Постановление Администрации Тамбовской области от 06.04.1995 № 161
Об утверждении Положения о коллегии архивного отдела администрации области и ее состава
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Тамбовской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ6 апреля 1995 г. г. Тамбов N 161 Утратилo силу - Постановление Администрации Тамбовской области от 31.08.2001 г. N 819 Об утверждении Положения о коллегии архивного отдела администрации области и ее состава (В редакции Постановления Администрации Тамбовской области от 08.12.97 г. N 737) ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение о коллегии архивного отдела администрацииобласти согласно приложению 1. 2. (Утратил силу - Постановление Администрации Тамбовскойобласти от 19.10.98 г. N 624) 3. Постановление администрации области от 13.07.92 N 361 "Околлегии архивного отдела администрации области" считать утратившимсилу. Зам. главы администрации Тамбовской области Л.Паламарчук------------------------------ Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области 06.04.95 N 161 П О Л О Ж Е Н И Е о коллегии архивного отдела администрации области I. Общие положения 1.1. Коллегия архивного отдела администрации области, созданная всоответствии с постановлением администрации области от 03.03.95 N 92,является совещательным органом и на своих заседаниях рассматриваетважнейшие вопросы государственного регулирования развития архивногодела, организации и деятельности архивных учреждений, состоянияведомственных архивов, документирования и делопроизводства, подбора ирасстановки кадров, заслушивает доклады руководителей подведомственныхархивных учреждений, заведующих архивными отделами администрацийрайонов и городов, представителей учреждений, обсуждает проектыважнейших приказов, инструкций, результаты проверок исполненияотраслевых нормативных актов. 1.2. Коллегия работает по утвержденному плану, которыйсоставляется на полугодие. Предложения к плану представляются к 5 июняи 5 декабря т.г. секретарю коллегии. Одновременно с проектом плана секретарь коллегии представляетчленам коллегии информацию о выполнении плана работы за истекшееполугодие. Внесение изменении в утвержденный план работы коллегиипроизводится по указанию председателя коллегии на основании докладнойзаписки руководителей госархивов, специалистов архивного отдела,согласованной с заведующим архивным отделом. 1.3. Состав коллегии, ее изменения утверждаются постановлениемадминистрации области на основании предложений заведующего архивнымотделом - председателя коллегии. 1.4. Члены коллегии архивного отдела проводят работу всоответствии с распределением обязанностей, утвержденныхпредседателем. 1.5. Заседания коллегии проводятся, как правило, ежеквартально,продолжительность заседаний не более 5 часов. При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания, атакже совместные заседания коллегии с коллегиями других ведомств,общественных организаций. 1.6. Заседания коллегии проводятся под председательствомзаведующего архивным отделом. Заседания проводятся при условииприсутствия на нем не менее половины членов коллегии. Освобождениечленов коллегии от участия в заседании допускается с разрешенияпредседателя. Повестка заседания, список приглашенных и выступающихутверждается председателем. 1.7. Коллегия в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации - России, законами Российской Федерации,нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации,Законом об архивном фонде Тамбовской области и архивах,постановлениями областной Думы и администрации, приказами, указаниямиГосударственной архивной службы России, настоящим Положением. 1.8. Коллегия принимает свои решении квалифицированнымбольшинством голосов. Решения коллегии имеют рекомендательныйхарактер, проводятся в жизнь, как правило, приказами заведующегоархивным отделом. 1.9. Организационно-техническое и документационное обеспечениеработы коллегии возлагается на секретаря коллегии, специалиста IIкатегории архивного отдела. II. Основные задачи 2.1. Основной задачей коллеги является выработка рекомендаций понаиболее важным вопросам, имеющим принципиальное значение дляпроведения радикального реформирования архивного дела с учетомконкретных социально-экономических условий области. 2.2. Коллегией рассматриваются: проекты Основных направлений развития архивной службы области ихреализации; вопросы формирования, обеспечения сохранности и использованиядокументов Архивного фонда России и области, ведения государственногоучета документов, осуществления контроля за сохранностью ииспользованием указанных документов; контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации,законодательных и иных правовых актов области об архивном фонде иархивах; кандидатуры на должности руководителей Государственного архиваТамбовской области, Центра документации новейшей истории Тамбовскойобласти, Центра хранения документов по личному составу, номенклатурныхработников архивного отдела; другие вопросы, вытекающие из функциональных задач архивногоотдела администрации области. III. Права и обязанности 3.1. Для осуществления возложенных на коллегию функций она имеетправо заслушивать сообщения руководителей Государственного архиваТамбовской области, Центра документации новейшей истории Тамбовскойобласти, Центра хранения документов по личному составу, ихдеятельности, заведующих архивными отделами администраций районов игородов по вопросам, входящим в их компетенцию, знакомится сзаключениями специалистов по реализации целевых отраслевых программ,работе ведомственных архивов и другим вопросам. 3.2. Члены коллегии: участвуют в обсуждении рассматриваемых вопросов, вносят по нимпредложения в устном и письменном виде; предлагают на рассмотрение коллегии собственный илиальтернативный проект решения; вносят предложения о проведении заседания, рассмотрении вопросов,требующих неотложного решения. IV. Планирование работы коллегии 4.1. Работа коллегии осуществляется в соответствии с перечнемосновных вопросов, предложенных к рассмотрению на заседаниях коллегиив течение года и плана работы коллегии на полугодие. 4.2. Перечень основных вопросов, предложенных к рассмотрению назаседаниях коллегии в течение года, готовится секретарем коллегии вконце текущего года и утверждается на последнем или итоговом заседанииколлегии. 4.3. План работы на полугодие формируется секретарем коллегии сучетом предложений госархивов, специалистов архивного отдела. 4.4. Утвержденные перечень и план работы коллегии на полугодиетиражируются и рассылаются по списку, подготовленному секретаремколлегии. V. Подготовка и проведение заседаний коллегии 5.1. Подготовка вопросов для рассмотрения коллегиейосуществляется членами коллегии, руководителями госархивов,работниками аппарата архивного отдела, специалистами отрасли. Вподготовке вопросов участвуют комиссии, советы, действующие приархивном отделе и госархивах. 5.2. Повестка очередного заседания коллегии представляется наподпись председателю за 8 дней до проведения заседания и рассылаетсясекретарем коллегии членам коллегии и руководителям госархивов иархивных отделов администраций районов и городов, ведомств послеутверждения. Решение об изменении повестки заседания коллегии принимаетсяпредседателем на основании докладной записки секретаря. 5.3. Структурное подразделение, ответственное за рассматриваемыйвопрос, готовит к заседанию коллегии следующие материалы: справку,аналитическую записку, проекты решения, приказа, информацию и др.материалы, списки выступающих, приглашенных на обсуждение(согласованные с председателем), указатель рассылки, решение поданному вопросу и передает данные материалы секретарю коллегии за 7дней до проведения заседания. Вызов приглашенных осуществляется секретарем и специалистомархивного отдела. 5.4. О нарушении сроков представления материалов к заседаниюколлегии секретарь коллегии докладывает председателю, которыйпринимает соответствующее решение. 5.5. Подготовка материалов к заседанию коллегии проводится поформам, разработанным секретарем коллегии, и является обязательной дляисполнения. 5.6. Материалы к очередному заседанию коллегии по всем вопросамформируются и рассылаются членам коллегии секретарем коллегии за 5дней до заседания, а приглашенным на коллегию - не позднее чем за 3дня. 5.7. Секретарь коллегии организует подготовку зала, регистрациюприглашенных и ведение протокола. 5.8. Для более детального и объективного рассмотрения вопросовмогут проводится выездные заседания, совместные заседания коллегии сдругими ведомствами, структурными подразделениями администраций. 5.9. Внеочередные заседания коллегии могут быть проведены потребованию 2/3 ее членов. 5.10. Приглашенные на заседание лица могут выступать, вноситьпредложения, замечания, задавать вопросы, давать справки. 5.11. На заседания коллегии могут приглашаться представителисредств массовой информации. 5.12. Заседания коллегии ведет председатель - заведующий архивнымотделом. 5.13. Время для докладов на заседаниях коллегии устанавливается впределах 15 минут, содокладов и выступлений - 5 минут, справок - до 3минут. В случае необходимости председательствующий на заседании коллегииможет изменить время для докладов и выступлений. Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило,руководители госархивов, заведующие отделами администраций районов игородов, специалисты архивного отдела, содокладчиками - лица,возглавляющие работу по подготовке обсуждаемого вопроса. 5.14. Решения коллегии по рассматриваемым вопросам принимаются,если за них проголосовало более половины от числа присутствующих. При наличии двух или более точек зрения по рассматриваемомувопросу проводится голосование. VI. Документирование деятельности коллегии 6.1. Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме:слушали - выступили - решили с записью основного содержания и решенийпо каждому вопросу. Для отдельных заседаний предусматриваетсядиктофонная запись. 6.2. Совместные заседания коллегии с участием ведомств,общественных организаций фиксируются в протоколе, результатыоформляются в виде совместных решений коллегии архивного отдела иведомства, общественной организации. 6.3. Решения коллеги оформляются по каждое пункту повестки всоставе протокола или в виде самостоятельного документа. 6.4. Если число присутствующих на заседании (кроме членовколлегии) не превышает 20-ти, фамилии указываются в протоколе. Востальных случаях список присутствующих составляется отдельно иприлагается к протоколу. Протокол должен быть подписан председателям не позднее 10 днейпосле заседания. 6.5. В пятидневный срок после заседания коллегии (или в сроки,специально оговоренные на заседании) проект решения дорабатывается сучетом предложений и замечаний, высказанных в ходе обсуждения,визируется исполнителем и представляется через секретаря коллегии наподпись председателю. Вместе с документами представляется перечень организаций, вкоторые следует направить решение. 6.6. Подписанные итоговые документы рассылаются по указателюрассылки, подготовленному секретарем, не позднее 7 дней послеподписания. 6.7. Оформленные протоколы заседаний коллегии, материалы к ним,принятые коллегией решения передаются не позднее 10 дней послезаседания специалисту архивного отдела для формирования в дело. VII. Контроль за исполнением решений коллегии 7.1. Исполнение решений (поручений) коллегии возлагается наспециалистов архивного отдела или руководителей госархивов всоответствии с решением коллегии. 7.2. Контроль исполнения принятых решений, поручений осуществляютсекретарь коллегии, специалисты отдела, которые систематическиинформируют членов коллегии о ходе их выполнения. 7.3. Решение о снятии поручения коллегии с контроля после егоисполнения принимается, как правило, заведующим архивным отделом послеинформации о его реализации лицом, ответственным за данное поручение. 7.4. Решения коллегии, принятые во исполнение постановлений ирешений вышестоящих органов, снимаются с контроля решением коллегии. 7.5. Снятие решения с контроля не означает прекращение егодействия. 7.6. Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения решений,принимаемых коллегией, периодически вносятся на обсуждение коллегии. Приложение 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации области 06.04.95 N 161 (Приложение утратило силу - Постановление АдминистрацииТамбовской области от 19.10.98 г. N 624)