Постановление Думы Тамбовской области от 06.12.1996 № 615
О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Тамбовской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Тамбовская областная Дума ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Думы Тамбовской области от 23.12.2004 г. N 1021 О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Тамбовской области Рассмотрев материал, представленный Администрацией области,заключение постоянной комиссии законодательных предположений иконтроля областной Думы, и руководствуясь статьей 8 Закона Тамбовскойобласти от 28.02.96 N 55-3 "О государственной службе Тамбовскойобласти", Тамбовская областная Дума ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных делгосударственных служащих государственной службы Тамбовской области(прилагается). 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить напостоянную комиссию законодательных предположений и контроля областнойДумы (Конобеев Л.Н.). 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия. Председатель Тамбовской областной В.Карев г. Тамбов 6 декабря 1996 г. N 615------------------------------ УТВЕРЖДЕНО постановлением Тамбовской областной Думы от 6 декабря 1996 г. N 615 ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Тамбовской области Настоящее Положение разработано в соответствии с ЗакономТамбовской области от 28.02.96 N 55-3 "О государственной службеТамбовской области" и определяет временный порядок ведения личных делгосударственных служащих государственной службы области до выходафедерального закона и других нормативных правовых актов по этомувопросу. Устанавливается порядок комплектования, ведения и храненияличных дел государственных служащих. 1. Личное дело государственного служащего включает в себядокументы, содержащие сведения о служащем, прохождении имгосударственной службы. 2. Ведение личных дел государственных служащих возлагается накадровые службы органов государственной власти области исоответствующих должностных лиц их структурных подразделений. 3. При переводе государственного служащего на новое местогосударственной службы личное дело передается в кадровую службу поуказанному месту государственной службы. 4. Ведение нескольких личных дел одного государственногослужащего не допускается. 5. Личное дело государственного служащего оформляется в недельныйсрок после выпуска соответствующего документа о приеме гражданина нагосударственную службу. 6. При ведении личного дела в него включаются документы,закрепляющие процесс поступления гражданина на государственную службуи ее прохождения. Устанавливается следующий состав документов и порядок ихрасположения при ведении личного дела: анкета с фотографией размером 4 х 6 см; дополнение к анкете; автобиография; документы, подтверждающие профессиональное образование,переподготовку и повышение квалификации; личное заявление; трудовой договор (контракт); приказ (постановление) о назначении на государственную должностьгосударственной службы области; опись документов, находящихся в личном деле. В зависимости от условий поступления на государственную службу,специфики государственной должности государственной службы области, накоторую назначается (принимается) гражданин, в личное дело могутпомещаться следующие документы: для впервые поступающего на государственную службу - справка изорганов налоговой службы, содержащая сведения об имущественномположении, медицинское заключение о состоянии здоровья; для государственного служащего, назначенного на государственнуюдолжность государственной службы области категории "Б", -представление лица, замещающего государственную должность категории"А". После заведения личного дела в него поступают все основныедокументы, отражающие изменения, которые будут возникать в периодпрохождения государственным служащим государственной службы. Сведенияоб изменениях заносятся в дополнение к анкете. К таким сведениям относятся: документы, подтверждающие изменения анкетных данныхгосударственного служащего (копия свидетельства о браке, копиидокументов об окончании учебных заведений и получении дополнительнойспециальности и т. д.); документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностныекачества государственного служащего (характеристики, отзывы,аттестационные листы, справки - объективки, т. е. биографическиесправки, содержащие анкетные данные государственного служащего икраткое описание его трудовой деятельности, и т. д.). В личное дело государственного служащего, допущенного кгосударственной тайне, включается договор (контракт) об оформлениидопуска к государственной тайне. Сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведенийоб их политической и религиозной принадлежности, о частной жизнизапрещаются. 7. Все документы в личном деле располагаются в хронологическомпорядке. В него не должны входить документы второстепенного значения(проекты, дубликатные экземпляры и т. д.). 8. Документы личного дела помещаются в специальную папку, накоторой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Подэтим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных делгосударственных служащих. После увольнения государственного служащего его личное делоизвлекается из данной папки, оформляется для передачи в установленномпорядке (при перемещении служащего) или сдается на хранение в архив. Восвободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело новогогосударственного служащего. 9. Для работы с личными делами ведутся карточки: алфавитные - для быстрого поиска личного дела контрольные - для обеспечения сохранности и контроля за своевременным возвратом выданных или высланных личных дел должностные - для отражения сведений о государственных служащих, занимавших ранее и занимающих на данный момент соответствующую государственную должность государственной службы области статистические - для обеспечения учета государственных служащих и анализа их качественного состава 10. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всемиматериалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности идругими документами до внесения их в личное дело, на приобщение кличному делу своих объяснений. Государственный служащий обязан информировать кадровые службы обизменениях в своих анкетных данных. 11. Кадровые службы государственных органов: обеспечивают правильность составления и оформления документовличного дела и их сохранность; ведут картотеки алфавитных, контрольных, должностных истатистических карточек; оперативно вносят в дополнение к анкете сведения об изменениях ванкетных данных государственного служащего и в прохождении имгосударственной службы; осуществляют подготовку личных дел уволенных государственныхслужащих к сдаче в архив. 12. При работе с личным делом, выданным во временное пользование,запрещается: производить какие-либо исправления в ранее сделанныхзаписях; вносить в него новые записи; извлекать из личного делаимеющиеся там документы или помещать новые; разглашать сведения,содержащиеся в документах личного дела. При извлечении каких-либодокументов из личного дела по указанию руководителя государственногооргана работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описисоответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, накоторых они заведены. 13. Личные дела могут выдаваться во временное пользованиеопределенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованиюличными делами, определяется руководителем государственного органа.Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организацииосуществляется с разрешения руководителя данной организации. 14. Ответственность за хранение личных дел возлагается накадровые службы государственных органов и руководителей их структурныхподразделений. В государственных органах и их структурныхподразделениях хранятся личные дела только работающих государственныхслужащих. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются всоответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве поалфавиту фамилий работавших государственных служащих. 15. Личные дела хранятся наравне с секретными документамиотдельно от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы, вкоторых личные дела располагаются по порядку номеров. Помещения, в которых находятся шкафы (сейфы) с личными деламигосударственных служащих, рекомендуется сдавать под охраннуюсигнализацию.