Постановление Думы Тамбовской области от 16.06.1998 № 139
О Положении о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Тамбовская областная Дума ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Думы Тамбовской области от 30.06.2010 г. N 1833 О Положении о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области Рассмотрев материал, представленный главой администрации области,заключение комитета по законодательству областной Думы и,руководствуясь статьей 14 Закона Тамбовской области от 29.03.96 N 59-3"О муниципальной службе в Тамбовской области", Тамбовская областная Дума п о с т а н о в л я е т: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел муниципальныхслужащих муниципальной службы в Тамбовской области. 2. Органам местного самоуправления Тамбовской области ведениеличных дел муниципальных служащих производить в соответствии сутвержденным Положением. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить накомитет по законодательству областной Думы (Старчиков). 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия. Председатель Тамбовской областной Думы В.Карев г. Тамбов 16 июня 1998 г. N 139------------------------------ УТВЕРЖДЕНО постановлением Тамбовской областной Думы от 16 июня 1998 г. N 139 П О Л О Ж Е Н И Е о порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы в Тамбовской области Настоящее Положение разработано в соответствии с ЗакономТамбовской области от 29.03.96 N 59-3 "О муниципальной службе вТамбовской области" и определяет временный порядок формирования,ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащихмуниципальной службы в Тамбовской области до выхода федеральногозакона и иных нормативных актов по этому вопросу. 1. Личное дело муниципального служащего включает в себядокументы, содержащие сведения об анкетно-биографических данныхслужащего, его служебно-трудовой деятельности, деловых и личныхкачествах. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической ирелигиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащегозапрещаются. 2. Личное дело муниципального служащего оформляется в недельныйсрок после издания правового акта о приеме на муниципальную службу. При оформлении личного дела устанавливается следующий составдокументов и порядок их расположения: дополнение к анкете; анкета с фотографией 4х6 см; автобиография; копии документов об образовании, прохождении переподготовки иповышении квалификации; личное заявление; трудовой договор (контракт); копия документа о назначении на муниципальную должность; опись документов (располагается в конце личного дела). 3. В зависимости от условий поступления на муниципальную службу,от должности, на которую назначается гражданин, специфики егослужебной деятельности в личное дело могут включаться и другиедокументы. Перед заявлением в личное дело могут помещаться: характеристика; копия письма руководителя органа местного самоуправленияруководителю организации с просьбой о переводе работника намуниципальную службу. В личное дело муниципального служащего, допущенного к работе сдокументами, составляющими государственную тайну, включается договор(контракт) об оформлении допуска к государственной тайне. Для впервые или вновь поступающих на муниципальную службу вличные дела включаются: справка из органа налоговой службы, содержащая сведения обимущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья. 4. Не подлежат приобщению к личному делу документывторостепенного значения, имеющие временные, до 10 лет включительно,сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, озаработной плате, дублетные экземпляры, проекты и черновикидокументов). 5. На документы личного дела составляется внутренняя опись.Каждый документ заносится в опись отдельно. Опись документов,имеющихся в личном доле, составляется и подписывается работникомотдела кадров (работником по кадрам) с указанием даты формированияличного дела. Сформированное личное дело помещается в папку установленногообразца. 6. Документы, поступающие в личное дело после его формирования,подшиваются в хронологической последовательности и заносятся в опись. 7. При последующем ведении личного дела в него помещаютсядокументы, отражающие изменения при прохождении муниципальным служащиммуниципальной службы. К ним относятся: документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данныхмуниципального служащего (копия свидетельства о браке, копиидокументов об окончании учебных заведений, о повышении квалификации ит.д.); документы, характеризующие служебную деятельность, деловые иличные качества муниципального служащего (копии документов оприсвоении квалификационных разрядов, перемещении по службе,поощрениях, наказаниях, характеристики, аттестационные листы и т.д.). 8. Муниципальный служащий обязан информировать кадровые службы обизменениях в своих анкетных данных. При увольнении муниципального служащего к его личному делуприобщается заявление об увольнении и копия документа об увольнении смуниципальной службы. 9. Сведения об изменениях в анкетно-биографических данных ислужебном положении муниципального служащего, о прекращениимуниципальной службы заносятся в дополнение к анкете только наосновании документальных данных. Внесение изменений в документыличного дела со слов работника запрещается. 10. Личные дела муниципальных служащих хранятся как документыстрогой отчетности, отдельно от трудовых книжек и имеют постоянныйсрок хранения. 11. Для осуществления учета личные дела регистрируются в журналеучета личных дел. На папке с личным делом и контрольной карточке проставляетсяномер, за которым учитывается личное дело. Не реже одного раза в год производится проверка наличия исостояния личных дел. Факт проверки фиксируется в "Дополнении канкете". По результатам проверки составляется соответствующий акт,который доводится до руководителя органа местного самоуправления. 12. Ведение личных дел возлагается на кадровые службы органовместного самоуправления. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего недопускается. 13. При переводе или поступлении муниципального служащего нановое место муниципальной службы или на государственную службу еголичное дело передается по новому месту службы с сопроводительнымписьмом. 14. Личные дела могут выдаваться во временное пользование. Круглиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяетсяруководителем органа местного самоуправления. Высылка личных дел посоответствующим запросам в другие организации осуществляется сразрешения руководителя данного органа. Выдача личных дел во временное пользование учитывается поконтрольной карточке, в которой указывается - когда и кому оно выдано.При возвращении личного дела контрольная карточка вкладывается вличное дело с отметкой о дате его возвращения. 15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование,запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанныхзаписях, вносить в него новые записи, извлекать из личного делаимеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашатьсодержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечениикаких-либо документов из личного дела по указанию руководителя органаместного самоуправления в описи должна быть сделана соответствующаязапись лицом, ответственным за ведением личных дел. 16. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, накоторых они заведены. Муниципальный служащий имеет право наознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами освоей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело,на приобщение к личному делу своих объяснений. 17. После увольнения муниципального служащего его личное делоизвлекается из специальной папки и оформляется в установленномпорядке: на уволенных по собственному желанию, а также в связи с переводомна другое предприятие, в учреждение, организацию, переходом навыборную должность и т.п. - для передачи по новому месту работы; на уволенных в связи с выходом на пенсию - для сдачи на хранениев архив. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, вкоторой цифрами и прописью указывается количество включенных в личноедело документов и листов. Внутренняя опись подписывается еесоставителем с указанием должности, расшифровки подписи и датысоставления описи. В освободившуюся папку под тем же номеромпомещается личное дело нового муниципального служащего. 18. Личные дела уволенных муниципальных служащих при сдаче вархив оформляются в соответствии с установленными требованиями дляархивных учреждений и хранятся там в алфавитном порядке. Передачаличных дел на хранение в архив осуществляется в конце календарногогода. 19. В органах местного самоуправления хранятся личные дела толькоработающих муниципальных служащих. Для хранения личных делиспользуются сейфы или металлические шкафы, в которых личные деларасполагаются по порядку учетных номеров. Помещения, в которыхнаходятся сейфы (шкафы) с личными делами муниципальных служащих,рекомендуется сдавать под охрану. 20. Работники, ответственные за ведение личных дел, руководителиорганов местного самоуправления обязаны: обеспечивать правильность составления, оформления документов исвоевременность формирования личных дел муниципальных служащих; оперативно вносить в "Дополнение к анкете" сведения об измененияхв анкетно-биографических данных муниципальных служащих и в прохожденииими муниципальной службы; регулярно вносить записи в опись документов личного дела; ежегодно проводить проверки наличия и состояния личных дел,принимать надлежащие меры к устранению выявленных недостатков; ежегодно осуществлять подготовку и сдачу личных дел уволенныхмуниципальных служащих в архив; обеспечивать постоянный учет, высылку, передачу, возврат личныхдел и надежную их сохранность.