Постановление Администрации Тамбовской области от 02.12.2009 № 1429
Об электронном документообороте
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ02.12.2009 г. Тамбов N 1429 Об электронном документообороте (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) Для организации электронного документооборота в администрацииобласти и исполнительных органах государственной власти областиадминистрация области постановляет: 1. Возложить на управление информационных технологий, связи идокументооборота администрации области (Стрельцов) организациюэлектронного документооборота администрации области и исполнительныхорганов государственной власти области. (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 2. Утвердить положение о системе защищенного электронногодокументооборота администрации области и исполнительных органовгосударственной власти области согласно приложению N 1. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 3. Утвердить перечень официальных адресов электронной почтыгрупповых рассылок (далее - Перечень рассылок) согласно приложениюN 2. 4. Разрешить использование адресов групповых рассылок только взащищенном электронном документообороте с использованием электроннойподписи (далее - ЭП). (В редакции Постановления АдминистрацииТамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 5. Утвердить порядок работы с электронными документами в системезащищенного электронного документооборота в структурных подразделенияхадминистрации области и исполнительных органах государственной властиобласти (далее - Порядок) согласно приложению N 3. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 6. Утвердить форму Реестра лиц, уполномоченных вести электронныйдокументооборот с использованием ЭП в структурных подразделенияхадминистрации области и исполнительных органах государственной властиобласти, (далее - Реестр уполномоченных лиц) согласно приложению N 4.(В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) 7. Руководителям структурных подразделений администрации областии исполнительных органов государственной власти области: перейти с 01.12.2009 на использование электронных документов вдокументообороте со структурными подразделениями администрацииобласти, исполнительными органами государственной власти области,администрациями городов и районов; использовать документооборот на бумажных носителях только вслучаях, если использование электронного документооборота противоречитнормам действующего законодательства Российской Федерации; назначить уполномоченное лицо, удостоверяющее электронныедокументы ЭП (далее - уполномоченное лицо); (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) организовать получение ЭП в Тамбовском областном государственномбюджетном учреждении "Региональный информационно-технический центр"(далее - ТОГБУ "РИТЦ"); (В редакции Постановления АдминистрацииТамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) организовать работу с нормативными правовыми актами области наосновании поступающих по электронной почте извещений об ихопубликовании на информационном портале органов государственной властии местного самоуправления в сети Интернет. 8. Управлению информационных технологий, связи и документооборотаадминистрации области (Стрельцов) для организации защищенногоэлектронного документооборота: (В редакции Постановления АдминистрацииТамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) обеспечить функционирование сервера электронной почты защищенногоэлектронного документооборота с использованием ЭП и настройкуэлектронной почты на рабочих станциях уполномоченных лиц; (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) организовать ведение Перечня официальных адресов защищенногоэлектронного документооборота с использованием ЭП на внутреннемПортале органов государственной власти и местного самоуправленияобласти; (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от31.01.2014 г. N 92) организовать ведение Перечня рассылок с использованием ЭП; (Вредакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) организовать работу по развитию информационной системы учетанормативных правовых актов (далее - НПА) области с учетом требованийнастоящего постановления; организовать актуализацию Реестра уполномоченных лиц; (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) организовать работу по установке программно-технических средствЭП в структурных подразделениях администрации области и исполнительныхорганах государственной власти области, администрациях городов ирайонов. (В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) 9. ТОГБУ "РИТЦ" (Байбаков): (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) оказывать услуги удостоверяющего центра исполнительным органамгосударственной власти и администрациям городов и районов, участвующимв защищенном электронном документообороте с использованием ЭП, набезвозмездной основе; (В редакции Постановления АдминистрацииТамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) проводить установку и настройку программно-технических средств ЭПи электронной почты защищенного электронного документооборота сиспользованием ЭП на компьютеры уполномоченных лиц; (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 10. Рекомендовать администрациям городов и районов: (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) перейти на использование электронных документов вдокументообороте со структурными подразделениями администрацииобласти, исполнительными органами государственной власти области,администрациями городов и районов; (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) назначить уполномоченное лицо и организовать получение средствЭП в соответствии с порядком, установленным настоящим постановлением.(В редакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) 11. Рекомендовать Тамбовской областной Думе, территориальныморганам федеральных органов исполнительной власти и иным организациям,участвующим в межведомственном взаимодействии с администрациейобласти, исполнительными органами государственной власти области,органами местного самоуправления, в том числе при предоставлениигосударственных и муниципальных услуг населению, перейти наиспользование электронных документов в документообороте соструктурными подразделениями администрации области, исполнительнымиорганами государственной власти области, органами местногосамоуправления с заключением соответствующих соглашений. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 12. Управлению информационных технологий, связи идокументооборота администрации области: (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) перейти на обработку и передачу электронных документов в органыисполнительной власти области, администрации городов и районов поэлектронной почте в соответствии с Порядком, установленным настоящимпостановлением; организовать рассылку извещений об обнародованных наинформационном портале органов государственной власти и местногосамоуправления в сети Интернет НПА области; предоставлять официальные копии принятых НПА на бумажныхносителях по запросам структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти области и администрацийгородов и районов; внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вадминистрации области, утвержденную постановлением администрацииобласти от 21.03.2008 N 353, с учетом положений Порядка, утвержденногонастоящим постановлением. 13. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить напервого заместителя главы администрации области А.А.Сазонова. (Вредакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) Глава администрации области О.И.Бетин ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 02.12.2009 N 1429 Положение о системе электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области 1. Электронный документооборот администрации области иисполнительных органов государственной власти области (далее -электронный документооборот) представляет собой взаимодействиеинформационных систем документооборота администрации области,исполнительных органов государственной власти области и администрацийгородов и районов и иных органов и организаций (далее - участники). 2. Организатором электронного документооборота являетсяуправление информатизации администрации области. 3. Под взаимодействием информационных систем документооборота внастоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведениеслужебной переписки в электронной форме) между участникамиэлектронного документооборота по электронной почте с использованиемили без использования средств криптографической защиты. 4. При осуществлении электронного документооборота допускаетсяобмен информационными сообщениями, содержащими общедоступнуюинформацию и информацию для служебного использования. Информационныесообщения для служебного пользования передаются с использованиемсредств криптографической защиты и в обязательном порядкеподписываются электронной цифровой подписью. 5. Основными принципами электронного документооборота являются: обеспечение технологической возможности использованияэлектронного документооборота переменным числом его участников; применение участниками электронного документооборота совместимыхтехнологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия иунифицированных программно-технических средств; правомерное использование программного обеспечения исертифицированных программно-технических средств участникамиэлектронного документооборота; обеспечение целостности передаваемой информации; минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, приосуществлении информационного взаимодействия участниками электронногодокументооборота; обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации. 6. Технико-технологическая инфраструктура электронногодокументооборота состоит из следующих элементов: головной узел электронного документооборота, оператором которогоявляется организатор электронного документооборота; абонентские пункты участников электронного документооборота сустановленными средствами криптографической защиты информации иэлектронно-цифровой подписью; каналы связи. 7. Технические средства головного узла электронногодокументооборота включают в себя почтовый сервер,программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защитыинформации и иные средства программно-технического обеспеченияэлектронного взаимодействия участников электронного документооборота. 8. Основными функциями головного узла электронногодокументооборота являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемойинформации от несанкционированного доступа и искажения при еенахождении на головном узле электронного документооборота и передачепо каналам связи до почтовых ящиков участников электронногодокументооборота; обмен электронными сообщениями между участниками электронногодокументооборота. 9. Технические средства участника межведомственного электронногодокументооборота включают в себя программное обеспечение работыэлектронной почты, коммуникационное оборудование, средства защитыинформации и автоматизированное рабочее место. 10. Основными функциями абонентских пунктов участниковмежведомственного электронного документооборота являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемойинформации от несанкционированного доступа и искажения до передачи еев канал связи; доставка электронных сообщений, полученных из головного узлаэлектронного документооборота, в информационные системы электронногодокументооборота адресатов; отправка электронных сообщений из информационных системэлектронного документооборота участников электронного документооборотана головной узел электронного документооборота; хранение электронных сообщений до передачи на головной узелэлектронного документооборота или в информационную системуэлектронного документооборота адресата. 11. Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронногодокументооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участниковэлектронного документооборота. 12. Организатор электронного документооборота осуществляетследующие функции: организационное и методическое обеспечение электронногодокументооборота; формирование и актуализация адресных справочников почтовыхящиков; организация эксплуатации технико-технологической инфраструктурыэлектронного документооборота; организация информационной безопасности электронногодокументооборота в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. 13. Организацию технико-технологической инфраструктурыэлектронного документооборота осуществляет организатор электронногодокументооборота путем организации каналов связи от головного узлаэлектронного документооборота до абонентских пунктов участниковэлектронного документооборота. Для организации каналов связи электронного документооборотаиспользуются каналы связи организатора электронного документооборота и(или) каналы связи, арендуемые организатором электронногодокументооборота у операторов связи. 14. Технические средства абонентских пунктов участниковэлектронного документооборота приобретаются ими самостоятельно,программно-технические средства защиты информации и программаэлектронной почты передаются участникам электронного документооборотана безвозмездной основе во временное пользование организаторомэлектронного документооборота. Передача оформляется актомприема-передачи технических средств. Технические средства должны бытьрасположены в помещениях, обеспечивающих сохранность техническихсредств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.Программно-технические средства электронно-цифровой подписи (далее -ЭЦП) передаются участникам электронного документооборота всоответствии с установленным порядком. 15. Настройка технических средств и средств защиты, а такжеустановка специального программного обеспечения осуществляется подруководством организатора электронного документооборота. 16. Электронный документооборот осуществляется посредством обменаэлектронными сообщениями. Электронное сообщение состоит изсопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная частьпредназначена для адресации сообщения. Содержательная частьпредставляет собой текст сообщения либо текст сообщения сприсоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронныйобраз) документа или электронный документ с указанными в немреквизитами. Обеспечение воспроизведения получаемых электронныхдокументов возлагается на их отправителя. 17. Отправитель электронного сообщения, содержащего электроннуюкопию документа, несет ответственность за соответствие содержанияэлектронной копии содержанию подлинника документа на бумажномносителе. Это соответствие может подтверждаться его электроннойподписью. 18. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационнойсистеме электронного документооборота участника электронногодокументооборота осуществляется в соответствии с инструкцией поделопроизводству этого участника. 19. Система электронного документооборота участника электронногодокументооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений ополучении электронных сообщений этим участником. 20. Поддержание технико-технологической инфраструктурыэлектронного документооборота в работоспособном состоянииосуществляется организатором электронного документооборота посредствомвыполнения комплекса работ, включающих: обеспечение работоспособности программно-технических средств; анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибокпрограммно-технических средств; ремонт или замену вышедших из строя программно-техническихсредств; обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности. 21. Информационная безопасность при осуществлении электронногодокументооборота обеспечивается комплексом технических иорганизационных мероприятий. 22. К техническим мероприятиям относятся: организация и использование средств защиты информации в полномобъеме их функциональных возможностей; обеспечение целостности обрабатываемых данных; обеспечение антивирусной защиты информации; резервное и архивное копирование. 23. К организационным мероприятиям относятся: контроль выполнения требований нормативных документов,регламентирующих обеспечение защиты информации; определение должностных лиц участников электронногодокументооборота и организатора электронного документооборота,ответственных за обеспечение информационной безопасности; установление порядка резервного копирования, восстановления иархивирования баз данных, находящихся на головном узле электронногодокументооборота, а также порядка обновления антивирусных баз; установление порядка допуска для проведенияремонтно-восстановительных работ программно-технических средств; организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которыхразмещены узлы участников электронного документооборота и техническихсредств этих узлов. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 02.12.2009 N 1429 ПЕРЕЧЕНЬ официальных адресов электронной почты групповых рассылок---------------------------------------------------------------------- Наименование группы | Адрес электронной почты | групповых рассылок----------------------------------------------------------------------Структурные подразделения spa@eds.tambov.gov.ruадминистрации областиОрганы исполнительной власти области oiv@eds.tambov.gov.ruАдминистрации городов admg@eds.tambov.gov.ruАдминистрации районов admr@eds.tambov.gov.ruПомощники главы администрации области pom@eds.tambov.gov.ruи его заместителей---------------------------------------------------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области от 02.12.2009 N 1429 Порядок работы с электронными документами в системе защищенного электронногодокументооборота в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 1. Общие положения 1.1. Целью разработки Порядка работы с электронными документами всистеме защищенного электронного документооборота в структурныхподразделениях администрации области и исполнительных органахгосударственной власти области (далее - Порядок) является созданиеусловий для функционирования электронного документооборота. (Вредакции Постановления Администрации Тамбовской областиот 31.01.2014 г. N 92) 1.2. Основной формой информационного взаимодействия междуструктурными подразделениями и исполнительными органамигосударственной власти области, администрациями городов и районовпризнается электронный документооборот. 1.3. Вопросы, неурегулированные настоящим Порядком, подлежатрешению в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству вадминистрации области, утвержденной постановлением администрацииобласти от 21.03.2008 N 353 (далее - Инструкция по делопроизводству). 1.4. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке: электронный документооборот - система ведения документации, прикоторой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документовподдерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий накомпьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающуювозможность формирования и ведения распределенной базы данных. Приэтом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетнымпризнается электронный документ, создаваемый, корректируемый ихранимый в компьютере; официальные адреса электронной почты - адреса электронной почты,используемые в защищенном документообороте по электронной почте; машиночитаемая версия документа - файл, созданный в соответствиис требованиями положений Инструкции по делопроизводству, позволяющийсоздать копию документа на бумажном носителе без реквизитов: ГербТамбовской области и подпись; электронный образ документа - файл, содержащий графическую копиюполностью оформленного документа. 2. Электронный документ 2.1. Электронным документом признается совокупность двух файловэлектронного образа документа на бумажном носителе (pdf формат) и егомашиночитаемой версии, подписанных электронной цифровой подписью(далее - ЭЦП). 2.2. Электронные документы подписываются ЭЦП уполномоченноголица. Компетенция уполномоченного лица по подписанию документовструктурных подразделений администрации области или исполнительныхорганов государственной власти области определяется их правовымиактами. 2.3. Приложения к документу передаются в машиночитаемой версии,которая при необходимости подписывается ЭЦП. 2.4. Электронный документ может иметь копию на бумажном носителе. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяетсяотметкой "Копия электронного документа". 3. Адреса электронной почты 3.1. Официальные адреса электронной почты для участия взащищенном электронном обороте документов с использованием ЭЦП (далее- официальные адреса ЭП) предоставляются управлением информатизацииадминистрации области: структурным подразделениям администрации области; исполнительным органам государственной власти области; приемным главы администрации области и его заместителей; администрациям городов и районов; организациям и учреждениям, участвующим в оказаниигосударственных и муниципальных услуг населению; иным организациям по соглашению с администрацией области. 3.2. Перечень официальных адресов ЭП ведется управлениеминформатизации администрации области и размещается на внутреннемПортале органов государственной власти и местного самоуправленияобласти. 3.3. Официальные адреса ЭП администрациям городов и районов, иныморганизациям, подключенным к сети администрации области,предоставляются на основании соглашений между администрациейТамбовской области и заинтересованной стороной. 3.4. Официальные адреса ЭП защищенного электронногодокументооборота с использованием ЭЦП используются только среди егоучастников. 3.5. Структурное подразделение администрации области,исполнительный орган государственной власти области, приемнаязаместителя главы администрации области, иной участник могут иметьтолько один официальный адрес ЭП. 4. Электронная цифровая подпись 4.1. Обслуживание защищенной системы электронногодокументооборота с использованием ЭЦП осуществляет Удостоверяющийцентр Тамбовского областного государственного учреждения"Информационно-технический центр" (далее - ТОГУ "Информтехцентр",Удостоверяющий центр). 4.2. Структурные подразделения администрации области,исполнительные органы государственной власти области, администрациигородов и районов подключаются к системе электронного документооборотас использованием ЭЦП ТОГУ "Информтехцентр". 4.3. Иные юридические лица подключаются к системе электронногодокументооборота в соответствии с заключенными с администрациейобласти соглашениями. 5. Создание и передача электронного документа 5.1. Электронный документ создается с помощью лицензионныхпрограммных средств, обеспечивающих его дальнейшее использование всистеме электронного документооборота. 5.2. Передача электронных документов осуществляетсяуполномоченными лицами участников электронного документооборота послеих регистрации в соответствии с установленным порядком. 5.3. Для регистрации и передачи защищенного электронногодокумента исполнитель представляет в отдел документационногообеспечения управления информационных технологий, связи идокументооборота администрации области оригинал подписанного главойадминистрации области или его заместителями документа на бумажномносителе в двух экземплярах. Экземпляр с визами остается в отделедокументационного обеспечения управления информационных технологий,связи и документооборота администрации области, второй экземплярпередается исполнителю для передачи по электронной почте и хранится всоответствии с существующим порядком. (В редакции ПостановленияАдминистрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 5.4. По электронной почте передаются заверенная ЭЦПмашиночитаемая версия документа и приложения в машиночитаемом виде.При необходимости передается электронный образ документа, заверенныйЭЦП. 5.5. Отправка электронной почты осуществляется с включеннойфункцией "запросить уведомление о прочтении". 5.6. Обмен электронными документами осуществляется черезофициальный сервер электронной почты с использованием официальныхадресов электронной почты, опубликованных в Перечне рассылок навнутреннем Портале органов государственной власти и органов местногосамоуправления области. 6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты Порядок регистрации и рассмотрения электронного документа,поступившего на официальный адрес электронный почты администрацииобласти, структурного подразделения администрации области иисполнительного органа государственной власти области соответствуетпорядку регистрации и рассмотрения документов на бумажном носителе,определенному Инструкцией по делопроизводству. 7. Хранение электронных документов 7.1. Хранение электронного документа осуществляетсяуполномоченными лицами, осуществляющими заверение копий документов ЭЦПв соответствии с установленным порядком. 7.2. Срок хранения электронного документа соответствует срокухранения его копии на бумажном носителе. 7.3. Ответственность за сохранность электронного документавозлагается на уполномоченных лиц. 7.4. Архив официального сервера электронной почты хранится втечение 5 лет. Ответственность за его сохранность возлагается науправление информатизации администрации области. 8. Рассылка опубликованных нормативных правовых актов области (далее - НПА) 8.1. Официальные копии НПА, размещенные на Портале органовгосударственной власти и местного самоуправления области в формеэлектронных документов, участникам электронного документооборота набумажных носителях не рассылаются. 8.2. Работник, занимающий должности государственной гражданскойслужбы в отделе документационного обеспечения управленияинформационных технологий, связи и документооборота администрацииобласти, в соответствии с должностным регламентом, направляет наофициальные адреса электронной почты заинтересованных сторон извещенияоб опубликовании НПА в соответствии со списком рассылки. (В редакцииПостановления Администрации Тамбовской области от 31.01.2014 г. N 92) 8.3. Учет проработки НПА осуществляется в полученных поэлектронной почте извещениях без использования копии электронногодокумента на бумажном носителе. ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации области от 02.12.2009 N 1429 ФОРМА РЕЕСТРА лиц, уполномоченных вести электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области---------------------------------------------------------------------------------------------------- ФИО |Должность |Контактная |Дата |Основания |Дата |Основания |Примечание | |информация: |внесения|внесения в|удаления|удаления | | |рабочий телефон, |в Реестр|Реестр |из |из Реестра| | |адрес электронной| | |Реестра | | | |почты | | | | |---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8---------------------------------------------------------------------------------------------------- | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------------------------------