Постановление Администрации Тамбовской области от 02.08.2002 № 587
О проведении областного смотра сохранности документов Архивного фонда Тамбовской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Тамбовской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ02.08.2002 г. Тамбов N 587 О проведении областного смотра сохранности документов Архивного фонда Тамбовской области Во исполнение постановления администрации области от 14.08.2001 N757 "О состоянии архивного дела в области и мерах по его развитию" и вцелях улучшения сохранности документов Архивного фонда Тамбовскойобласти, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследиянародов России, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Провести областной смотр сохранности документов Архивногофонда Тамбовской области (далее областной смотр) с 01.09.2002 по31.08.2003. 2. Образовать комиссию по проведению областного смотра в составе:Черкасов В.А. - заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области - председатель комиссииЖуравлев И.П. - начальник архивного отдела области, заместитель председателя комиссииТацитова Л.И. - заместитель начальника управления делопроизводства и материально-технического обеспечения администрации области, заместитель председателя комиссииКиселева Т.В. - консультант архивного отдела области, секретарь комиссии. Члены комиссии:Громова Н.Д. - начальник архивного отдела администрации Тамбовского района (по согласованию)Иванова Л.В. - главный специалист отдела организационно-архивной работы и маркетинга управления сельского хозяйства и продовольствия областиИвлиева В.И. - первый заместитель начальника управления культуры областиИльина Ж.В. - директор Центра хранения документов по личному составу Тамбовской областиКитайчик В.И. - начальник архивного отдела администрации г. Мичуринска (по согласованию)Кожевникова Т.И. - начальник архивного отдела администрации г. Котовска (по согласованию)Коршунова М.В. - заместитель директора Государственного архива Тамбовской областиЛетнев А.П. - заместитель начальника управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (по согласованию)Шахова Л.И. - главный специалист архивного отдела областиШитикова Н.А. - директор объединенного междуведомственного архива комитета по начальному профессиональному образованию области. 3. Утвердить Положение об областном смотре согласно приложению. 4. Рекомендовать руководителям органов исполнительной властиобласти, органов местного самоуправления, предприятий, организаций иучреждений независимо от форм собственности принять участие вобластном смотре. 5. Финансовому управлению области (Антоненко) обеспечитьфинансирование указанных мероприятий в пределах ассигнований,предусмотренных на содержание архивного отдела области и областныхгосударственных архивов на 2003 год. Глава администрации области О.И.Бетин------------------------------ ПРИЛОЖЕНИЕ УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 02.08.2002 N 587 П О Л О Ж Е Н И Е об областном смотре сохранности документов Архивного фонда Тамбовской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Областной смотр сохранности документов Архивного фондаТамбовской области (далее смотр) организуется администрациейТамбовской области. 1.2. В смотре участвуют городские, районные архивы иведомственные архивы учреждений-источников комплектования архивовобласти. 1.3. Смотр проводится с 1 сентября 2002 г. по 31 августа 2003 г. 1.4. Основными задачами смотра являются: всестороннее изучение состояния сохранности документов,хранящихся в муниципальных и ведомственных архивах; осуществление практических мер по устранению вскрытых в ходесмотра недостатков; выработка конкретных предложений по улучшению условий хранениядокументов; изучение и распространение опыта хранения документов. 1.5. Для организации и проведения смотра сохранности документовобразуется областная смотровая комиссия. В состав комиссии включаютсяспециалисты архивной службы области, представители администрацииобласти, администрации городов и районов, специалисты учреждений,организаций и предприятий. 1.6. Комиссия координирует проведение смотра в области и обобщаетего результаты. 1.7. В районах и городах области создаются районные и городскиесмотровые комиссии. 2. УСЛОВИЯ СМОТРА Проверка состояния сохранности документов проводится по следующимпоказателям: 2.1. Требования к зданиям и хранилищам: специально построенные или приспособленные; удаленность от объектов, опасных в пожарном отношении, источниковскопления насекомых и грызунов (столовые, склады); изолированность отдругих помещений, гарантированность от затопления; наличие и характеристика архивохранилищ (площадь, наличиезапасных выходов, распашных решеток на окнах, покрытие стен, полов); наличие рабочей комнаты, помещения для работы исследователей; электрооборудование и световой режим (наличие электропроводки,светильников закрытого исполнения, удаление светильников от коробок сдокументами, изоляция шнуров, заземление электрооборудования и наличиесветонепроницаемых штор); противопожарная защита (наличие углекислотных огнетушителей,обивка дверей железом по асбесту; наличие планов эвакуации, пожарнойсигнализации; периодичность проверок архивохранилищ органами пожарнойохраны; отсутствие в хранилищах посторонних предметов); температурно-влажностный режим (наличие психрометра,периодичность снятия показаний и их регистрация, возможностьподдержания оптимального режима хранения); оборудование хранилищ и санитарно-гигиенический режим (видыстеллажей, их установка, регулярность проведения уборок иобеспыливания, герметичность окон, проведение санитарных дней, наличиедокументов, пораженных плесневым грибком, дезинфекция хранилищ идокументов, отсутствие грызунов); порядок опечатывания хранилищ и допуск в них; хранение ключей отхранилищ. 2.2. Размещение и состояние документов в хранилищах: загруженность хранилищ; картонирование, наличие топографических пофондовых и постеллажныхуказателей; соблюдение принципа раздельного размещения документовпостоянного срока хранения и по личному составу; наличие карточекфизического состояния дел, проведение работы по улучшению физическогосостояния дел; выдача дел из хранилищ (наличие карт-заместителей дел, наличиелистов использования в делах, наличие книг выдачи дел, наличие актоввыдачи дел во временное пользование, контроль за возвратом дел); проведение проверок наличия и состояния дел (периодичностьпроверок и оформление итогов, розыск необнаруженных дел и снятие их сучета). 2.3. Состояние государственного учета документов: наличие учетных документов в архиве и их состояние; книга учета поступлений (оформление книги, наличие годовыхитоговых записей, соответствие записей в книге данным актовприема-передачи, описям дел и наличию документов в хранилище); список фондов (оформление списка, наличие записей о выбытиифондов, годовых итоговых записей, нумерации листов); карточка фондов (наличие фондовых картотек по форме Регламентагосударственного учета, правильность их оформления, ведения карточек(листов) фондов, внесение изменений в карточки фондов; описи дел (наличие в описях дел на принятые документы грифовутверждения, согласования, сводных итоговых записей, хранение описей,их экземплярность); паспорт архива (сверка данных паспортов со списками фондов,данными книги учета поступлений); сведения об изменениях в составе и объеме фондов; дело фонда (соответствие количества дел фондов количеству фондовархива; наличие в деле фонда исторической справки, дополнений к ней,справок, актов и т.д.); проведение выверки комплекта учетных документов (выборочнаяпроверка соответствия данных основных учетных документов). 2.4. Количество дел, хранящихся в архиве (хранилище), крайниедаты дел; количество дел, хранящихся сверх установленного срока (дляведомственных архивов), неучтенных, неописанных. 3. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ СМОТРА 3.1. Итоги смотра подводятся областной смотровой комиссией. 3.2. Итоги подводятся раздельно по городским, районным иведомственным архивам. 3.3. Архивы, участвующие в смотре, представляют в архивный отделобласти информации (справки) о выполнении условий смотра. 3.4. По итогам смотра определяются призовые места. 3.5. Победители смотра награждаются дипломами и денежнымипремиями. 3.6. Для поощрения победителей создается призовой фонд.