ведении органов местногосамоуправления, оно направлено для принятия решения в____________________________________________________________________________________________________________________________________________с просьбой сообщить Вам о результатах.С уважением,председатель комитетапо связям с общественностьюадминистрации области Приложение 8 к Порядку организации работы с обращениями граждан (п. 8.5) АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИФамилия, имя, отчество______________________________________________________________________________________________________________________Адрес __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Д Е Л О N__________Содержание____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Начато:_______________________ Окончено:_____________________