Постановление Администрации Тамбовской области от 28.02.2000 № 165
О Положении об общем отделе администрации области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Тамбовской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Администрации Тамбовской области от 29.05.2002 г. N 401 О Положении об общем отделе администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение об общем отделе администрации областисогласно приложению. 2. Считать утратившим силу постановление администрации области от28.04.97 N 214 "О Положении об общем отделе администрации области". Глава администрации Тамбовской области О.Бетин г. Тамбов 28 февраля 2000 г. N 165------------------------------ УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 28 февраля 2000 г. 165 П О Л О Ж Е Н И Е об общем отделе администрации Тамбовской области 1. Общие положения 1.1. Общий отдел администрации Тамбовской области образуетсяпостановлением главы администрации области. 1.2. Общий отдел действует на правах самостоятельногоструктурного подразделения в составе аппарата администрации области,его деятельность направляет заместитель главы администрации области. 1.3. Управление отделом осуществляется его начальником, которыйназначается на должность постановлением главы администрации области попредставлению заместителя главы администрации области, курирующегоработу отдела, и несет персональную ответственность за выполнениевозложенных на отдел задач. Начальнику отдела подчиняются всеработники общего отдела. Руководитель отдела должен иметь высшее образование и стаж работына руководящих должностях не менее 5 лет. В отсутствие начальника отдела его обязанности выполняетзаместитель. 1.4. В состав общего отдела входят: канцелярия, протокольныйсектор, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив,секретари приемных главы администрации области и его заместителей,служба хозяйственного обеспечения, другие работники в соответствии соштатным расписанием. 1.5. В своей деятельности общий отдел руководствуетсязаконодательными и иными нормативно-правовыми актами органовгосударственной власти и управления Российской Федерации, областнойДумы и администрации области, а также настоящим Положением. 1.6. Работа сотрудников общего отдела регламентируетсядолжностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделениетруда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределениеработ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностныеинструкции разрабатываются и утверждаются руководителем отдела и егозаместителем. 1.7. Общий отдел состоит на областном бюджете. Структура и штатыотдела утверждаются главой администрации области. 1.8. Общий отдел имеет круглую печать с обозначением своегонаименования. При отправке корреспонденции пользуется бланками сугловым штампом администрации области, при необходимости - гербовойпечатью администрации области. 1.9. Общий отдел издает приказы по основной деятельности и поличному составу. 1.10. Прекращение деятельности общего отдела или егореорганизация производятся в установленном законодательством порядкепо постановлению главы администрации области. Общий отдел администрации области расположен по адресу: г. Тамбов, ул. Интернациональная, д. 14. 2. Основные задачи 2.1. Основными задачами общего отдела являются: 2.1.1. Организация, руководство, координация, контроль иреализация работ по материально-техническому и документационномуобеспечению управления; 2.1.2. Совершенствование форм и методов работы с документами; 2.1.3. Обеспечение единого порядка документирования, организацииработы с документами, контроля за сроками исполнения поручений главыадминистрации по служебным письмам из вышестоящих организаций; 2.1.4. Сокращение документооборота; 2.1.5. Разработка и внедрение нормативных и методическихдокументов по совершенствованию документационного обеспечения ваппарате и структурных подразделениях администрации области; 2.1.6. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологийдокументационного обеспечения управления на базе применениявычислительной и организационной техники; 2.1.7. Обеспечение хозяйственно-технического обслуживанияслужебного здания, организация его охраны, обеспечение противопожарнойбезопасности, проведение текущего ремонта, своевременной уборкипомещения и прилегающей к зданию территории; 2.1.8. Осуществление руководства и контроля за деятельностьюавтобазы администрации области, состоящей на хозяйственном расчете. 3. Функции 3.1. В соответствии с поставленными задачами на общий отделвозлагаются следующие функции: 3.1.1. Оформление принятых официальных документов администрацииобласти и оперативное доведение их до исполнителей и населенияобласти; 3.1.2. Обеспечение четкой организации делопроизводства в аппаратеадминистрации области, оказание методической помощи органам местногосамоуправления по вопросам документирования управленческойдеятельности; 3.1.3. Обеспечение организационно-технической подготовкизаседаний коллегии администрации области и проводимых главойадминистрации области совещаний, заседаний, семинаров, конференций,встреч и других массовых мероприятий; 3.1.4. Обеспечение изготовления, учета и хранения печатей,штампов и бланков документов; 3.1.5. Обеспечение экспедиционной обработки, регистрациидокументов и учетно-справочной работы по документам; 3.1.6. Организация своевременного рассмотрения и подготовки кдокладу руководству поступающих документов, осуществление контроля заправильностью оформления документов, представляемых на подписьруководству; 3.1.7. Организация машинописного изготовления, копирования иоперативного размножения документов; 3.1.8. Разработка номенклатуры дел администрации области,обеспечение хранения и использования законченных делопроизводством дели документов, обеспечение подготовки и сдачи их на государственноехранение; 3.1.9. Организация контроля за работой с документами вструктурных подразделениях администрации области; 3.1.10. Организация работы архива администрации области всоответствии с законодательством по архивному делу РоссийскойФедерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациямиучреждений государственной архивной службы Российской Федерации; 3.1.11. Повышение квалификации сотрудников администрации областии ее структурных подразделений по вопросам ведения делопроизводства,проведения совещаний, семинаров и консультирование работников органовместного самоуправления по проблемам, относящимся к компетенции общегоотдела; 3.1.12. Оснащение рабочих мест мебелью, средствами оргтехники,обеспечение сотрудников канцелярскими принадлежностями; 3.1.13. Осуществление материально-технического обеспеченияработников структурных подразделений администрации области, помощниковдепутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации; 3.1.14. Осуществление контроля за сохранностью материальныхценностей и другого имущества. Проведение инвентаризации имущества ивсех материальных ценностей администрации области; 3.1.15. Совершение от имени администрации области сделок,заключение договоров, осуществление контроля за их исполнением,получение материальных ценностей, поступающих в адрес администрацииобласти; 3.1.16. В установленном порядке решение вопросов подбора, приема,увольнения и перестановки кадров подведомственных служб. 4. Права 4. Общий отдел имеет право: 4.1. Представлять главе администрации области проекты официальныхдокументов; 4.2. Участвовать в работе коллегии администрации области,совещаний при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции общегоотдела; 4.3. Контролировать и требовать от руководителей структурныхподразделений администрации области выполнения установленных правилработы с документами в администрации области; 4.4. Запрашивать от структурных подразделений администрацииобласти, органов местного самоуправления, других органов, учреждений иорганизаций, должностных лиц необходимые для осуществлениядеятельности общего отдела информации, документы, материалы; 4.5. Проводить проверки организации документационного обеспеченияуправления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок доруководителей структурных подразделений для принятия соответствующихмер; 4.6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурныхподразделений администрации области к подготовке проектов документовпо поручению руководства; 4.7. Возвращать исполнителям на доработку документы,подготовленные с нарушением установленных требований; 4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своейкомпетенции; 4.9. Разрабатывать должностные инструкции работников общегоотдела; 4.10. Вносить предложения руководству о примененииадминистративных мер во всех случаях нарушения подразделениямиадминистрации области и должностными лицами установленных правилработы с документами; 4.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихсясостояния работы с документами, а также совершенствовании форм иметодов работы с ними; 4.12. Вносить на рассмотрение руководства администрации областипредставления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемыхдолжностей ответственных работников общего отдела, их поощрении иналожении на них взысканий, принимать и увольнять, поощрять и налагатьвзыскания собственными приказами работников службы хозяйственногообеспечения и автобазы администрации области. 5. Ответственность 5.1. Начальник отдела несет персональную ответственность завыполнение задач, возложенных на отдел, с учетом предоставленных емуправ настоящим Положением, за состояние трудовой дисциплины в отделе. 5.2. Работники отдела несут персональную ответственность завыполнение должностных обязанностей, соответствующих поручений, нормКЗОТа и Закона области "О государственной службе Тамбовской области",правил внутреннего трудового распорядка. 6. Взаимоотношения. Связи 6.1. Отдел взаимодействует: 6.1.1. Со структурными подразделениями администрации области - повопросам документационного обеспечения управления, по правовымвопросам, по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения ихквалификации, материально-технического обеспечения, хозяйственного итранспортного обслуживания; 6.1.2. С органами местного самоуправления - по вопросаморганизации делопроизводства и другим направлениям работы отдела.